医院招投标档案管理与规范化管理策略

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[摘要]现阶段，随着医院就医患者人数的不断增多，医院经营规模逐步扩大，招投标项目也随之增多，使得招投标档案管理在医院院务公开、基建项目管理以及内部管理中的作用日益凸显。该文从分析医院招投标档案的特点入手，对医院招投标档案管理存在的问题进行分析，并提出规范化管理的策略，期望对提高医院招投标档案管理水平有所帮助。

[关键词]医院；招投标；档案管理；规范化

医院招投标工作是医院满足医疗服务所需的一项重要工作。大部分医院设置了招投标办公室，专门负责招投标工作，严格执行招投标规范程序。但是，医院却未对招投标档案管理引起足够的重视，在档案管理中普遍存在着管理制度缺失、档案资料收集不完善、档案信息化建设滞后、档案人员素质不高等问题，严重影响着招投标档案管理水平的提升。加之，医院招投标档案具有系统性、多样性和分散性的特点，与一般档案相比其管理的复杂程度更高，进一步增加了档案管理工作的难度。为此，医院必须转变传统观念，明确招投标档案管理在医院内部管理中的重要性，将招投标档案管理贯穿于招投标项目实施的全过程中，对招投标档案实施规范化、标准化、信息化管理，进一步提升招投标档案的管理效率和水平。

1医院招投标档案的特点

医院招投标档案是指在招投标过程中形成的各类资料，与其他类型的档案资料相比，招投标档案具有特殊性，具体体现在以下3个方面。1.1系统性。医院的招投标与建设工程的招投标存在较大的差异，这是因为医院在开展招投标工作时，是以单个的项目、具体的医疗设备作为一个独立的单元展开的，与项目有关的资料具有较强的系统性。医院进行招投标的过程中，任何的程序均会形成内容各不相同的材料，每一份材料都有自身的价值和作用，缺一不可。现阶段，国内医院的招投标档案主要包括以下内容：招标申请、院领导意见、具体的工作方案、招标邀请书、技术要求及参数、各类表格（评分表、汇总表、价格分析表等）、招标公示及中标通知，与医院招投标工作有关的案卷具有较为完整的系统性。1.2多样性。与建设工程项目相比，医院的招投标项目更多、种类更加繁杂，归属于设备采购的有核磁共振成像设备、彩超类设备、透析设备、X光机、动态心电图设备等等；归属于物资管理部门的有各类办公用具、卫生耗材、医疗科室耗材等，其中涵盖数百个种类；归属于后勤管理部门的有锅炉设备更新、燃煤采购、车辆维修和专业养护、病患服装及被褥洗涤、装修改造、食堂承包等等；归属于药事委员会的有药品、药剂的招投标等。医院的招投标囊括了从基建到物资等所有内容，每一项招投标都会产生相应的资料，由此使得医院招投标档案工作呈现出多样性的特点，对档案管理工作提出了更高的要求。1.3分散性。在医院的各个职能部门中，招投标委员会并非常设机构，大部分招投标工作都是由招标办公室全权负责。而具体的项目采购则是由相关的职能部门负责管理，如大型医疗设备采购由设备管理部门负责。在这一前提下，医院招投标项目所产生的档案材料，全都分散在各个职能部门当中，由此使得档案具有了分散性的特点，这样一来，给招投标档案的集中管理带来诸多不变，从而影响了档案管理效率和水平的进一步提升。

2医院招投标档案管理存在的问题

2.1招投标档案管理制度缺失。医院未对招投标档案管理建立起相应的管理制度，导致档案管理工作缺乏有力的执行依据。在缺乏规章制度约束的情况下，招投标工作人员和档案管理人员未能明确自身的工作职责，对招投标档案管理形成了片面认识，易出现工作推诿情况。同时，在招投标档案管理中，医院各部门之间没有执行档案资料交接程序，只是对档案资料进行简单收集和整理，缺少对资料内容的审核和鉴定，易出现档案资料管理混乱的情况。2.2档案资料收集不完整。医院招投标档案管理缺乏长效运行机制，没有将管理工作贯穿于招投标的全过程中，致使档案资料收集不完整。如，部分医院档案管理部门没有将招投标文件资料列入归档范围内，使得招投标文件资料未能得到系统化保管，易出现遗失、损坏等问题；部分医院的招投标项目复杂，涉及诸多部门科室的共同协作，但是在实际招投标的过程中，这些部门科室各自为政，缺乏统一管理。尤其在资料文件管理方面，各个部门科室自管资料，经常出现资料未能及时上交的情况，造成资料归档不完整；医院在重大项目招投标工作中，如大型基建项目、大批量医疗物资采购等，招投标管理部门只重视重要资料文件的收集，而对一些小设备、辅助材料的招投标资料收集并未引起重视。2.3档案管理人员素质不高。医院招投标档案管理工作缺乏专业人员专职负责，在实际工作中，档案管理人员通常为兼职人员，这些人员主要负责招投标工作，并兼职负责招投标文件资料的收集整理。由于兼职工作人员只熟悉招投标业务，不熟悉档案管理专业知识与技能，加之医院档案管理部门缺乏对兼职工作人员的业务指导，从而导致档案管理质量偏低。同时，在招投标档案的借阅环节，医院没有落实完善的借阅程序，档案管理人员也未曾认识到招投标档案保管的重要性，所以档案管理人员经常会在审批手续不全的情况下向部门科室或人员调阅档案资料，威胁到档案资料的安全性。

3医院招投标档案规范化管理的策略

3.1建立健全招投标档案管理制度。医院招投标档案管理工作的开展需要有完善的制度作为保障，因此，应结合医院招投标项目的特点，建立健全招投标档案管理制度，对各个职能部门所应承担的管理职责加以进一步明确，针对招投标档案的归档日期及内容编制相应的规定，并设立专门的档案室，对招投标档案进行集中保存，档案管理人员应做好档案的登记、接收等工作，同时应按照档案的内容进行分类整理，装订入卷。为避免档案受损，应做到防火、防潮、防盗等措施，确保招投标档案的安全性和完整性。此外，在招投标档案管理制度中，应对具体的操作流程进行规定，定期检验招投标档案，若是发现其中存在问题，则应找出原因，并采取有效的方法和措施进行处理，避免问题扩大。3.2落实招投标档案管理机制。医院要建立起招投标档案管理长效机制，确保档案管理工作规范化、系统化开展。①提前介入机制。医院可以按照招投标执行系统的性质，由总务部门、医疗设备采购部门以及药剂管理部门，负责相关文件的起草，并对具体安排招投标的过程进行控制。同时，可采取分期、分批的方法，在招投标的实施阶段对档案进行收集整理。②规范档案归卷程序。为保证招投标档案的完整性和安全性，应当对档案的归卷程序加以规范。可遵循平时归卷的原则，确保档案的准确性，从而使其法律凭证作用得以充分发挥。相关职能部门在招投标工作完成后，应对具体的材料进行整理，发现问题及时修正，以此来提高档案管理的规范性。③规范档案管理内容。招投标档案管理内容要涵盖纸质文件、光盘等多种载体形式，对档案资料进行合理分类，包括招标文件、投标文件、评委抽取登记表、评标资料、中标通知书等，以便备查之用。3.3加快档案管理信息化建设。在网络信息时代到来的今天，医院的招投标档案管理工作应当与时俱进，对信息化技术进行合理运用，加快构建档案管理信息化系统，借此来提升招投标档案管理效率。医院可将现有的纸质档案通过数字扫描仪，变为数字档案，然后存储到档案管理系统当中，这样不但便于档案的保存，而且还能节省空间，更为重要的是，可以使档案管理变得更加规范和高效。在对档案进行信息化管理的过程中，系统的安全性尤为重要。为此，档案管理人员应当定期对杀毒软件进行更新，下载补丁，处理系统漏洞，为档案存储提供一个安全的环境。同时应当对网络服务器及相关设备进行定期检查，运用网络监控技术及各种有效的安全技术措施，如加密处理等，增强招投标档案的安全性，避免重要的信息外泄，给医院造成不必要的经济损失。此外，为使招投标档案的作用得以充分发挥，应实现档案信息共享，通过建立招投标档案数据库，提升档案的利用效率。3.4加强档案管理队伍建设。医院必须加大档案管理人才的培养力度，打造一支综合素质高、业务能力强的档案管理队伍。①应当使招投标档案管理人员具备较强的法律意识，这是因为医院所有的招投标项目都是依法运作的采购活动，因此档案管理人员必须以法律法规的要求为立足点，在实际工作中，应当遵守相关的法律规定，如招投标法、档案法、政府采购法等等，依法进行档案管理。②档案管理人员必须具备良好的职业道德素养，做到不计较名利，发扬不辞辛劳的工作作风，在自己的工作岗位上默默无闻地奉献。③招投标档案涉及医院内部的多个部门，为做好档案管理工作，档案管理人员应当具备较强的沟通与协调能力，确保此项工作的有序进行。

4结论

综上所述，医院在运营管理中要认识到招投标档案管理的重要性，深入、持续、有效、规范地开展招投标档案管理工作，严格落实招投标档案管理制度和管理机制，为医院建设发展提供详实的资料。医院要将招投标档案管理作为院务公开、廉政建设以及经济管理的基础性工作，纳入到档案管理工作体系中，不断提高招投标档案管理水平。

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作者:宋颖 单位:山东省聊城市人民医院