事业单位档案管理策略研究

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【摘要】目前，我国的事业单位档案管理工作在实施的过程中依然存在着较多的问题需要解决。因此本文对事业单位的档案管理工作进行全面分析研究，并提出相对应的意见和策略来有效促进事业单位档案管理工作的规范化和标准化，进而推动我国事业单位的可持续发展。

【关键词】事业单位；档案管理工作；规范化；标准化

近些年来，我国经济水平迅猛发展，2019年，我国人均GDP更是迈上1万美元的台阶，在这种背景之下，我国的事业单位也同样得到了较为明显的进步与发展，但是在实际的发展过程中，依然存在着较多的问题，其中事业单位的档案管理工作不规范且不标准是严重制约事业单位档案管理工作顺利进行的一大因素，所以需要相关的档案管理工作人员根据实际问题进行深入的探究，并采取较为有效的策略解决问题。

一、事业单位档案管理工作开展的重要性

简单来说，事业单位档案的形成主要来自实际的活动记录、未来目标的规划以及各种员工信息资料的备件等，所以事业单位的档案管理工作开展对于事业单位未来的发展以及单位和员工的隐私安全都有着至关重要的作用。除此之外，一方面，事业单位的档案包含了整个单位的工作成果，通过这些档案资料的整理可以为未来的单位工作奠定良好的基础；另一方面，事业单位的档案资料具有较强的法律性和保密性，可以为相应的法律部门提供良好的资料查询服务，从而确保个人以及单位的权益。因此，对事业单位的档案管理工作进行深入的探究并促进其规范化和标准化发展十分必要。

二、事业单位档案管理工作存在的问题

（一）事业单位档案管理工作没有得到重视。虽然目前我国许多事业单位已经逐渐提高了对档案管理工作的重视，并且不断完善相应的档案管理制度，但是因为许多事业单位的发展限制，比如编制短缺、专业要求等，对档案管理工作并没有足够的重视，也就没有进行相应的管理工作，这就是目前事业单位档案管理工作无法保障标准化和规范化的一个重要原因。（二）事业单位档案管理制度欠缺。近些年来，虽然许多事业单位已经逐渐建立了较为健全的档案管理工作制度，但是很多没有涉及档案工作的考核制度、考核标准，往往只是在做一些表面工作，根本没有真正地把档案管理工作以及档案管理制度落实到位，导致许多档案管理工作人员在实际的档案管理过程中出现工作不细心和不认真等情况，严重制约了档案管理工作的顺利进行。（三）事业单位档案管理人员在专业技术上没有达标。事业单位的档案管理人员存在着较大的专业技术问题是目前我国事业单位档案管理工作中的一个较为严重的问题。事业单位档案管理工作的顺利开展离不开相关工作人员的支持，只有相关档案管理工作人员具备足够的工作积极性和责任心，并且有着较强的专业技术能力，才能够确保事业单位档案管理工作顺利进行。许多事业单位的档案管理工作人员缺乏相应的工作责任心以及专业技术能力和素养，在档案管理工作过程中不能够根据实际情况及时做出改变，严重影响了事业单位档案管理工作的开展。除此之外，事业单位的档案管理工作职位调动较为频繁，许多档案管理人员不能完全熟悉相应的工作流程和工作规范，很可能出现工作失误以及缺陷，更有甚者，有些单位的档案管理人员为临时聘用人员，在档案管理工作安全上存在隐患，严重制约了档案管理工作的顺利进行。（四）事业单位档案室的管理设施比较落后。目前，许多事业单位对档案管理工作重视不够，资金投入少，缺乏相应的档案管理设施，并且档案管理设备较为落后，导致许多档案资料只能通过工作人员的人工查找和分类，甚至依靠工作人员记忆查找，而不是借助于先进的计算机设备来进行查询和分类，导致许多档案资料不能进行准确的分类和管理，并且可能因为人工操作的失误而造成较为严重的损失。除此之外，许多事业单位的档案资料存放并没有足够的安全防范措施，导致许多档案资料出现缺损和丢失，对档案管理工作造成负面影响。（五）事业单位档案管理法律规范意识不强。一些事业单位缺乏相应的法律思想和法律意识，没有意识到档案管理工作的重要性和法律性，因此容易造成档案管理工作效率低下等情况的出现。（六）档案资源的开发利用尚须加强。除了上述问题以外，没有把档案资源开发利用到最佳是目前事业单位档案管理工作存在的另一个问题。许多事业单位仅仅是把档案资料的相关基础工作比如档案资料的搜集和整理等做到最好，并没有发挥档案资料的真正价值和作用，造成社会资源的浪费。

三、事业单位档案管理规范化和标准化建设的策略和措施

（一）加大事业单位档案管理中的信息技术人才投入力度。随着我国科学技术以及互联网技术的不断发展，社会对于信息技术的人才需要越来越大。而事业单位想要使档案管理工作更加规范化和标准化，也需要加大档案管理信息技术人才的投入。在此过程中，事业单位首先可以对所有档案管理工作人员进行相应信息技术以及信息专业素养的培训，以此有效提高相关档案管理工作人员的信息技术能力以及专业素养。除此之外，事业单位还可以广泛地招聘一些具有较强信息技术的人才，以此有效加强档案管理工作队伍的信息技术和专业素养，从而促进档案管理工作更加标准化和规范化。（二）深化对档案管理标准化和规范化的认识。想要促进事业单位档案管理工作更加标准化和规范化，事业单位就需要不断深化并明确对于档案管理工作规范化和标准化的认知。在此过程中，相关的事业单位一定要结合实际的档案管理制度、档案管理工作人员的专业技术能力以及对于档案管理工作的初始认知程度，不断深化档案管理工作人员对于档案管理标准化和规范化的认知。除此之外，事业单位还需要对档案管理人员进行档案管理标准化和规范化的认识培训，要让档案管理工作人员在培训过程中真正认识到档案管理对于单位未来发展的重要性，切实把这种意识入脑、入心，这样才能够让档案管理工作人员在档案管理过程中真正投入到工作之中，严格遵守档案管理规范化和标准化的要求开展工作。（三）建立事业单位规范化和标准化的档案管理机制。想要促进我国事业单位档案管理的标准化和规范化，就必须建立健全档案管理机制。并对档案管理工作进行严格考核，在此过程中，事业单位一定要建立较为完善的档案管理制度和体系，确保所有档案管理工作人员能够严格按照相应的制度和体系进行工作。除此之外，事业单位还需要要求档案管理工作人员在实际的工作过程中把信息技术融入其中，从而提升档案管理工作的效率。事业单位还需要激发档案管理工作人员的工作积极性和责任心，确保档案管理工作的顺利进行。（四）提升档案管理工作主动性，促进单位内部控制体系建设。事业单位的档案管理工作是其内部控制体系建设之中必不可少的内容，想要促进事业单位档案管理工作更加标准化和规范化，就需要有效提升档案管理工作的主动性，从而促进事业单位内部控制体系的有效建设，有效地提高事业单位档案管理工作的开展效率。（五）加强档案管理规范化和标准化的宣传教育工作。过去，许多事业单位对档案管理规范化和标准化缺少足够的认识，导致实际的档案管理工作效率较差。因此，事业单位要加强对工作人员进行档案管理标准化和规范化的宣传教育，让档案管理工作人员真正意识到其重要意义，从而有效激发档案管理工作人员的积极性。除此之外，对档案管理人员进行宣传教育后，档案管理工作人员能够及时意识到自己工作的不足和缺陷，并及时改正，从而促进档案管理工作的顺利开展。（六）根据规范标准对档案管理进行全新整合。除了上述措施以外，对档案管理工作进行标准化和规范化的整合是有效解决事业单位档案管理工作问题的重要措施。重新组卷作为一种较为有效的档案整理方法，可以把一些联系较大的档案资料收集整理，把一些缺失页码以及缺失目录的档案资料重新地编制，这样就可以有效地提高档案管理工作的规范性和标准性。除此之外，档案管理人员还能够按照档案资料重要性以及档案类型等进行分类整理，以此有效提高后期档案资料的利用率。

四、结语

总而言之，伴随着我国经济如火如荼地发展，我国的事业单位得到了较为明显的进步与发展。而档案管理作为事业单位之中至关重要的工作内容，对于事业单位未来的发展以及事业单位及人员的隐私和其他权益都有着十分重要的作用。但是目前我国事业单位的档案管理工作依然存在着较大的缺陷，需要档案管理人员对其高度重视，根据不同的问题制定解决策略，以此促进事业单位档案管理工作更加标准化和规范化，进而推动我国事业单位可持续发展。

【参考文献】

[1]李英杰.推进事业单位档案的规范化管理策略[J].赤子(上中旬),2017(07).

[2]姚武.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J].中国管理信息化,2016(15).

[3]陈俏丽.机关事业单位档案规范化管理工作强化策略探讨[J].科技展望,2016(15).

[4]王云.浅议如何推进事业单位档案管理工作规范化标准化[J].西部资源,2014(01).

作者:李振国 单位:山西省阳泉市人事考试中心