浅谈档案信息化重要性及规范化管理

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【摘要】经济高速发展的时代，互联网、大数据、人工智能高速发展，档案事业在发展的大潮流中也必须顺势起航。对于档案工作来说，积极推进档案的信息化建设，使我们能更方便地提供档案服务、更好地创新档案利用。本文主要对档案信息化建设的重要性进行论述，对在档案信息化建设中存在的问题进行探讨，并提出规范化管理的建议。

【关键词】档案信息化；规范化；重要性

随着经济社会的高速发展，互联网时代、大数据时代、人工智能时代的全面到来，档案的发展也面临着巨大的挑战，档案管理的信息化、智能化管理迫在眉睫，而伴随着档案管理的信息化不断发展，其安全性、规范性及稳定性都是我们面临的主要问题，积极加强档案的信息化建设，并同时重视其规范化管理，双管齐下，才能保证档案事业平稳健康发展，紧跟时代，服务大众。

一、档案信息化建设的重要性

（一）加强档案信息化的建设，有助于完善档案的传承本能。档案，是最直白最直接的印记传承，从古至今档案在各个时期各个领域都始终存在，虽不起眼，但其始终真实记载着历史和社会的发展和变迁。古时候各朝各代的卷宗、各个名家撰写的史书、代表房屋交易的地契、抗战时期一次次作战记录、学堂的毕业书等等不胜枚举，都是档案。而在社会大发展的今天，传统的档案有些时代久远，纸张和笔墨都有所褪色，利用现代化的技术将其扫描电子化储存，可以有效地防止珍贵的档案资料被时间腐蚀，也能避免一次次查阅会对档案造成损害，使档案信息化、电子化有助于本单位本企业档案对社会档案的有效补充和沟通，充实本地区的档案资料，使地方的历史更加充实饱满。（二）加强档案信息化建设，能够大幅度提升服务效能。传统的档案管理多是依赖人工翻阅查找，在档案的利用方面存在查询慢、效率低的情况。而且一些年代久远的档案被屡次翻找，也会对档案资源造成一定的破坏，档案的破坏不可逆转，如发生档案损毁或丢失则会更加降低档案的保存和利用能力。开展和完善档案的信息化建设，可以有效保障档案的完整性，使所有的档案电子化、数据化，将所有的纸质档案封存保管，免受各种环境或人为的损害。电子化的档案可以大大提高利用的效率，只在一台电脑上就能完成往常需要往返库房反复查找的过程，直接打印出扫描版的电子档案即可，大大的节省了查询时间，提高了效率。（三）加强档案信息化的建设，能够为大数据的发展添砖加瓦。大数据的发展在近两年成突飞猛进的态势，大数据在社会上的应用也多种多样，其以互联网为载体，将资料归纳统计后呈现于社会的各阶层、各等级的需求者面前，而档案的信息化，能够更好地充实大数据的数据库、更好地加强各领域和环节的沟通和交流，将各自单位及企业涉及社会发展、涉及人事更迭和名人事迹资料加入大数据，为其发展增添一份助力。

二、档案信息化建设过程中面临的问题

虽然现在很多单位和企业都认识到了档案信息化的重要性，但是在推进档案管理信息化工作时，仍然面临着很多的问题。（一）单位或企业管理者对档案工作的理解程度不深。管理者身在上位要通观全局发展，档案工作的重要程度绝对比不过主营业务的发展，虽然在大时代背景下管理者们都认识到了档案的重要性以及信息化发展的重要性，但对于其中的了解还不深刻，档案管理系统参差不齐，档案工作人员对于信息化建设也缺乏必要的知识和技术，系统的维护管理工作也需要大量的专业知识，这些都不是简单的一句做好档案信息化建设就能解决的，各个单位和企业都缺乏独立的档案机构，大多是挂靠在别的部门机构之下，这就导致其领导的主要负责工作不在档案上，对于档案管理的了解和要求都会大打折扣。（二）档案信息化建设的条件支撑仍需强化提高。做好档案信息化建设工作的主要条件包括人员的素质、能力以及经费支持等。大部分单位和企业的档案工作人员是多年从事传统档案管理的人员，缺乏专业的信息化知识，而专门的档案专业人员不能支撑信息化的加速发展要求，人员配备的组成不完备，是制约档案信息化发展的一个因素。经费支持问题想必是每个单位都面临的问题，经费不足，大型专业的档案信息化设备则不能够配备齐全，专业的电子智能密集架也是重点的支出。巧妇难为无米之炊，没有专业的设备，档案信息化只能无限期延迟。（三）档案管理系统参差不齐，档案资源共享环境差。现在档案行业中的管理系统参差不齐，每个单位包括市级和省级的档案局所用的档案管理系统都不尽相同，档案管理系统之间会出现不兼容、衔接差的问题，导致档案资源的整合和共享方面必然会存在一定的限制，在大数据背景下难以实现更好的交流和沟通，阻碍档案信息化的发展。

三、档案信息化建设的规范化管理

档案作为一种兼有保密性质的文献材料，在信息化的背景下，面临着很大的安全隐患，如何保障档案的安全性，使其在错综复杂的网络背景下偏安一隅，是我们亟待研究及解决的重要问题。（一）完善的档案信息化制度体系是其规范化管理的坚实基础。不以规矩，不能成方圆。任何事物的发展都需要一套规章制度来为其保驾护航，档案信息化建设也是如此，需要一套与其匹配的制度规范。国家对档案信息化建设的相关制度要求有《全国档案信息化建设实施纲要》，各单位应参照国家要求，贴合本单位本企业的时期发展情况制定符合自身发展的档案信息化建设制度，明确档案信息化建设的各项标准，注明档案工作人员的工作职责，明确信息化建设工作流程，确定与其相匹配的奖励惩罚和监督机制，使档案信息化建设的制度建设趋于完善，才能更好地保障其规范化管理。（二）加强档案信息化建设的安全性是其规范化管理的重点内容。档案作为一种具有一定保密性质的资料，在错综复杂的互联网大环境下，面临很大的安全挑战，加强网络安全防护，引进先进的技术，定期做好病毒检测与维护工作是十分必要的，能够有效地阻止不法分子对重要文献资料的窃取。在提高网络防护等级的同时，对于工作人员的责任意识也应作出强调，明确各人的岗位职责，提高档案信息化建设工作人员的责任心，才能有效降低档案信息流出的概率，加强安全意识，增强安全防护，真正做好规范化管理。（三）完善档案信息化建设工作的监督反馈机制是达成其规范化管理的重要保障。监督反馈机制是做好档案信息化建设工作中必不可少的一环，一项工作，安排的井井有条，但若是没有与其并行的监督机制，则这项工作难以按照预期的发展方向发展。而在加强监督的同时，也应将自上而下及自下而上的沟通反馈渠道打开，使得上能通，下情可致，下不隐，上令必答。打开沟通桥梁才能使上下凝聚一心，共同做好档案信息化建设这项工作。

四、结语

总而言之，档案信息化、数字化的发展是对档案管理工作的必然要求，是顺应时展的必然选择，也是各单位、各企业推进各项工作发展的必要手段，作为一名档案从业人员，我们要始终坚持党的领导，以国家的档案管理政策为指导，重视档案管理信息化的重要性，以最高的要求完成这项任务，以规范化的管理保障档案信息化的安全发展，与时俱进，坚守本真，为全国档案事业的发展作出贡献。

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作者:郭雅青 单位:石家庄学院