建设项目档案规范化管理论文

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摘要：建设项目档案规范化管理对提升建设项目管理水平、提高建设项目工程质量具有积极的现实意义。本文在分析了建设项目档案规范化管理存在的标准不统一、收集不完整和外部保障较弱的基础上，指出了建设项目档案规范化管理的基本要求，并结合建设项目档案管理实际，从思想、制度和保障三个方面就实现建设项目档案规范化管理提出了具体的对策措施，对进一步提升建设项目档案规范化管理水平具有积极的现实指导和借鉴意义。

关键词：建设项目；档案规范化；规范化管理

建设项目档案是项目建设过程中形成的具有保存价值的原始资料，具有“不可再生性”和“无法替代性”特点。项目建设完成后，所形成的大量建设项目档案也是项目后期运营、维护、审计等工作的重要依据，在项目建设监督和检查中发挥着重要作用。因此，保证建设项目档案规范化管理对提升建设项目管理水平、提高建设项目工程质量具有积极的现实意义。

1建设项目档案规范化管理存在的问题

1.1建设项目档案管理标准不统一。建设项目周期长，档案资料来源广泛，涉及项目的业主方、设计单位、监理单位和施工单位等主体，即便是同一个建设工程项目，也往往存在工程联系单、技术交底表格格式，以及设计变更通知单等重要资料不统一的现象，有的继续沿用2007年以前的老版本、老格式。此外，建设项目档案资料中存在签章手续不完整，甚至存在代签现象，导致了建设项目档案资料的真实性、原始性受到影响，不利于后期的规范化管理目标的实现。1.2建设项目档案资料收集不完整。建设项目涉及的单位众多、建设项目周期长，加之领导档案管理的重要性认识不足，使得建设项目档案资料收集不及时、不全面，最终影响了档案资料收集的完整性。例如，在建设项目档案管理中的技术标准清单、项目计划、施工记录以及设计变更等一些重要资料收集缺失，影响了建设项目的竣工验收、审计和项目的运营维护。此外，项目资料员思想上不够重视、档案业务专业能力不强等因素的存在，都会直接直接影响建设项目档案的规范化管理。1.3建设项目档案规范化保障较弱。重经济效益轻项目管理，尤其是对档案资料的收集和管理重视程度不够，给予建设项目档案规范化管理必要的保障力度不够。一方面，建设项目档案规范化管理所需的人才队伍缺乏，专业化、复合型人才保障不足，在日益增长的建设项目档案管理的现实面前，难以有效满足当前建设项目档案规范化管理的现实需要。另一方面，建设项目档案规范化管理所需的软硬件设备投入不足，必要的档案管理专门软件缺乏，档案管理场所条件难以满足“九防”标准和要求，使建设项目档案规范化管理缺少必要的外部条件保障。

2建设项目档案规范化管理的现实要求

规范化是指在档案管理实践中，通过制定、和实施标准、规范、制度等达到统一，获得最佳管理秩序和社会效益。在信息化时代背景下，建设项目档案规范化管理需要确保所有建设项目的档案信息结构完整、规范统一、科学合理。具体来说，当前建设项目档案规范化管理要求：2.1档案收集和整理规范化。所谓规范化管理应包括从建设项目档案资料形成之初，资料的收集和后期的整理、归档等均严格按照《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）、《纸质归档文件装订规范》（DA/T69-2018）、《纸质档案缩微数字一体化技术规范》（DA/T71-2018），以及《档案法》的要求，确保建设项目档案资料收集完整，根据建设项目档案资料的名称、来源（如监理、竣工验收、建设等）、时间要素，进行规范整理和分类。尤其是在信息化、数字化时代，要对虚拟空间的档案信息进行数字化收集、分类和整理。总之，从建设项目档案的形成周期来看，收集和整理的规范化是基本要求，也是直接影响后期档案规范化管理水平的重要因素。2.2实体和数字档案规范化。为了提升建设项目管理的信息化水平，计算机信息系统与档案管理实现了深度融合，由此也产生了大量的数字化形式的建设项目档案载体，而且占据了相当大的比重，已经成为与纸质类档案相当数量的一类档案形态。因此，在建设项目档案规范化管理中要始终坚持实体档案与数字档案并重原则，既要注重纸质档案的原始性、凭证性功能和作用，注重实体档案，尤其是大量设计、施工类图纸档档案馆室建设案的安全保护，避免因潮湿、光照、火灾等因素影响到实体档案的安全，此外，要借助计算机信息技术，以及光盘、磁盘等，注重数字化档案的存储和管理，提升建设项目档案管理的规范化技术应用水平。2.3档案载体和信息的安全性。建设项目档案规范化管理是建设项目档案管理的目标，要达到这一目标离不开“安全”作为保证。首先是要保证档案管理系统的安全性。把计算机信息技术应用到建设项目档案管理中，实现了建设项目数字化档案“双备份”和“异地备份”处理，实现了建设项目数字化档案与纸质实体档案的同步归档、同步管理和同步利用，因此，首要条件是要保证档案信息系统的安全和稳定，尤其是软件及操作系统做好防病毒、防黑客攻击。其次是要确保档案数字信息的保密性。规范化离不开项目档案的信息保密工作，通过物理、技术手段对建设项目数字信息档案进行加密处理和物理隔离等，在确保规范化的基础上防止重要档案信息泄密。

3建设项目档案规范化管理对策建议

3.1思想上，高度重视档案规范化管理。思想是行为的先导。建设项目档案规范化管理的首要问题，是要解决思想认识上的问题，即建设、监理、施工、设计等各参与方都应高度重视项目档案规范化管理的现实意义，从职责上进一步明确各方在基建项目档案规范化管理中的责权利，严格落实“谁主办、谁形成、谁负责”，以及“统一领导、统一标准和分级管理”的原则，结合建设项目档案管理的实际需要，采取“前期准备、过程控制、同步归档和分段移交”的管理方式，全过程重视档案管理的规范化标准和要求，确保建设项目档案管理的规范、有序。此外，要重视档案规范化管理的监督工作，由项目档案领导小组组成项目档案质量监管小组，负责各部门移交来的档案资料，按照标准和规范要求，做好建设项目档案收集、整理、归档、保管和开发利用的全过程规范化。3.2制度上，严格执行档案规范化要求。要严格执行建设项目档案管理的规章制度，如《档案法》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《科学技术档案案卷构成的一般要求》《建设项目档案管理规范》《企业档案工作规范》《纸质归档文件装订规范》《纸质档案缩微数字一体化技术规范》《建设项目（工程）档案验收办法》等法律法规和规章制度，并结合实际，制定本行业或单位的《项目档案规范化管理实施细则》等，严格做好纸质档案资料和数字化档案资料的规范化管理，严格按照标准和要求，对各部门移交来的文字、图纸、图片、声像及电子资料等，按照相关规定和要求，对建设项目档案进行科学的分类，设置相应的归档类目。例如，规划设计档案、基本建设档案、工程竣工档案等，确保建设项目档案管理符合国家或档案部门的规范标准和要求。此外，《项目档案规范化管理实施细则》还应明确各方归档范围，以及移交档案的具体标准和要求，案卷整理、组卷、编目、借阅、归还等要求，通过严明的制度标准，确保建设项目档案管理的规范化。3.3保障上，加大档案规范化保障力度。建设项目档案规范化管理离不开必要的软硬件支持和保障。从硬件保障方面来说，建设项目档案管理领导机构，以及各单位都应高度重视基建项目档案规范化管理工作，改善档案管理条件，添置必备的先进档案管理软件、计算机、扫描仪，按照“九防”的标准和要求，建立先进的项目档案管理库房。从软件保障来看，要注重建设项目档案规范化管理所需的专门的档案管理软件，制定档案规范化管理方面的规章制度，如移交、归档、借阅和销毁等方面的制度，满足建设项目档案规范化管理所需的制度性保障。此外，要加大项目档案规范化管理所需的人才支持和保障。根据单位档案管理工作量的实际情况，适当增添一定数量的档案管理人员，并做好现有档案管理人员的业务知识培训，优化建设项目档案规范化管理人员的知识结构，尤其是要加强计算机、建设项目等领域知识的培训，提升从业者的综合素能。

建设项目档案规范化管理对提升建设项目管理水平、提高建设项目工程质量具有积极的现实意义。应高度重视建设项目档案规范化管理工作，思想上要高度重视，行为上要坚决执行各项规章制度，并为建设项目档案管理提供良好的外部保障，进一步提升建设项目档案规范化管理水平。

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作者:孙庆楠 单位:陕西延长中煤榆林能源化工有限公司