期刊排架方式及管理探究论文

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［摘要］本文分析了几种期刊排架方式，以及影响期刊排架管理质量的几种因素。根据期刊排架方式的科学性、合理性和有效性，探讨提高期刊管理工作质量、效率的途径。

［关键词］期刊排架；排架方式；期刊管理

如何对期刊进行科学排架是多年来期刊管理工作者不断探讨的焦点问题之一，至今仍然没有一个统一的标准化的期刊排架方式。期刊排架方式多种多样，可归纳出分类、字顺、年代以及由诸种方法演绎和派生出来的几十种方法，值得我们去深入研究、探讨。排架方式受到读者群对象、图书馆规模、管理模式、阅览条件、阅览布局等诸多因素影响，原则上要遵循方便读者、方便管理、符合馆情、因地制宜的指导思想。本文分析了几种期刊排架方式的优缺点以及影响期刊排架管理质量的因素，与同行共同商榷。

1几种期刊排架方法分析

1．1按字顺排架法

字顺排架法是一种传统的、简单的排架方式，由于过去期刊订购量少，利用量少，不需过多考虑读者利用效率、效果等因素，这种排架方式基本可以满足读者需求。它的优点是管理简单，易查易懂、借还迅速，又能体现期刊的连续性和完整性，对于通过刊名来查找期刊的读者来说非常便利。缺点是同类期刊分开摆放，读者按学科内容查找期刊的难度增大，检索时间延长，随着期刊订购量的逐年增大，期刊种类进一步增多，查找越来越难。期刊更名后同一种期刊放在不同的地方，首身分离；同名期刊放在同一位置，使读者不易把握规律，容易造成查找混乱。按字顺排架架位紧凑，预留空间少，而期刊出版品种、订购量逐年增加，造成经常性的大规模倒架，加大管理人员的工作量。

1．2按分类排架法

分类排架法是根据《中国图书馆分类法》将期刊按学科内容体系分成各类来摆放期刊的一种排架方式。优点是集中同类期刊,使期刊排列成一个有内在联系的、有逻辑性的科学体系,便于读者按类检索。读者按照主题或学科集中查找的同时可发现更多相关的期刊信息，无形中给读者带来更多查找的机会，拓宽了利用资料的范围。更名后期刊可以排在同一架位上，没有首身分离现象，便于集中同类。一个类别排序完成后，可预留一定的空间，避免了按字顺排架法预留空间少、经常倒架的弊端。缺点是现代学科错综复杂使期刊内容跨度广、主题多、交叉频繁,期刊人员在分类、主题词标引等方面不易把握，分类有一定的难度。期刊排架时预留空间习惯于只多不少，大面积预留架位，产生空间浪费。同一类期刊数量达到一定程度以上时，就要进行科目细分，工作量增加，管理复杂。

1．3字顺+分类排架法

单一的排架法不是科学实用的方法，在习惯上，读者更方便利用刊名字顺法来检索期刊，但不能满足读者从学科角度查找期刊的需求。分类排架可以按照学科或专业集中同类同种期刊，更名前后的期刊在内容不变的情况下也可以相对集中，使期刊管理内容上形成一个有内在联系的文献整体，但分类、主题词标引使管理人员工作量成倍地加大，读者在几十种甚至上百种同类期刊中检索已知刊名的期刊需要占用更多的时间和精力。若把字顺法与分类法组配使用，来克服各自缺点，弥补各自不足，形成互补，可以产生出最优化的效果。我馆在期刊排架方式上改由过去单一的字顺排架法为字顺法与分类法组配使用的方式，先是按大类将期刊分成自然科学类、社会科学类、经济类、法律类等，当同一类期刊数量比较多时，再细分为二级或三级科目。下一步是每一类期刊再按刊名第一个汉字拼音字母顺序排序，两种排架方式混合使用在功能上相辅相成，既简化了排架方式，又减少了工作量，管理上和读者需求上都取得了满意的效果。同时，阅览室提供给读者当年现刊“按字顺排序期刊目录”和“按分类排序期刊目录”两种形式的纸本目录，作为辅助检索工具。如：已知刊名，可利用“按字顺排序期刊目录”检索到分类号，再到架位上查找所需期刊；已知学科内容，可通过“按分类排序期刊目录”查找到一组期刊，再具体来选择所需期刊，方便实用，很受读者欢迎。再进一步还可将目录到图书馆主页，读者无需到馆即可根据个人需要查找期刊。

1．4动态年代+分类（或字顺）排架法

字顺法或分类排架法不考虑期刊出版年代，较适合现刊排架，对于过刊就应考虑期刊出版年代因素来选择排架方式。我馆对一年内读者利用2000年以前出版期刊和利用2001年至2005年期间出版期刊状况进行分段统计显示：2000年以前期刊读者利用率是14.74%，2001年至2005年期间出版的期刊利用率是85.26%。分析原因：一是2000年以前出版的期刊基本都收录到电子资源数据库中，读者通过计算机就可以方便地查阅到所需文献，且检索迅速、准确。二是科技迅猛发展，科技成果层出不穷，使新期刊更多地受到关注。三是2001年后期刊出版品种急剧增加，带来读者群的增大。［1］

在过刊排架中，如果将近几年出版的期刊与过去几十年连续出版的期刊混放在一起，同种期刊就是长长几大排,意味着80%以上读者要在几十年跨度的期刊堆里寻找目标，检索相当麻烦，且容易乱架。动态年代+分类（或字顺）排架法将利用价值高、利用率高的最近几年出版的期刊摆放在一起，再按分类或字顺排架，称为使用区。年代久远的期刊单独摆放在一个区域，为了方便管理，可按字顺排架，称为备用区。划分使用区和备用区后，在使用区内,始终保持存放近10年（或5年）的期刊,当新一年期刊合订本上架后,最后一年的期刊合订本同时下架转入备用区，使用区可以布置在阅览区较近的地方，实行与现刊同样的借、阅、咨全开架阅览方式，这样会大大提高这一部分期刊的利用率，并方便大部分读者。备用区期刊利用率较低,可实行半开架管理，图书馆员可帮助读者查找期刊，能有效地防止乱架，该区可密集排架来节省空间。［2］

采用动态年代+分类（或字顺）排架法的优点有如下几个方面：一是将利用率较高的期刊归为一处,使读者查找期刊范围缩小，一般只需一查年段，二查分类号或刊名两步就能查到期刊，达到节省时间、方便利用的目的；二是备用区可密集排架，使用区也不必预留过多的空间，节省空间，减少整库倒架次数,减轻工作人员的劳动强度；三是由于这种排架方式的出发点首先考虑的是读者对期刊的利用率指标，体现了借阅管理的人性化服务。缺点是违背了期刊自身作为连续性出版物的规律,割裂了期刊的内在联系,破坏了期刊的完整性,会影响到读者对期刊连续性的需求。

2影响期刊排架管理工作质量的因素及对策

2．1期刊更名、出版频率等变化

期刊在连续、长期的出版过程中，经常发生改变题名、责任者、出版地、出版频率等复杂的变化，影响到期刊排架管理。其中，题名、出版频率变化对期刊排架影响较大，出版频率变化影响到架位预留，近几年期刊频率变化大多以增高频率为主，可通过多留架位来避免架位紧张。期刊更名带来的排架问题比较复杂，若是按分类排架法，更名后期刊内容不变或只变化到三级类目以下时，可不改变分类号，与原刊归为一处，为了区别原刊又与原刊保持联系性，可以在种次号后面加数字或字母，如：原名为《环境污染治理技术与设备》，2007年更名为《环境工程学报》，索刊号由X5/24变为X5/24-1。若期刊更名后其内容也全面更改，可作新刊处理，重新分类、重新安排架位。按字顺排架法时，更名后期刊要全部重新安排架位，此时，在更名后的刊名标识签下标明原刊名，在原刊名标识签下标明更名后刊名。

期刊除了上述变化外，还有期刊合刊、分出、休刊、订购品种增减等多种情况的发生，不同程度地影响到期刊架位的排列顺序、所需空间，随之引起排列顺序号、架标、索刊号等一系列变化，要注意及时对变化的期刊刊名标签、架位号、索刊号以及图书馆管理系统上的检索数据进行更新，做到提供给读者最新、最准确的检索信息。

2.2期刊排架与索刊号

一个排架方式确定了，索刊号就可以给出来，索刊号又称排架号，是期刊的唯一代码，是期刊分类排架、读者检索、馆藏分类统计和清点的依据。索刊号一般是根据分类和排架两部分得到的，期刊分类是确定的，排架可有多种方式，从而产生不同的索刊号。在排架方式上尽可能采取简单明确、查询路径清晰易辨并贴近读者查询习惯的方式，给后续索刊号编制提供方便。例如：分类/种次号排架方式下，《船舶力学》索刊号是U66/1,但读者对于种次号的概念不是很清楚，利用种次号查找期刊不符合读者习惯，后面若再加上刊名拼音的第一个字母，《船舶力学》索刊号为U66/1-C,这样比较贴近读者按字顺查询习惯，索刊号又简单易记。索刊号的编制应遵循简短、易读、易记、易查，检索、取归方便的原则，当期刊种类不多时，不必过细地编制索刊号到第几个架位、第几层，例如：排架方式为分类/刊名字顺，《船舶力学》索刊号应是U66/C，第一查找分类，第二查找刊名拼音字母，立刻就可以找到期刊，这样，排架管理和索刊号编制都相对简单了。

2.3架标和临时书架的利用

读者在计算机上检索到索刊号后，再通过每一刊架侧面上与索刊号相对应的架标来查询期刊，架标的不醒目或混乱直接影响到期刊利用。在排架时尽量使同类期刊相对集中地摆放在某几个架位上，避免不同类期刊混架摆放影响读者查阅和架标设计。在架标设计上要醒目、规范，内容简洁、清楚、准确，标识范围囊括在架所有期刊，当期刊倒架后要及时更换架标。为了体现人性化服务，在刊架的两侧,可放置临时书架或流动书车,读者在浏览期刊时,对无意或无法归架的期刊可暂时放在车上,待工作人员定时集中归架。这样既方便了读者,又可避免乱架现象的发生。

2.4期刊架位的预留

期刊架位的预留看似一个简单问题，处理不当会给后续工作造成很大麻烦，产生一连串的管理难题，目前各馆比较突出的矛盾是架位紧张问题。这一方面是由于对未来期刊进馆量预测不准确，造成架位紧张。如我馆2004年中文期刊订购量是1052种，2006年期刊订购量猛增到2020种，增加了92%，由于对进馆量估计不足，造成了严重架位不足。另一方面是由于期刊出版品种增加使实际阅览需求增加，为了满足读者需要，增加订购量，而馆舍面积有限，造成架位紧张。另外，期刊出版频率变化使期刊现刊数量和过刊装订册数增加，给架位造成紧张。由于架位紧张产生一系列排架管理工作中的棘手问题，如：期刊摆不到架位上，无法正常排序，读者取放期刊困难造成乱架并造成刊或刊盒破损等。架位紧张还影响到阅览室环境美观，最终导致牵一发而动全局的大规模倒架，给期刊管理人员增加很大的工作量，浪费很多的时间、人力，最后是事倍功半。为避免这一问题，应做好以下工作：

(1)应充分论证排架方法，一旦确定就不要轻易改动。

(2)在排架时每一横排要留有一定的空架位，架与架之间留有一定的空间，当某一类期刊排架结束接续下一类期刊时，两类期刊之间留出足够的空架位或重换一个架位摆放，通过这几个地方的架位预留，保证每一架位、每一空间、每一类期刊之间可随时能够增添期刊，在一段时期内避免周期性倒架。

(3)虽然期刊出版频率变化很难预测，但期刊订购量变化可以进行估计，要做到从长计议，科学地预测未来期刊进馆数量，合理地安排预留架位。公务员之家

(4)在馆舍空间有限的情况下，开辟辅助书刊库，随时下架旧期刊转入辅助书刊库，并密集排架，以保证新期刊随时能摆到架位上。

任何一种排架方式都有其长处和不足，一个好的排架方式应是适合于本馆实际状况的、适合于读者需求的，并在工作实践中经过不断摸索、总结、检验出来的排架方式才是最好的期刊排架管理方式。

［参考文献］

［1］吕明.现代图书馆合订刊排架方式新探［J］.图书馆，2005（5）：102—103.

［2］谢亮.现阶段图书馆期刊排架方法探新［J］.农业图书情报学刊，2006，18（3）：55—56.