独家原创:试论大学图书馆办公室创新管理

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摘要：世纪之交随着知识经济的崛起以及信息资源网络化的迅速发展给我国各行各业带来了新的发展机遇和挑战在这种新的形势下图书馆如何应对才能更好更快的持续发展这是图书馆界非常关注和探讨的重大课题本文适当的引进管理创新理论的研究思维结合我国图书馆目前的实际情况对图书馆管理创新问题进行探讨以达到多角度多方法研究这一重大课题的目的。

关键词：大学图书馆创新管理办公室

Abstract

Itisopportunitiesandchallengesofdevelopingtoalltradesandprofessionsbetweentwentycenturyandtwenty-firstcenturyfollowingtherisingofknowledgeeconomyandnetworkconstructionofinformationresources.Inthenewsituation,itisimportantissuesthatourlibraryfielddiscusseshowtodealwiththenewsituationforbetterandfastersustainabledevelopment.Thisthesistrieshardtointroduceresearchthinkingoftheoryofmanagementinnovationtoapproachtheissuesofinnovationoflibrarymanagementinourcurrentlibraries.Theauthorexpectstoachievethegoalofstudyingtheissuesbymoremethodsandmoreviews.

前言

21世纪是知识经济的世纪信息知识在促进经济和社会发展方面将发挥越来越重要的作用科学技术正突飞猛进迅速改变着这个世界以知识和信息为基础竞争与合作并存的全球化的市场经济正在形成发达国家科技进步对经济增长的贡献已经超过了其他生产要素贡献的总和人类的未来和国家的繁荣比以往任何时候都更加依赖于创造和应用知识的能力和效率而图书馆是聚集知识和信息的大宝库如何使它所容纳的各种各样的知识与信息转化为现实的生产力这就需要图书馆的创新管理。

1、大学图书馆的功能、定位、特点

1.1大学图书馆的功能

信息时代用一个形象化的词语来表达就是高科技时代。也就是说，高新科技将成为这一时代的特征标志。处于信息时代的图书馆，既是人类知识的宝库，当然也是信息密度最大的地方。在信息高速公路上，图书馆必然是“信息仓库”和最大的信息源，是人们活动的主要场所，其地位比现在将重要若干倍。而大学图书馆在图书馆界将处于更为突出的地位。可以预测，它将具有以下几个明显功能：首先是文献资源的电子化、数字化、网络化和虚拟化，第二是图书馆及其资源管理的计算机化，第三是信息传递的网络化、远程化，第四是用户(读者)服务的全球化，第五是图书馆员素质的“信息化”，第六是图书馆建筑的无形化。

根据上述的“六化”，可以说是现代化图书馆的标志。它具有7个方面的功能，因而成为综合的文献信息股务中心。

1.1.1信息储藏功能。收藏的是各种载体的文献，包括书刊、电子出版物和声像制品等。1.1.2信息产品加工功能。它的主要工作是研制数据库，编制网上的二次文献或三次文献。

1.1.3教育、培训功能。它向用户(读者)开展各门学科前沿动态的专题讲座以及各种信息技术和信息检索能力培训等。未来的图书馆也可以是一个远程教育中心，通过多向交流的电视会议来实现全球范围内的交流。统一规则、管理图书资料作为全校的教学资料中心。配合教学，提供参考咨询及阅读推广服务，作为学习中心。合作交流，资源共享，作为一资讯传输中心。实施图书馆利用教育，培养学生自习能力，作为一个图书馆教育辅导中心。

1.1.4文化、娱乐、转播功能。它向用户提供各种形式(包括电影、电视、录象、音乐等)的文化娱乐活动，寓教育于娱乐之中。

1.1.5咨询功能。它向用户提供各种咨询服务，包括生活、就业、升学、留学和就医等。

1.1.6通讯功能。可向用户提供各种数据通讯、传真通讯、电子邮件通讯和话音通讯等服务。

1.1.7出版功能。可编辑出版有关学科的印刷型、电子型等文献出版物。

1.2大学图书馆特点定位与特点

大学图书馆主要是面向师生的，为师生提供资料、自习环境等功能。由于高等学校图书馆的基本性质相同，因而不同类型的高等学校图书馆，也具有一些共同的特点：

1.2.1读者对象主要是教师和学生

这些读者文化水平比较整齐，读者的需要随着教学活动和科研进度而变化；读者的阅读需要、借阅时间、流量高峰等，都有明显的规律性、集中性、读者用书的阶段性。

1.2.2藏书不仅有一定的数量，而又有一定的质量，把质量放在首要的地位

高等学校图书馆的藏书补充，以学校专业设置、专业教学计划、教学大纲、科学研究计划、师资培养计划为依据，坚持保证重点、照顾一般、繁荣学术、适应发展的原则。

1.2.3紧紧围绕学校教学和科研的特点安排图书馆各项业务

图书馆对书刊的加工整理、藏书和目录的组织，外借处和阅览室的设置，都是依据学校的教学和科研需要来进行。如综合性。院校，基本书库往往划分为文科部分和理科部分；专科性院校，有些馆把专业藏书组成基本书库，成为基藏；单科性院校，往往突出专业书籍，组织相应的书库。

2、大学图书馆办公室的功能、定位、特点

2.1大学图书馆办公室的功能

高校图书馆是一个系统工程，各业务部室是子系统，大系统要紧密联系小系统，便之成为一个有机整体。图书馆办公室是一个多层次、多方面工作的综合协调的办事机构，办公室的地位和职能使它的工作与图书馆其它部室的工作大不一样，各部室侧重藏书和读者管理，情报研究等，而图书馆办公室却侧重于全馆的整体综合管理。图书馆办公室“麻雀虽小，肝胆俱全”，它集人员、经费、藏书、设备管理，总务后勤工作于一体，担负着与馆内各部室之间的纵向协调和与各兄弟院校图书馆、省市公共图书馆的横向联系。除了协调好馆内各项业务工作的完成外，还要完成大量的日常行政事务。馆长贯彻执行党和国家的各项方针政策；学校的办学方针和各项任务，科学地管理图书馆，往往是通过办公室工作人员来具体实施。

图书馆办公室工作在整个图书馆工作运行过程中是一个很重要的工作环节，它像一根纽带连接着馆里上上下下各个部门，其工作内容不仅涉及图书馆自身的业务，同时也涉及了图书馆行政和管理工作。它上对馆长下对群众，事情无论大小办公室都要管。因此凡是在办公室工作的工作人员都要有一份事业心，都要有一份责任感，对工作都要有一份热心并具备超水平的工作技能。

图书馆办公室的工作是综合性非常强的工作。它几乎涉及到图书馆的每一个角落，它要求办公室的工作人员有比较高的业务素质，要对图书馆办公室的工作有全方位的、深入细致的了解，有一个正确的认识，只有这样才能够胜任图书馆办公室的工作。

2.2大学图书馆办公室的定位与特点

图书馆的办公室的工作概括起来可用六个字来形容，既：“全面”、“集中”、“琐碎”。所谓“全面”，就是说办公室的工作与图书馆的每一个部门的工作密切相关，业务、行政、管理、教育、外联等，几乎事事都离不开办公室。因此我们又说图书馆办公室的工作很“集中”，因为图书馆许许多多的事务性工作，最终都将汇集到馆办公室，大事、小事、琐碎杂事蜂拥而至，有时让人手忙脚乱，目不暇接，所以说办公室工作“琐碎”。这是由于图书馆办公室工作性质所决定的。

随着图书馆体制改革的不断深化,图书馆办公室工作日益呈现出综合性、服务性、规范性、协调性、专业性及创新性等特点。

2.2.1综合性。图书馆办公室虽具有一定的专业性,但区别于其他各业务部门,它不直接承担业务工作,而是协助馆领导处理图书馆的全面工作。它的工作范围广泛,起着承上启下、沟通内外、联络各方的枢纽作用。

2.2.2服务性。图书馆办公室不仅服务于领导，为馆领导决策提供全面、准确的资料,配合馆领导做好会务、接待等工作，为全馆工作人员做好各种后勤保障服务。同时也为读者服务，牵涉到给校外读者办证，解决工作人员与读者之间产生的矛盾及读者的各类投诉等等。

2.2.3规范性。规范,是对办公室各项工作制度、内容、程序、方法、标准和要求等所做的一种定量或定量与定性相结合的统一规定和规则,是科学管理办公室工作的依据及应达到的要求,是图书馆办公室工作具体化的形象工程。

2.3.4协调性。图书馆办公室所处的位置自然要求其要在馆领导和群众之间起到桥梁和纽带作用。

2.2.5创新性。处在新的历史发展时期,高校图书馆改革与发展的任务十分繁重。要求办公室工作人员克服工作简单化、程式化,陈旧保守的思想,树立创新才能发展的观念,积极探索,改革创新,优质高效地为图书馆党政领导提供决策支持,为各部门工作的协调进行提供保障,为读者服务工作的井然有序提供条件。

3、大学图书馆办公室的创新管理理念

图书馆办公室的工作，从管理学角度讲，具有宏观调控的性质，政策性很强。要搞好办公室工作，就必须进行科学管理，将各项工作归类，分出轻重缓急，做到有计划、有步骤的进行，使图书馆办公室的管理由行政管理逐步走向科学管理，逐步实现管理思想的科学化、管理方法的多样化、管理技术的自动化、管理手段的现代化和管理人员的专业化。

（1）创新服务理念

馆办由于其工作的特殊性，与各部室、馆领导都有来往联系，工作范围广泛，处理的事务繁多琐碎，联系的人员多方各面，因此，它起着承上启下、沟通内外、联络各方面的“桥梁”和“纽带”作用。它的工作对全馆的人际氛围有着重要影响。新时期的人事管理，讲求以“人”为中心，追求人文关怀，创造和谐、良好的人文环境。美国有一种说法，即在图书馆服务所发挥的作用中，图书馆建筑占5％，信息资料占20％，而图书馆员占75％。馆员是图书馆的财富之一，物是死的，人是活的，人的潜能可以把物的形态彻底改变。高校图书馆处在大学这个精英荟集之所，服务对象和自身形象都要求这种对各方面都有利的环境。馆办应该发挥自己工作的优势，把各馆室、各馆员很好地融合起来，共同创造崭新的图书馆文化。

（2）创新工作方法理念

综合协调是图书馆办公室工作的一项重要内容,在协调办事过程中,灵活变通讲究艺术,对办公室主任来说非常重要。具体讲,就是要适应领导当配角、工作协调当主角、解决矛盾当“剧务”。一是工作协调当主角。办公室主任在许多工作上处于从属地位,但在协调各层次关系上应勇于担当主角。图书馆的领导班子是否协调,领导与馆员们的关系怎样,办公室主任的责任和作用是非常大的。怎样搞好协调呢?笔者感受就是:对领导要讲真话、讲贤言,对同志要讲感情、讲艺术,对下级要讲平等、讲直言。二是解决矛盾当“剧务”。办公室主任就像一台戏的剧务一样,是多种矛盾的交汇点,化解矛盾,是工作职责。必须做到大事多汇报、工作常沟通、难事多协调、矛盾自化解,对工作尽责、为班子补台、给其它部门搭台。

（3）创新培养人才理念

可以从以下两方面对图书馆人才的创新培养。

3.3.1是要塑造馆员的健康人格激发他们创新的积极性。一个图书馆员的创新能力不仅受其知识结构的影响，而且还受其人格的制约。主要体现在三个方面：一是奉献精神，这是图书馆员健康人格的根本特征。一个不愿意献身图书馆事业的人就不可能成为图书馆创新队伍中的一员。二是自我完善的主观能动性。三是敢于创造的精神，在图书馆工作中敢于打破旧的落后的服务模式，探索新的科学的服务模式。

3.3.2是要调整馆员的知识结构提高他们的认知力。一般来说，认知力是指人们发现问题分析问题和解决问题的能力，从创造的角度来看认知力主要包括知识经验思维能力自我学习和自我发展的能力等，提高图书馆员的认知力，是培养他们创新能力的前提而合理的知识结构则是激发图书馆员创新的基础，是提高他们认知力的必要条件如何提高图书馆员的认知力呢？第一引导图书馆员坚持自觉学习，树立终身学习的思想。第二有计划地开展岗位培训，对馆员进行在职继续教育和终身教育，全面提高馆员的综合素质。

（4）创新以人为本理念

高校图书馆办公室体现以人为本价值,表现在两个方面:一是以办公室工作人员为本,二是以办公室主任(管理者)为本。所谓以工作人员为本,是指工作人员是办公室管理的主体,不是被管理的客体,以人为本的实质是充分肯定人在管理中的主体作用,从而激发人的主动性,积极性和创造性,实现管理的高效益。照此推理,工作人员应是做好图书馆办公室管理工作的第一要素,一切管理制度都是由人建立的,一切管理活动都是由人进行的,尽量提高管理可操作性,挖掘工作人员的潜能,加强工作人员综合素质是当务之急。而以办公室主任(管理者)为本,是指此人处在办公室管理的中心地位,对办公室工作负有领导责任,需要馆领导适时下放权力,参与全馆重大事务管理,树立办公室主任在全馆的威信,其它部门应积极配合办公室主任开展工作,使其政令畅通。

（5）树立创新意识、建立创新机制、优化创新环境。

建立创新机制，就是要使这些交互作用成为推动创新活动不断发展的“场”，也即不断追求创新的内在机能和运转方式。只有在正确有效的创新机制的支持和推动下，图书馆创新活动才能真正得以不断循环，持续发展。如果仅有创新的理念，却不去更新旧的运行机制，将会遭遇来自程序、规则、组织方式、配置结构和评价标准等方面的巨大阻力。

参考文献：