档案规范化管理及优化策略

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【摘要】随着信息化建设的不断推进，社会的不断发展，事业单位档案管理工作日益重要。事业单位应该顺应新时代的要求，与时俱进，不断创新，不断改革，利用互联网计算机技术等新的科学技术，用开创性思维和方法重新审核档案管理工作，不断完善档案管理工作，使事业单位档案管理更加规范。

【关键词】事业单位；档案；管理；优化策略

事业单位档案储存了本单位真实的历史资料，真实记录了工作人员在工作中产生的有价值的资料，是事业单位工作执行的依据和标准。规范化的档案管理工作有利于提高单位的工作效率，提高档案的利用率。本文重点探讨了事业单位档案管理的特征、规范化管理的重要性及内容，并针对存在的问题提出了优化建议。

一、事业单位档案管理的特征

事业单位档案管理具有公共服务性和保密性。首先，事业单位是一种公益性组织，保存的各类档案汇总了社会各行各业的信息。事业单位通过档案管理对这类无法自动参与市场资源调配的社会信息进行管理。事业单位的公益性决定了其将为社会无条件地提供档案信息的查询、咨询和借阅服务，秉承为社会服务的宗旨。其次，事业单位是我国重要的信息管理机构之一，其存放的档案具有保密性，主要服务于国家机关，为其提供档案信息和管理支持。

二、事业单位档案规范化管理的重要性

（一）促进单位发展。事业单位档案管理记录了员工的信息，是单位发展的重要基础。衡量事业单位管理能力的标准之一是档案管理的规范化。档案管理水平的高低对领导了解单位运行状况和作出决策有重要的作用，因此应提升档案管理的规范化程度。为加强事业单位档案管理工作，如实反映单位的发展状况，应不断创新管理理念，探索有效的管理途径。档案管理的规范化能够提高事业单位的竞争力，促进单位的健康持续发展。（二）提供参考依据。事业单位的档案资料包含员工的信息资料和单位发展的历史过程，体现了对单位的集中管理。档案能够合理地评价事业单位的管理水平，通过查询相关档案信息，为事业单位后期工作提供参考依据，进而制定出有利于单位发展的决策。

三、事业单位档案规范化管理的内容

（一）收集阶段。档案收集是档案管理工作的第一步，其质量关系着后续工作的开展。收集的档案数量少或内容不真实都会影响档案的整理及鉴定，进而影响单位的正常发展。首先应加强本单位各部门工作人员之间的交流，明确档案收集的内容和流程，严格按照本单位归档文件管理制度以及档案材料收集范围和保管期限表的要求，定期收集本单位形成的文书、业务、基建、会计、音像、照片图片等各类档案材料以及个人形成的工资晋升、年度考核、荣誉证书、学历学位材料、政审材料、职称材料、培训材料、出国等各类档案材料，确保本单位各类档案材料的完整性。其次整理入卷进行移交。（二）整理阶段。把收集的材料通过分类、组合和编制对档案内容进行整理，使其更加清晰化和条理化。无序的档案管理影响后续的查阅，导致利用率下降。因此整理档案时，应对收集阶段的工作质量进行确认，合格后再编目进行系统整理。（三）鉴定阶段。根据其固有价值大小确定档案的保管期限，对于保存价值不高的进行及时销毁。档案的价值取决于其是否能促进单位的健康持续发展。（四）保管阶段。档案的保管质量影响其规范化管理，保管的失误会使档案的利用率降低。高效化的保管会提升档案的价值，提高档案的利用率，低效化的管理会造成信息的泄露，影响事业单位的健康发展。档案的管理应该环环相扣，档案管理人员和保管人员应相互沟通，确保其有序开展。

四、事业单位档案规范化管理优化策略

（一）提高认识。事业单位各级领导和职员应高度重视档案管理工作，加大对档案管理工作的重视力度是档案规范化管理的前提。因此，应该加强档案管理工作的宣传力度，使本单位人员进一步认识和了解档案管理，意识到档案规范化管理的重要性。应配备专人管理档案，制定奖罚分明的长效机制调动工作人员的积极性。还应该加强对档案管理工作人员的管理，定期听取其工作进度报告，对于存在的问题及时总结。（二）健全制度。制度具有规范性和约束性，发挥制度作用的同时应确保制度的有效性、稳定性和长期性。要想提高档案管理的规范化水平，就必须建立规范化的制度，以制度为准绳，引导其规范化发展。首先完善相关制度，以其为依据，推进档案管理工作规范化。同时应及时清理过时的制度，根据时代的需要建立适合本单位发展的档案管理制度，坚决杜绝不规范的档案管理行为。其次，应建立科学合理的监督机制，对档案管理工作进行全面监督以引导其朝着规范化的方向发展。（三）加强培训。先进的档案管理工作能提升单位的运行效率，促进单位发展。目前很多事业单位工作人员缺乏耐心，忽视档案管理工作，使档案失去了其应发挥的效应。事业单位领导班子应该加强档案管理人员的培训，提高他们的认识，使其认识到档案管理规范化的重要性。为强化档案管理工作的地位，可以定期举行相应的评比活动，调动工作人员的积极性。与此同时，应该加强档案相关知识的培训，聘请专业化的档案管理人士定期到本单位进行培训讲座。（四）配套现代化。信息时代下，计算机越来越普及，计算机技术的应用能够提高档案管理效率，更好地归档，为单位决策人员提供更全面更系统的信息。事业单位可以通过计算机建立档案共享平台，方便对档案资料的查询和利用。为提高档案信息的全面性和清晰性，应充分利用计算机搜集记录涵盖文字、影音和图像的档案信息。应配套先进的硬件，并加强对档案管理工作人员的相关培训，提升工作质量和效率。（五）加大监管。部分单位忽视档案管理工作，对档案管理工作监管不到位。要想提高档案管理规范化水平，提高档案管理工作的质量，应该不定期地检查档案管理工作人员工作状况，注重档案的核查，加强监管，发现问题及时指出并督促其改正。对于工作优秀的档案管理工作人员应给予表彰，并鼓励其他人员以其为榜样。此外，还应建立督查小组，专门检查档案管理工作，为其规范化发展提供保障。

五、结语

事业单位档案规范化管理在档案管理中扮演着十分重要的角色，规范化的档案管理可以提高单位工作的质量和效率，为单位的运行决策提供正确的方向。为了更好地适应时代的发展，更好地迎接新的挑战，事业单位档案规范化管理必须进行优化，与时俱进，为单位和社会的发展增油添力。

【参考文献】

[1]李亚红.事业单位档案管理规范化路径探讨[J].办公室业务,2016(17):109.

[2]肖艳艳.新时期办公室档案管理规范化研究[J].办公室业务,2016(10):83.

作者:张艳菊 单位:德州市农业科学研究院