大数据时代教育档案规范化分析

导语：大数据时代教育档案规范化分析一文来源于网友上传，不代表本站观点，若需要原创文章可咨询客服老师，欢迎参考。

大数据时代为我们思维与生活模式带来了深远影响，在信息获取方面更加高效和便捷。在以往教育档案管理工作中，通常以纸质文件为主，现在光盘、图片和影音等档案的出现，让档案信息变得更加丰富，且存储方式也日益多元化。大数据对传统教育档案管理造成了巨大的冲击，在资源共享与数据交流上有了更高的要求，同时也要关注档案管理安全问题。对此档案部门要从实际情况出发，不断对教育档案管理方法进行创新，主动适应大数据时代要求，加快档案工作改革步伐，通过提升教育档案的规范化水平，才能保证其利用价值真正得到体现。

一、大数据时代教育档案面临的机遇

大数据为教育档案管理工作带来了新的变化，人们对档案管理的重要性有了新的认识，也为档案部门提出了更高要求。大数据时代需要将档案数据准确、全面记录下来，由于教育档案种类越来越多，档案管理工作量逐步加大，若是现在还采取以往的人工管理方式，则难以适宜时展要求。在此背景下要求档案部门尽快作出调整，主动应用大数据技术，在海量教育档案中成功提取有价值的档案信息，从而为今后档案的查询与利用创造更加便捷的条件。档案人员也通过对大数据技术的应用，让以往较为棘手的邮件处理得到妥善管理，除了可以保证教育档案管理效率以外，也让档案管理内容变得更加丰富。此外，也可以应用先进档案管理系统，档案人员能够直接分析获得的档案资料，这样既推动了档案部门的快速发展，也减少了档案丢失与损坏问题，保证了教育档案资料的完整性。

二、大数据为教育档案管理带来的挑战

由于档案管理在我国起步很晚，在教育档案管理上也以传统方法为主，即档案人员用手工方式管理档案，这样效率并不高。而大数据的普及与应用，加之教育档案管理工作量的不断增加，在数据信息处理上提出了更高要求，以往的档案管理方法就显得过于落后，无法让海量电子档案数据得到高效管理。因此当教育档案数量增加到一定程度后，传统管理方法必然会产生各种问题，也为档案部门工作的开展带来了阻碍。在大数据背景下，电子文件数量也越来越多，这是教育档案管理中的一项重要内容，在安全性上要求极高。若是在电子文件管理上存在问题，将极易受到不法分子的攻击，引起档案信息泄露的问题，也为档案部门带来较大的损失，引起教育档案的丢失与损坏等问题。基于此，档案部门应该主动适宜大数据的发展，积极对教育档案管理模式进行改进，这样既能够让数据得到安全管理，也提升了教育档案的规范化水平。

三、大数据时代教育档案规范化措施

（一）转变档案管理思维模式。大数据为教育档案管理提出了新的要求，在档案管理思维上也应该进行创新，逐步朝着数据观、档案观和服务观等方向转变。在数据观理念下开展教育档案管理工作的过程中，应该注重资料收集的全面性与具体性，这样才能让各项数据更加完整。此外档案管理人员也要信息数据上作出深加工，要积极借助先进的智能工具对信息进行检索，妥善处理与分析条件相符的信息，其余信息则储存备用。而在档案观理念上需要将教育档案的建立与归档放在首位，应用计算机技术提升教育档案管理的信息化水平，不仅要构建数字化教育档案目录，也要注重对数据库的建设。这样才能让教育档案实现数据化动态管理，信息的更新与补充也更加及时，档案内在价值也能得到充分体现。而在服务观理念下档案人员应该具备较强的服务意识，不断提升服务质量，让用户享受到个性化的档案服务，为他们进行基础性查阅与检索指导提供帮助。此外，也要让用户享受到智能化服务，可以将微博、微信等新媒体利用起来，保证服务的即时性与规范性。（二）打造大数据档案资源平台。面对着大量的教育档案信息资源，只有做到科学合理的利用，才能避免出现浪费资源的现象。为了实现这个目标，档案部门应该进行大数据档案资源平台的建设，这样才能保证教育档案信息资源的共建与共享。现在我国很多地方逐步建立起全国开放的档案信息资源共享平台，并直接连接各级档案馆的开放平台，从而达到了对各地教育档案管理资源共建与共享的目标。在教育档案管理工作中，不仅要将大数据技术的作用体现出来，也要从教育档案信息资源共享平台出发，加大两者的整合力度，确保各自优势得到全面发挥，也有利于平台功能和服务更加完善。（三）营造档案管理安全环境。大数据应用于教育档案管理时，也要做好安全维护工作，并运用多种措施保证环境得到优化。第一，完善立法。在知识产权法中增加教育档案管理相关的智力劳动成果，加大保护力度，也完善相关法律法规，为教育档案管理工作提供更多支持。第二，在教育档案管理制度上进行完善，加强监督工作。大数据时代要从注重改善教育档案管理环境，这是保证档案规范化的有效方式。第三，发挥出网络信息平台的作用，让档案管理者与提交者、档案用户信息交互得到安全保障，将各自权利与义务明确下来，这样可以避免出现泄漏的问题。第四，要设置档案信息安全保密防护体系，让设备软件得到有力保护，并提升计算机防火墙等级，这样不法分子才不会有可乘之机。（四）提供特色智能化档案服务。教育档案类型多样，数量庞大，用户需求上也有较大差异，并有着碎片化特点。在教育档案管理过程中，我们需要了解每个用户的实际需求，从而让档案服务更具针对性。通过引入大数据技术，在用户上作出细致分类处理，让档案管理服务更加个性化。在信息技术发展过程中，云计算、数字化和智能化也逐步进入了档案管理领域，在教育档案管理过程中，也应该提供特色智能化的档案服务，除了要做好档案收集工作以外，也应该增加数据分析内容，让档案管理服务得到精确化和定量化处理。这样才能解决以往档案服务中存在的问题，将深加工的二次信息提供给用户，保证档案管理服务质量实现提升，也让教育档案的价值真正得到体现。

四、结语

总之，在我国教育事业发展过程中，教育档案数量不断增加，极大增加了档案部门工作量，只有积极引入大数据技术，才能让海量信息数据得到有效处理，保证档案规范化水平的提升。因此我们要从教育档案管理工作的现状出发，充分认识到大数据时代为其带来的机遇与挑战，主动采取有效的应对措施。这样才能保证在教育档案管理中充分发挥出大数据技术的作用，让教育档案管理的效益实现提升，也为我国教育事业的进一步发展创造更加有利的条件。

【参考文献】

[1]郭未艾.大数据时代高校档案管理模式的创新分析[J].智库时代,2019(25):65-110.

[2]吴静,陈艳芹,秦占霞.大数据时代档案管理工作提升探讨[J].办公室业务,2019(10):109+174.

[3]李振辉.大数据视域下学校教育统计档案工作面临的挑战及其对策[J].兰台内外,2018(05):65-66.

[4]宋世叶.大数据时代档案人员教育的几点思考[J].办公室业务,2018(19):136+143.

作者:苏子毅 单位:肇庆市端州区教育局