企业数字档案集中管理策略研究

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随着工业4.0和大数据时代的到来，现代企业的产品向高科技多元化发展，计算机辅助设计、制造及管理已全面渗透到企业的各个业务过程中。实时产生大量的电子文件，企业档案工作的重心也由传统的档案业务向数字档案管理转移。只有实时、有效地将数字档案从企业的各个信息化业务平台向数字档案馆集中，实现数字档案的集中管理，才能保证企业数字档案资源的真实、完整、可用和安全，提升企业档案工作的效率和服务能力。

一、企业数字档案集中管理的必要性分析

1.符合法律法规要求

《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”，由此可见企业数字档案集中管理是符合法律法规要求的。

2.数字档案集中管理有利于企业档案的安全

对于电子文件，其生成者更关注的是电子文件的现行价值，由于其业务活动的需要，生成者对其真实性、可靠性负责，当电子文件进入数字档案阶段，如无专人管理，很可能出现不存档、随意改动、销毁等现象。数字档案集中到企业数字档案馆后，企业档案馆拥有专业的档案管理人员和较好的技术条件，可以保证数字档案的妥善保管，实现数字档案长期有效管理，有效防止数字档案的随意删改和销毁，保证数字档案的真实性和可靠性。

3.有利于档案信息共享，提高数字档案利用

效能企业的数字档案虽然产生时相对独立，但利用时常常是综合利用。如一项产品档案，前期的合同及各种批文通过企业的OA系统生成并存储，设计、生产、物料、质量等产品数据由各信息系统生成后集成至企业的PDM系统，会计数据由财务管理系统生成并存储，相应的声像材料由企业的宣传部门生成并存储。实行数字档案集中管理后，所有的数字档案集中至企业数字档案馆，由于它们同属一个产品，数字档案具有有机联系，企业的相关机构在需要利用时，可以便捷地从数字档案馆中检索出该产品，并通过授权合理利用该产品的各类数字档案，可显著提高档案的利用效率。

二、企业数字档案集中管理策略分析

1.建立企业数字档案管理标准和规范体系

由于企业的电子文件是从企业不同的信息化平台上产生的，电子文件对其产生的软硬件环境有一定的系统依赖性，如简单地将其拷贝收集必然造成其不可识读性。所以实现数字档案的集中管理首先应统一企业的数字档案管理标准和规范，根据国家档案局的《数字档案室建设指南》要求，数字档案资源的收集、整理、编目、著录、格式、品质等应符合《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894)、《归档文件整理规则》(DA/T22)、《档号编制规则》(DA/T13)等国家标准或地方规范的要求，应参照《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46-2009)设置、捕获电子文件元数据，参照《基于XML的电子文件封装规范》(DA/T48-2009)对电子文件与其元数据进行封装。企业参照国家和地方的标准法规建立企业数字档案管理标准和规范体系用以指导企业的数字档案工作。2.制定企业数字档案归档范围企业数字档案的来源主要是：(1)各信息化业务系统产生的电子文件转化为数字档案，如OA系统、PDM系统等；(2)各种数码设备人工采集的数码文件，如数码照片、录像等；(3)实体档案数字化产生的数字档案。理清数字档案的来源并有针对性地制定企业数字档案的归档范围是进行数字档案集中管理的保证，制定归档范围之前需要对企业的各个业务环节进行调研，统筹分析，并结合传统档案的归档范围来进行制定，一方面要尽可能地包含各个信息化业务平台产生的对党和国家、社会、企业具有保存价值的各类电子文件，另一方面也要结合企业的具体情况，对于部分暂时直接转化为数字档案有困难的档案，可先期采用实体档案数字化转化的方法生成数字档案。企业数字档案的归档范围应经企业机关及下属机构会签，并以红头文件形式发放到企业机关及下属机构，成为数字档案集中管理的行动依据。

3.对数字档案进行全生命周期管理

1940年，美国档案学者菲利普•布鲁克斯最早提出了“文件生命周期”概念。“文件生命周期”指的是文件从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。数字档案的真实性、完整性、安全性控制贯穿了文件生命周期的全过程，电子文件在其生命周期的全过程中都会有数据被篡改、版本变化、格式过时、计算机软硬件升级、存储介质破坏等风险，因此，在电子文件的形成阶段就应从管理和技术两个方面采取措施对其进行前端控制，将形成的电子文件的鉴定工作前移，对完成鉴定的电子文件进行实时归档，确保数字档案的真实性、完整性和安全性。

4.采用数字档案集中式存储、分布式共享模式

数字档案的集中管理和有效利用是企业数字档案管理工作的目标，企业的数字档案集中管理可采用集中式存储、分布式共享模式。数字档案收集环节，在企业的内部网络支持下，通过相应的档案信息化系统，实现企业数字档案馆(室)与机关及各下属机构实时进行数字档案的汇总、移交、传递，并且通过信息系统提供的元数据策略及电子文件完整性校验策略同时归档其元数据信息，并对电子文件的完整性进行校验；鉴定整理环节，将校验后的数字档案经鉴定、整理后集中存储在档案管理服务器中；数字档案利用环节，再次在企业内部网络支持下，通过相应的档案信息化系统，分布于企业各个工作岗位的终端实现数字档案的共享利用。这样实现了数字档案的收集、整理、移交、归档、统计和利用全过程无缝连接，也可同时确保数字档案的长期保存与利用。

5.建立数字档案集中管理安全机制

数字档案集中管理过程中，档案信息通过网络收集、存储、共享，与传统的库房档案管理模式相比，面临着更大的安全风险，因此需要建立数字档案集中管理安全机制。首先应建立数字档案安全运营组织机构，然后制定相应的制度对数字档案工作流程和操作过程进行规范，增加认证授权、应用访问控制，从而保证数字档案的整体性、安全保密性，同时从有效预防、可靠保护、安全检测、监督管控、有效应急处理等工作环节入手构成闭环管控体系，建立涵盖防御系统建设、监督管控体系、容灾备份处理系统、快速应急处理、技术支撑平台的安全保障系统。数字档案的备份工作尤其重要，在进行容灾备份处理时应有效地设置数据冗余，进行异地备份处理，并可采用热备处理及磁带机等进行安全备份。数字档案集中管理是企业数字档案馆发展的必然趋势，只有实现数字档案的集中管理，企业数字档案资源的安全才能得到保证，数字档案才能更好地为企业的发展提供服务。

参考文献：

[1]宁波.电子档案管理模式探析[J].黑龙江档案，2014(5)

[2]赵豪迈，寇曼.数字档案集中管理策略初探[J].档案与建设，2014(12)

[3]张小静.云数字档案馆安全运营机制探讨[J].机电兵船档案，2015(增刊)

作者:刘国颖 单位:青岛北海船舶重工有限责任公司