水利档案工作规范化管理思考

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一、综合评估等级划分

按照《水利档案工作规范化管理综合评估办法》（以下简称《评估办法》），水利档案工作规范化管理等级分为特级、一级、二级、三级，共4个等级。其中特级是水利档案工作规范化管理的最高等级，申请二级及其以上等级的单位，其档案数量应达到一定规模；三级是各单位依法开展档案工作应达到的基本要求。水利部负责组织对部直属单位及申报档案工作规范化管理特级单位和一级单位的评估及审批。水利部直属单位负责所属单位申请档案工作规范化管理二级单位、三级单位的评估及审批，并报水利部备案核准。凡通过评估及审批的，由水利部统一颁发水利档案工作规范化管理等级单位标牌与证书。等级单位实行动态管理，各等级单位的证书有效期为4年。有关单位可在取得相应等级证书2年后，申请上一级的评估；也可在证书失效前，向原组织评估单位提出复查申请，由原组织评估单位复查合格的，可延长原等级证书有效期2年。

二、综合评估标准指标体系

根据《水利档案工作规范化管理综合评估标准》（以下简称《评估标准》），综合评估项目涉及保障体系、业务工作、开发利用与信息化等三大部分13项内容60个指标，其中“保障体系”分为管理体制、领导职责、人员保障、制度保障、经费与设施设备保障等5项内容21个指标，“业务工作”分为档案收集、档案整理、档案保管保护、档案统计、档案鉴定、档案业务指导等6项内容26个指标，“开发利用与信息化”分为档案开发利用、档案信息化等2项内容13个指标。评估标准满分为100分，各等级通过分数均为85分，评估分数未达到85分的，不得批准通过申报等级的评估。

三、综合评估具体组织工作

水利部直属各单位根据《评估办法》以及《评估标准》的要求，结合本单位档案工作实际情况进行自检后，申报水利档案工作规范化管理相应等级的评估。评估组织单位收到被评估单位的申请后，对相关申报材料进行审查，对符合评估条件的，会同地方档案行政管理部门、流域机构档案馆等有关单位组成评估组进行现场评估，听取被评估单位自查情况汇报，并实地重点检查档案的收集、整理、归档质量和档案信息化管理等情况，依据《评估标准》综合评议，形成评估意见。截至2018年年底，水利部共批准（核准）通过水利档案工作规范化管理等级单位180个，其中特级单位7个、一级单位8个、二级单位76个、三级单位89个。通过水利档案工作规范化管理综合评估，以评估促环境建设、促问题整改、促规范管理、促档案发展，进一步推动了水利部直属系统各单位健全完善档案管理制度，提高了水利档案管理工作整体水平。

四、评估工作中的常见问题和思考

1.常见问题。（1）业务部门归档责任不明确部分单位档案全部由档案部门负责整理归档，没有明确文书或业务部门整理归档责任，没有建立自上而下、分级管理的档案工作网络体系。相对而言，文件材料的形成部门比档案部门更容易掌握它的由来、流程和脉络。只由档案部门整理归档，缺乏对文件材料收集的前端控制，无法准确鉴定文件材料的完整性、价值和划分保管期限，会对日后档案的利用带来管理性缺失。（2）文件归档门类有所欠缺档案不仅包括文书档案，还包括科技档案、会计档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案等。其中文书档案既有上级、下级和平行机关的往来文件，也有机关内部工作形成的各类文件；既有红头的文件，也有白头的报告；既有政务工作中形成的文件材料，也有党务工作、群团工作中形成的文件材料；既有打印成稿的文件材料，也有手写记录的会议记录本、介绍信存根等。部分工作人员将机关档案等同于机关单位日常的收文和发文，导致应归档文件材料收集不齐全、不完整，给后续档案整理、利用等工作带来较大影响。（3）档案查阅利用理解存在偏差档案的基本价值在于其凭证作用和参考作用。而档案价值的发挥，一般具有一定的滞后性，随着时间的推移，其凭证和参考作用价值越大。在日常工作中，部分工作人员为了方便查阅忽视了向归档人员移交文件材料并整理归档。由于个人职务调整变动等原因，其积攒的大量文件材料可能会被丢弃，导致应归档文件材料缺失，对查阅利用这些文件材料造成不可弥补的损失。（4）音像及实物资料归档偏弱部分单位对于音像、实物资料收集归档力度偏弱，“应收未收、应归未归”的现象比较严重。机关工作人员普遍缺乏对音像档案和实物档案的认识，大量应归档的音像和实物资料没有及时归档保管，造成档案丢失和损毁。（5）档案信息化进程较慢部分单位的档案信息化水平不高，亟待以档案信息化推动档案管理现代化。有些单位的档案管理软件陈旧、运转缓慢，加之无法及时更新改造，在一定程度上造成了软件功能与实际工作的脱节，无法适应实际工作。部分单位档案数字化程度相对较低，无法提供便捷的在线利用，各门类档案的数据库建设也不完备，缺乏信息化手段的介入，与数字档案室、档案馆建设要求存在一定差距。（6）基础设施建设有待完善个别单位由于办公条件限制，档案库房、办公室、档案整编、档案借阅没有做到“四分开”。有的档案库房缺少温湿度测控设备，达不到恒温恒湿标准要求；有的档案柜架没有放置防虫药和干燥剂；有的库房安全保管情况定期巡查记录不完善，针对库房温湿度、人员出入、库存档案核查等没有记录；有的档案保护修复、信息化采集、特殊载体档案装具等专业设施设备配备不足，满足不了新时期档案收集多元化、多载体的要求，仍需完善和加强。（7）专职档案管理人员配备不足部分单位专职档案管理人员配备不足，档案专业人员缺乏，存在多项工作兼于一身的情况，且人员年龄普遍偏大，与管理档案数量所要求的标准人员配备差距较大。2.工作思考。（1）扩充档案收集范围，确保档案集中统一管理严格按照相关档案管理规定要求，将各单位、部门履职过程中形成的各类型应归档材料按时向档案部门归档并移交管理权责。进一步理顺档案管理网络体系，形成自上而下的良好联动机制，做到档案形成部门前端把控收集、档案部门后期审核归档的高效流程，确保档案收集完整。进一步增强对特殊载体档案的收集意识，注重对纸质档案与非纸质档案（录音、录像、照片、电子、实物等）实行同步收集，并定期检查已归档电子、音像档案的读取、处理设备，系统更新等情况，确保其有效性。（2）推进档案工作规范化管理进程严格按照统一领导、分级管理的原则，完善档案工作管理体制，明确档案人员岗位职责，强化责任落实，进一步提升档案工作规范化管理水平。各单位档案部门和档案人员要做好收集、整理、归档、移交、保管、借阅、统计、宣传等各项基础业务工作，并结合实际完善规章制度体系，确保各重要业务环节有章可循，引导依法依规规范管档用档，努力提高档案工作的整体管理水平。（3）筑牢安全防线，强化档案保管保护牢固树立档案安全观，围绕档案工作“收、管、存、用”四个环节，持之以恒抓好档案实体安全和信息安全。全面落实档案安全责任制，完善档案安全应急处置协调机制。定期检查档案保管环境及电器、消防、监控设施设备，采取有效措施防控风险。抓好档案保密工作，确保涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密。严格执行档案外包加工相关规定，加强档案数字化、档案利用全过程监控。（4）提高档案信息化水平，深化档案资源开发参照国家档案局《数字档案室建设指南》有关标准，以“存量档案数字化、增量档案电子化”为管理目标，努力以信息化推动档案现代化，全方位提升服务水平。结合各单位实际，统筹推进档案管理软件部署、档案数据库建设、档案数字化加工工作的开展，以便捷的档案信息资源服务助推水利事业发展。（5）加大投入力度，重视人才梯队建设档案事业的顺利发展需要强有力的资金保障和全盘统筹。要建立多渠道、多元化的档案事业发展投入体系，保障档案资源体系、基础设施建设和信息化建设的可持续开展。充分认识档案人员素质对档案工作的重要性，认识档案人员队伍建设的必然性，注重培养年轻、有专业知识的档案管理人才，加强档案人员素质培养。

作者:汪福学 王凡 单位:水利部办公厅