高校教学档案规范化管理问题及对策

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摘要：高校教学档案是反映学校办学水平和办学能力的重要支撑材料，是各层次教学检查和评估工作开展的重要依据。提高高校教学档案的规范化管理水平，使教学档案更好地为高校的教学、科研、管理等工作服务，是高校的重要任务之一。分析了当前高校教学档案管理中存在的问题，对如何提高高校教学档案规范化管理水平提出了对策建议。

关键词：高校；教学档案；档案管理

高校教学档案的管理水平是高校整体管理水平的重要体现，高校教学档案的规范化管理有利于提高高校的教学、科研和管理工作水平，同时也推动着教育、教学改革的顺利开展。由于各方面的原因，高校教学档案的归档、管理和利用都存在着不规范的问题，这不仅不利于教学档案管理水平的提高，也增加了档案利用的难度。因此，高校必须不断加强和完善教学档案的规范化管理，提高对这项工作的重视程度，建立优秀的管理队伍，并积极利用现代化网络信息技术手段，不断提高高校教学档案的管理能力和管理水平。

1高校教学档案及其规范化管理的重要性

教学档案是在教学管理和教学实践中形成的具有参考价值的重要材料，一般包括教学管理类文件、教学质量监控材料、学科和课程建设类材料、教师业务材料、学生学籍材料、实物等，加强高校教学档案规范化管理十分重要。（1）教学档案是高校开展各项教学活动和进行教学管理的重要参考资料。教学管理人员需要借助于过往已形成的教学档案，对其进行分析、统计来判断教学过程和程序，并以此为依据帮助管理人员做出科学的决策和判断，保证教学活动的有序进行。由此，高校的教学档案工作很大程度上关系到学校的教学水平和教学质量的提高。（2）学籍档案记载了学生从入学到毕业的全部学习过程，这些宝贵的档案材料成为学生今后就业、深造、学历认证、留学等重要依据。学生学籍档案在教学档案的存量中占比较大，加强教学档案管理也就加强了学生学籍档案管理。（3）加强高校教学档案规范化管理意义重大———保证了教学工作成果的完整性，保证了教学档案真实、有效，保证了高校科学决策和持续发展。档案管理规范化总是与档案信息化相联系，将档案信息录入系统，能有效保证档案格式的规范、统一，更易于快捷查找和利用，使日益庞大的教学档案管理跨出一大步。由此可见，科学完善的教学档案管理制度对于高校的教学管理是十分重要的。

2高校档案管理的现状和问题

随着我国高等教育事业的蓬勃发展，高校规模不断扩大，教育层次与教育形式越来越多样化，高校的档案管理工作更加复杂多变，对高校档案管理制度、队伍建设等方面都提出了新的要求。但现有的高校档案管理工作还存在一些问题，归纳起来有以下几方面。2.1教务管理人员档案意识薄弱。（1）我国高校教务工作中，各层次的教务管理人员是形成、接收第一手教学档案的人，他们对教学档案的重视程度决定了教学档案能否按照要求规范收集、整理、移交。但在目前的教学档案管理工作中，有些教务人员把主要精力放在了教学和科研上，忽视档案的重要性，使部分重要的原始教学档案材料不能及时归档。另外，教务工作人员精力有限，基本教学档案类目归档工作量大，主动收集、扩大收集档案材料范围难。这也是教学档案收集范围较为局限的原因。（2）教学档案管理需要配备专门人员、购置必要的装备和工具，但一些教学单位对于档案工作重视不够，缺少主动性和积极性，人、财、物的投入不足，教学档案的规范化管理在政策上得不到扶持，经费上得不到保障，难以形成有效的管理制度。（3）有些部门的教学、科研人员档案意识薄弱，不能及时地将自己的教学资料和学术成果作为留档资料交档案室保管，使得档案收集的完整性和连续性受到影响，教学档案无法形成规范性文献。2.2教学档案管理专业化程度低。（1）教学档案管理体制不完善，硬件基础设施不具备。学校的档案管理属于基础业务性工作，比起教学、科研、学生管理等部门，短期难以获得可观效益。因此，学校管理部门常常忽视档案管理工作，投入的资金较少，档案管理部门缺少必要的硬件配置，甚至有些学校都不设置档案馆（室），档案规范制度落实成为一句空话。（2）对于高校而言，教学是重中之重，是基础，加强教学档案管理十分重要。教学档案管理重在“管理”二字，但管理不是简单地将档案堆放或上架，管理过程有很强的专业性。但目前有些高校的档案管理随意性很大，教学档案丢失、档案材料存放凌乱的现象时有发生。（3）一般高校的教学部门都不配备专职的教学档案管理人员，教学档案管理工作多由行政人员兼任。而兼职的行政人员多数没有经过专业的档案工作培训，缺乏档案管理的专业知识，甚至由于行政事务繁忙而无暇顾及档案工作，使得教学档案不能按时归档或归档不完整等，严重影响教学档案规范化管理的质量和水平。2.3教学档案利用率不高。许多高校虽然设立有档案馆（室），对教学档案进行收集和管理，但是教学档案的利用效率仍非常低下。究其原因有以下几方面：一是许多高校能够提供的教学档案利用范围较小，多局限于给学生开具各类档案证明材料以满足学生学历认证、补充档案、就业、继续深造等方面的需要，并没有充分发挥教学档案的真正价值；二是当前很多高校的档案管理还是传统的管理方式，档案介质以纸张为主，随着借阅次数和保存时间的增加不断磨损，不利于教学档案的重复利用，在一定程度上限制了档案作用的发挥；三是传统管理方式的特征之一是过多利用人工查找，如果没有一套详细而完整的检索工具，查找档案的过程相当不易，也导致了教学档案利用率低下。

3提高教学档案规范化管理水平的对策

3.1提高学校领导与管理人员重视档案工作的意识。学校各级领导及教学单位管理人员要提高对教学档案管理工作的重视程度，充分认识教学档案的重要意义，投入更多时间、精力和财力来规范教学档案管理。首先，要加强教学档案管理队伍建设，将具有良好道德品质及档案专业知识的人员纳入档案管理队伍。高校教学档案管理人员必须具有良好的道德品质，教学档案涉及学校教学管理过程、教学改革与发展、学生学籍等重要内容，有较强的保密性，管理人员不得随意泄露，更不得改动，这对管理人员的思想素质提出了较高的要求，需要引起领导者和管理人员充分重视。其次，作为高校教学档案管理人员，不但要有良好的思想品德，更要有爱岗敬业的奉献精神，要重视学校的档案管理工作，兢兢业业，细心对待工作，充分发挥主观能动性和创新精神。再次，学校要重视加强档案管理的基础建设，设立专门的档案馆（室），及时更新档案管理的硬件设备，给予档案管理人员更多的政策、资金支持，推动档案管理工作迈向规范化。3.2加强对教学档案管理人员的指导和培训。教学档案是高校档案的重要组成部分，高等教育深入改革和以计算机、网络技术为代表的现代信息技术的迅猛发展，都对高校教学档案工作提出了更高的要求。教学档案管理人员也要不断提高专业化、规范化的工作素养来面对新形势、新挑战。高校要重视加强对教学档案管理人员的培训，提高其业务水平和工作能力，使他们能够不断地与时俱进，掌握档案管理的新技能、新知识。教学档案管理人员自身也应主动适应时代需求，不断学习，提高自身的素养，以适应新时期高校教学档案管理的要求，努力使教学档案工作切实为高校教育、教学服务，在高等教育发展中起到推动作用。3.3档案分类及收集标准要具有延续性。高校档案大多设有多个全宗，基本上都是由于历史原因造成的。多全宗易出现多标准，一些年代较远的档案更是连档号都没有，仅是简单地按照年度、部门加以区分，在部门职责变动的情况下，以后再利用档案就无从下手。无规矩不成方圆。档案管理要有统一的标准，只有从标准入手，才能不断加强档案规范化建设。首先，要确立明确的档案分类管理模式，科学合理地进行档案分类，且分类要具有延续性，这样档案的整理才能规范统一、有章可循。其次，要建立一个规范化的管理指标体系，根据不同培养层次、学科门类和有关部门教学档案形成的特点与规律，建立一个科学合理的管理标准，最大限度地收集齐全应归档档案，大力丰富馆藏。再次，要重视纸质档案整理规范，用好档案管理系统。即建立一个有效的收集、整理、校对管理体系，使教学档案管理工作始终在规范化的道路上运行。3.4完善教学档案管理制度。制度建设的保障作用不容忽视，要想提高教学档案管理的规范化水平就必须加强教学档案管理制度建设。实际工作中，可以将档案归档工作纳入目标考核，成为学校管理制度的重要组成部分。为教学档案各归档部门设立专门的目标和奖惩机制，将教学档案归档完成情况作为考核教学单位管理水平的一项指标。同时，教学档案管理制度的建立，必须立足于教学活动实际情况。当然，制度制定者在整体把握全校教学工作基础上，注意区分不同教学单位的差异性，最终形成以研究生管理部、教务处、继续教育机构等为核心，覆盖全校教学单位和学历层次的归档体系，完善教学档案管理制度，并在确保齐全归档的前提下，不断丰富和完善各项制度，如档案保管制度、查借阅制度、档案信息安全制度等，提高档案管理规范化水平。档案部门要对教学单位档案的收集进行不定期检查、指导，及时发现档案管理工作中不规范的情况，防微杜渐。3.5充分利用互联网技术提高档案管理水平。在技术方面进行突破，创新规范化管理手段，也是提高档案规范化管理水平的重要策略。随着现代信息技术、网络通信技术和多媒体技术的发展，电子档案管理模式成为当今档案管理工作的必由之路。目前，高校的办学规模在不断扩大，高等教育教学改革也在不断深化，使用数字化方式进行档案管理，可大大提高教学档案管理工作的质量和效率。因此，各高校档案管理部门应引入互联网和大数据技术，充分利用互联网和大数据技术收集、储存教学档案，极大地提高教学档案的利用效率。

4结语

教学档案管理是一项重要的教学管理工作，高校教学档案管理水平亟待提高。实现教学档案规范化管理既需要我们不断转变意识和付诸行动去适应新时期的新要求，也需要我们及时地利用新技术不断提高教学档案的规范化管理水平，更好地整理和使用教学档案，使教学档案在教育、教学活动中发挥应有的作用。

参考文献

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作者:杨军 单位:山西财经大学档案馆