机关档案规范化管理几点思考

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【摘要】档案是反映行业或企业发展的规范化管理程度的重要体现。对于机关部门而言，加强档案规范化管理探究，对不断提升单位整体档案管理水平，更好地提高信息资源利用价值具有重要的意义。当前，机关部门在档案规范化管理方面依然存在一些问题，本文进行了深入分析，结合实际提出了加强机关档案规范化管理的具体对策，希望为不断提升机关档案现代化管理水平提供一定的借鉴或理论参考。

【关键词】机关；档案规范化；管理；问题；对策

加强档案规范化管理，是不断提升机关档案管理工作水平的重要方式，也是衡量机关单位整体档案管理效能的重要体现。国家也在不断加强档案法等方面的宣传，引导各层级机关部门加强对档案管理工作的重视程度，结合实际依法建档、治档，更好地确保档案规范化管理政策有效落地，更好地发挥好档案的功能和价值，推动机关事业单位长远可持续发展。但是，在实际推进过程中可以看到，受到各方面因素的制约，机关档案规范化管理和建设方面依然还存在很多的问题，影响其档案规范化管理建设进程。加强新时期机关档案规范化管理对策研究，具有重要的现实意义和利用价值。

一、机关档案规范化管理方面存在的问题分析

加强机关档案规范化管理工作，是当前新形势下国家有关部门对档案管理工作提出的新要求。通过采取有效的措施不断提高档案规范化管理水平，有助于不断提高档案资料的完整性、规范型，提高档案检索查找利用效率，更好地进行应用，促进档案行政管理逐渐走向法制化、规范化发展进程。但是可以看到，在经济社会发展的新常态下，机关档案规范化管理依然存在一些问题，影响着档案规范化建设进程和使用效能，具体问题体现在以下几个方面：1.对档案规范化管理重视程度不够，缺乏科学全面认识。虽然国家各层级对机关档案规范化管理提出了具体的规定和要求，但在实际执行过程中，一些机关单位对档案规范化管理重视程度依然不够，没有将档案规范化管理纳入单位一项重要的管理基础工作来加强规划、部署和落实，仅仅停留在口头上、口号上或制度层面，档案规范化管理缺乏科学的认知，对如何加强档案管理才能提高规范化水平没有拿出有效的措施和办法。由于档案管理本身是一项长期性、系统性和基础性的工程，需要档案管理人员加强日常管理，熟悉基本的要求，并结合实际制定完善的档案规范化管理计划和具体实施步骤，加强责任落实和监督，才能更好地确保档案规范化管理进程有序推进。实际上由于他们本身技术和能力有限，长期从事档案工作容易产生烦躁等情绪，所以，势必会对档案规范化管理进程和质量产生一定的影响。2、档案规范化管理制度不健全，监督贯彻不到位。一方面在制度方面不健全，内容比较单一，管理范围比较局限。另一方面在归档立卷制度贯彻等方面不严格，往往各部门根据自己的情况进行整体立卷，缺乏统一的标准，文书档案、电子档案以及实物档案等方面基础建设不牢固，很多资料缺失，不同的专职档案人员发生岗位变动，交接不顺畅，从而影响宏观管理水平。此外档案利用程序比较繁琐，信息化管理程度较低，影响使用效率。

二、加强机关档案规范化管理的具体对策

1.结合政策要求，进一步完善机关档案规范化制度体系，并加强过程监督。一方面要加强资金投入，确保有专门的经费开展档案规范化建设。同时，提高档案规范化建设重视程度，将档案管理工作纳入到单位管理基础工作的重要组成部分进行科学部署和安排，统筹推进。结合政策要求，制定完善的档案管理制度体系，明确图书馆，走进图书馆。三是创新人才管理。在当前知识经济时代，图书馆事业的发展，应把人才队伍建设放在首位。要加大人力资源的投入和培养，建立完善激励机制，不断培养人才，吸引人才，留住人才。2.丰富图书馆服务内容。服务工作是图书馆工作的永恒主题，图书馆特别是县级图书馆，要不断丰富服务内容，提升服务质量。一是依托丰富的馆藏资源，聘请专家学者举办各类科普讲座、读书报告会、学术沙龙、专题咨询以及摄影、书法、美术展览等，为广大读者提供动态服务，进而普及科学知识，扩大社会影响力，彰显图书馆的作用。二是充分利用图书馆设施，为社区群众提供文化交流场所。在图书馆的会议厅、展览厅，利用先进网络、通信、投影等设备，组织社区居民群众以及中小学生、老年人等举办培训班、研讨会、茶话会等活动，充分发挥各种设施的使用价值，营造良好文化氛围，增强图书馆社会效益。三是设立亲子阅读室，增进儿童和父母感情，促使亲子关系，对于少年学生，图书馆可为他们提供自主学习场所，并且可通过招聘志愿者为其进行学业的辅导。四是为残疾人提供服务。专门培训为残疾人服务馆员，使其熟悉残疾人心理知识，学习手语和盲文等，同时提供盲文书、书刊录音唱片等，使残疾人享受更多人文关怀。3.提高服务工作效率。在图书馆读者服务工作中，服务人员是核心主体，要不断提高服务人员综合素质，加强文化教育以及职业道德培训，提高其服务水平和服务责任感。服务人员要切实做到以“读者”为本，加强与读者间沟通交流，充分了解读者需求。要用心为读者服务，树立优质化服务理念，不断扩展服务知识，端正服务态度，创造和谐、安静的学习氛围，提升服务工作效率。4.借鉴先进图书馆经验。在信息时代，资源共享是必然发展趋势，县级图书馆管理者要树立走出去思想，积极向先进图书馆借鉴经验，结合自身情况进行改进、优化。要与先进图书馆积极建立良好沟通机制，在借鉴先进经验的同时，实现信息共享，信息互通，从而为读者提供更加优质阅读服务。在图书馆发展过程中，提升读者服务质量是永恒课题，同时也是发展的主要瓶颈，县级图书馆要不断提升读者服务意识，丰富读者服务内容，创新读者服务形式，提高整体服务水平，为广大读者提供更好的服务。

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作者:洪斌 单位:黑河市卫生和计划生育委员会