机关档案规范化管理探讨

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摘要：档案管理是机关工作的一项重要内容，涉及事项很多，工作较为繁杂，需要不断提升规范化水平。对此，档案管理人员应尽快转变思想理念，跟上时展步伐，创新机关档案管理工作方法，加快信息技术、网络技术、数字化技术的应用，提升机关档案管理工作效率，为今后的查询与利用提供便利，确保真正发挥出机关档案的应有价值。

关键词：机关；档案管理；规范化

机关档案具有较高的保存价值，需要不断提升管理工作的标准化、规范化和科学化水平。但是从现阶段情况来看，很多单位仍然采取手工方式管理机关档案，在档案存储过程中，也以手工摆放为主，查找时会浪费大量时间与精力，甚至部分单位对一些业务性档案的管理，基本上由相应科室负责，这样不利于机关档案的集中保存。对此，我们要充分认识到机关档案管理工作的重要性，积极探索更加有效的方法，让机关档案得到规范化管理，为机关单位的发展作出贡献。

一、机关档案管理工作现状及存在的问题

当前很多机关档案主要通过手工操作的方式来管理，除了要做大量的整理、归档工作以外，也为今后的检索带来不便。一些单位为让重要档案得到有效保护，会实行两套档案管理制度，导致在财力、人力和物力上的浪费。随着时代的快速发展，传统档案管理模式已经不能满足新时期要求，机关档案管理工作也更加注重速度与效率，这点需要尽快改进。对档案管理人员而言，必须具备较高专业能力，才能将机关档案管理做好。但是很多档案管理人员一般身兼数职，在机关档案管理工作上投入的时间与精力不足，加之人员变动比较频繁，也让这项工作无法稳定、持续开展。档案管理人员素质参差不齐，导致归档文件发生各种各样的问题，不能让机关档案得到规范化管理。个别档案管理人员对机关档案认识还停留在保密层面上，认为只有管理好机关档案即可，从而忽视了整理与分类工作。这使机关档案管理工作非常混乱，既不利于今后的查询与利用，也很难真正体现出机关档案的价值。

二、加强机关档案规范化管理的策略

（一）激发档案管理人员的工作热情。机关档案管理工作比较单调、枯燥，加之不注重创新工作方法，主动服务工作途径较少，从而让机关档案管理工作显得死气沉沉，毫无活力。对此，机关档案管理部门要引起高度重视，尽快转变档案管理工作理念，要从以往的事后收集材料逐步转变成事前介入和事中参与。一是严格实行激励机制。要将竞争激励机制引入到机关档案管理工作中，消除机关档案管理部门长期存在的“铁饭碗”现象，通过公平竞争与择优上岗的方法，逐步形成优胜劣汰的良好局面。这样才能切实增强档案管理工作人员主动意识，督促他们认真开展工作，将自身的最大潜能发挥出来，提升机关档案管理工作的规范化水平。二是转变思想理念，将自身价值体现出来。由于一些档案管理人员不清楚自身职责，对机关档案管理工作重要性认识不到位，很多时候都只是在应付工作，不清楚自身为社会所产生的影响。对此要抓好宣传工作，加大对档案管理人员的教育力度，不断提升他们的工作能力，能够明确工作目标，产生出较强的工作热情。这样才有利于机关档案规范化管理工作顺利开展，并创造出更大的价值。（二）加强机关档案合理硬件与制度建设。机关档案类型众多，主要包括文书档案、业务档案、纸质档案以及电子档案等，为提升规范化管理水平，应该尽快对档案管理制度予以完善。一是从《中华人民共和国档案法》的相关规定出发，将所需硬件配置齐全，建立专门的库房存放机关档案，同时设置专柜，整齐排列，规范管理，完善检索工具，为今后查找提供便利。库房要常通风，保证整洁卫生，禁止在库房中吸烟，防止出现火灾，切实将防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘及防光等措施做到位，延长档案使用寿命。二是完善机关档案管理网络。要加强领导与规划，制定机关档案管理工作总体要求，建立与之相应的管理制度，为机关档案管理工作提供有效的督促与指导。要安排专人对文书、业务等档案进行管理，并主动深入各个科室，全面掌握其主要业务活动状况，提出统一、规范的立卷要求。这样各业务科室才会主动形成有较高保存与利用价值的文件材料，可以及时立卷与归档。在文件材料归档以后，应加强其历史联系，将保持价值严格区分开来，分类整理，立卷和案卷标题也要确切、简明，为保管与利用提供便利。三是对档案借阅手续提供严格规定，这样可以避免出现机关档案随意借发的情况，为机关档案的完整提供可靠保障。（三）重视机关档案管理数字化建设。将计算机应用到机关档案管理工作中，能够随时输入与更改，提升存储的密度，避免对空间造成浪费，这样机关档案将得到长期保持，也不容易出现破坏的问题。加快机关档案管理数字化建设，内部局域网能够提供网上查阅功能，让机关档案信息变得更加便捷。利用计算机收集与上传资料的过程中，必须认真进行分辨，提升信息录入的可靠性与准确性，要通过严格审查以后，才能将档案材料进行归档。材料在上传以后，应提升材料的保密性与真实性，对开放性档案而言，应确保只能可读，不能进行下载与修改。此外，还要注重安全性问题，通过配置高效防火墙，防止出现非法入侵的情况。同时，及时对病毒库进行更新，做好数据库加密工作，对重要数据信息进行备份，将用户权限设置好。这样机关档案管理数字化建设才能顺利开展，为实现规范化管理打下基础。（四）改进机关档案管理工作方法。因为思想上不重视机关档案管理工作，造成工作方法也长时间得不到优化，仍然以传统的档案管理模式为主，为机关档案的准确性、真实性和完整性带来不利影响，也不能提升规范化管理水平。对此，我们需要对机关档案管理工作广泛进行改进，确保其更加规范与科学。一是档案管理人员要采取纸质、电子版和声像等形式存储机关档案，这样在某个形式的档案资料出现丢失以后，有其他备份的资料，让机关档案的完整性不受到影响。二是在机关档案的收集、整理及归档等环节上，要确保某个系列机关档案资料具备连续性特征，以此提升机关档案管理工作的规范化与科学化水平，更好地为机关档案事业发展服务。三是要打造档案统计系统、档案检索系统和档案借阅系统，做到机关档案资料的清晰明了，避免出现丢失、破坏等问题，让机关档案资料能够长久保存下去，为机关单位的发展提供决策作用。

总之，机关档案管理是一项复杂、系统的工作，为提升规范化、科学化水平，需要我们充分认识到机关档案管理工作的现状，不断改进管理工作方法，才能提升机关档案的利用率。因此，在信息时代背景下，我们还要将各种现代化技术利用起来，建立相应的管理制度，激发档案管理人员的工作积极性。只有这样，才能让机关档案管理工作更加规范、有序地进行，为机关单位的进一步发展奠定良好的基础。

参考文献：

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[4]张莉.浅谈机关档案的规范化管理措施[J].黑龙江档案，2013(1):103.

作者:俞燕 单位:济南市农业机械推广站