医院电子档案规范化管理策略

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摘要：医院科研工作有其自身的特点，发现医院电子档案管理工作中存在的问题，制定解决方案。本文根据电子档案管理工作中产生的问题，探讨相应的解决办法，提出电子档案规范化管理的策略，从而推动电子档案规范化管理不断发展。

关键词：医院;电子档案;档案管理;规范化管理

当前，医院电子档案管理工作存在不少问题，包括没有明确各自的责任，没有认识到电子档案管理的重要性，管理制度不完善不规范，档案管理的配套设施不完备，电子档案管理人员的业务能力有待提高。这些问题应成为医院推进电子档案管理工作改革的重点。针对以上问题，为适应当前医院对电子档案充分利用的需求，应加强建设医院的电子档案管理网络体系，完善有关于电子档案管理的制度，对电子档案管理工作加大投入力度，以及加强培训提高管理人员业务素质，从而提高医院电子档案规范化管理水平。现代医院是国家服务大众的重要单位，是社会经济平稳发展的不可或缺的保障。在现代医院中有序开展各项专业性很强的工作，依靠的是一整套科学有效的管理系统。现在，医疗等公共事业越来越得到大家的重视，人们更加关注自己的健康问题，所以对医疗服务的需求会越来越大。人们在不断提高生活水平的同时，会更加看重医院的医疗水平。信息技术的高速发展，推动着医疗技术以及与医疗相关信息技术迅猛发展。传统的医院档案载体是文书文档，随着档案管理中出现新的内容，提出新的要求，当前的档案载体模式已经发展到更加丰富的程度。医院档案管理中的重点问题是电子档案管理的质量问题。建立现代化的医院档案管理模式，是实现医院档案管理现代化的必由之路。本文通过探讨当前医院电子档案管理中存在的问题，提出电子档案规范化管理的相应策略。

1医院电子档案管理中存在的问题

1.1档案管理没有明确责任，存在交叉管理的现象。医院的行政办公室一般都设置有综合档案室，负责档案管理的工作，管理的档案种类包括文书档案、人事档案、会计档案、科技档案等。医院因其行业自身的特点和历史传统，各类档案分别由不同的职能部门来保存和管理。病案室一直承担医疗病历档案的管理工作。各业务科室则负责保管各种临床资料档案，包括X线档案、检验检查档案、病理切片档案、影像检查图文档案，以及在日常工作中产生的电子文件资料。信息科承担着电子病历和与医疗相关的电子网络信息资源的管理工作。由此，同一个医疗单位中的档案管理工作被分割成多个部分，由不同的部门分别执行，这种管理方式使得档案管理没有形成一个统一调度中心，最终导致管理工作中出现效率低下、交叉管理、落实不到位等问题。1.2缺乏电子档案管理意识，没有完善的管理制度。目前，有的医院已经设置了专门的档案管理工作职能部门，但现实工作情况却并不令人满意。存在的问题主要有不分场合随便存放档案资料，整理归纳档案不及时，档案资料因种种原因导致缺失或损坏。这都是缺乏档案管理的自觉意识造成的。医院的主要工作是为病人提供医疗服务，传统观念认为提高医疗技术水平更为重要，这往往导致忽视档案管理工作的重要性。由于没有对档案管理工作进行专门培训学习，宣传的力度也不够，所以对档案管理工作的重要性普遍认识不足。同时，没有制定医院电子档案管理的工作标准和工作范围，这导致医院档案管理工作没有形成制度，而良好的管理制度是提高管理水平的重要保证，因此档案管理水平无法满足医院对档案管理的要求。1.3电子档案管理不规范，存在缺失和损坏现象。因为医院的电子档案由不同的职能科室分别管理，各自的管理方式存在较大的差异，没有形成统一的档案管理工作的规范化标准。当前的电子档案主要是存储在计算机中，而计算机的管理也有较为复杂的工作流程，包括网络安全设置、防范病毒入侵、设定管理权限、存储档案资料和妥善保管机房等，目前这些工作都不太完善。电子档案管理工作主要包括按照要求收集档案资料，然后进行整理，再进行归档备查。由于没有完全具备档案管理工作的相关知识，电子档案经常出现缺失和损坏的现象。1.4档案管理人员素质还有提升空间。医院在人才培养方面更多的是注重医疗技术人员水平的提升，往往忽视了对档案管理人员素质的培养。医院档案管理人员的文化程度相对较低，缺乏较多的医疗技术知识，部分人员对医疗管理流程不熟悉，对电子信息技术和档案专业知识掌握不充分。这些都造成档案管理工作质量落后于时代的要求，严重制约了医院档案管理工作水平的持续提高。究其原因，主要是提高档案管理工作人员素质的意识有待加强，投入的力量不够。1.5档案管理硬件设施落后。电子档案是伴随着数字化信息技术而产生的。电子档案是以数字化的形态存储在计算机的存储介质中，人们通过计算机的显示器看到电子文档的输出形态，比如文字或图形。这些文字或图形还可以通过打印、扫描等方式来呈现，因此，电子档案离不开计算机硬盘、显示器、打印机、扫描仪等硬件设备的支持，否则电子档案无法保存下来，也无法被直接使用。计算机和相关网络设备是实现医院电子档案管理工作顺利进行的基本设施。目前，绝大多数医院已配备计算机和网络设备，许多科室之间已经联网。但是，普遍存在的问题是没有实现全网的统一规范化管理，各科室硬件设施水平参差不齐，无法满足电子档案管理对计算机和网络技术的要求，由此与电子档案管理相配套的硬件设施还处于相对落后的状态，管理水平也相对较低。

2提高医院电子档案规范化管理水平的策略

2.1不断完善医院的档案管理网络。医院每天需要处理大量的档案信息，种类繁多，这正是高端信息化技术的用武之地，有必要建立一个基于数据库的真正无纸化的工作模式。建立三级档案管理网络可以保障医院档案管理工作的顺利进行，由此把医院、档案室、各科室这三级完整地统一在一个管理体系中，医院电子档案管理的责任、规范和路线得到明确。这样建立起的管理模式具备统一的领导、制度、机构、操作、保管，各相关部门的档案管理工作处于监督之下，提高了自觉意识。这种管理模式使得电子档案保管工作，既安全，又完整，且规范，还保证了在网络空间中能够统一设置信息资源的共享和权限。通过医院电子档案管理系统将电子档案与其他信息分开管理。管理工作分别由综合档案室和信息科承担。综合档案室负责管理各门类不同载体的档案，并将这些档案资料分门别类进行整合统一管理，同时还负责全面监督、检查和指导医院的档案管理工作。信息科负责管理医院病案统计资料、计算机设备和图书资料。两个部门之间分工明确，协同配合，齐抓共管。2.2建立规范的电子档案管理制度。完善的管理制度是提高医院电子档案管理工作水平的重要保证。医院的电子档案管理制度是动态管理制度，包括电子档案的收集、整理和归档的制度，电子档案的保管制度，电子档案的使用制度。这些制度还应涉及电子档案的保存时效、档案归纳的范围、档案的使用方式等内容。医院的岗位责任制和人员考核应与档案管理制度相关联，使医院的档案管理工作得到全面重视。建立相对健全的电子档案动态管理制度，可以推动医院的电子档案管理流程向科学化、规范化迈进。2.3加强培训，提高档案管理知识水平医院电子档案管理方面的知识，主要包括医疗工作的规律和流程、信息化技术、网络风险防范、医疗管理等。由于当前信息技术方面的应用更新较快，档案管理人员需要经常学习最新的知识。，才能跟上时代的步伐。档案管理人员只有熟练掌握关于数字化医疗信息技术、信息化医疗管理、信息化设备、网络安全防范等知识，才能胜任医院的电子档案管理工作任务。应培养一线科研人员对电子档案的重视度，保证电子档案被完整收集和保存下来。与档案管理有关的人员，要加强档案管理法律法规和医院档案管理制度方面的学习，全面了解和掌握档案管理的相关知识，提高自身的工作素质。2.4对档案管理工作投入更多资源。医院电子档案管理工作与医疗安全密切相关，档案资料的完整性关系到医院教学、科研工作的顺利进行。电子档案管理工作越完善，档案资源就能被更充分地使用，档案管理的意义就更加体现出来。因此，医院应该对档案管理工作投入更多资源，包括硬件和软件两方面的投入。硬件方面应配备高性能的计算机、扫描仪、复印机、刻录机和存储设备等。软件的配置应重点考虑保障网络的安全运行，包括高级别防火墙、文件加密软件等，电子档案在网络中的安全传送才能保证整个管理系统的正常运行。

3结束语

当前，信息技术正在加速发展，这为医院电子档案的规范化管理建设带来了契机，由此推动了医院的档案管理工作。创新驱动是当今时代的发展动力，医院的档案管理工作应顺应时代要求，将更多的新思想、新方法、新手段应用在档案管理中。档案管理人员应跟上时代趋势，通过不断丰富自己的知识，提高自己的管理水平，加强培养创新的精神，努力改进自己的本职工作，与医院对档案管理工作的要求相适应，配合医院的其他业务，为医院事业的全面发展尽职尽责。

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作者:宗静娟 单位:南阳市中心医院