房产档案规范化管理措施

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摘要：由于住房改革的不断深入,再加上房地产交易的日益频繁，这使得房地产档案的重要程度正在不断增加。房地产档案属于原始记载资料的一种，其内明确注明了房屋的自然属性使用情况与其使用情况，重要性是不言而喻的。

关键词：房产档案；管理；规范化

1前言

房产档案作为房屋权属信息的主要记录方式，其需要详细记录下房屋产权状况与各种相关内容，所以房产档案需要具有非常强的法律效力,其内容的记录也需要具有一定的专业性。同时随着时间的流逝，房屋或许会由于赠与、交易或者是继承等情况而出现产权变化，并且由于土地分割、房屋翻建或者是拆迁行为的发生也会造成房屋的各项信息出现变动，所以需要对房产档案进行规范化管理，以保证其真实性以及全面性。

2有序开展房产档案的收集以及整理工作

在进行房产档案管理时，首先需开展房产档案的收集以及整理工作，并保证这两项工作的规范性。其中在房产档案的收集方面，为了保证收集质量需要制定以及明确相关的管理规范，制定工作流程，并明确各个工作人员的职责范畴，另外还需要科学的划分为范围与其分类等。另外档案收集部门一定要注重其和其他部门之间的相互联系，并及时的转移相关档案资料，以使档案资料收集能够有序正常开展。若是档案收集阶段其出现了档案内容不完整或者是字迹不清晰等问题，则收集人员需要重新进行档案的整理,避免档案内容出现不清晰完善情况。档案资料收集工作具有非常重要的意义，其直接影响到后续工作的顺利程度，所以一定要使房产档案资料具有真实性、全面性以及完整性。在整理档案资料时，一定要保证整理行为的规范化，这就需要形成系统性较强的资料库，同时根据相关规定要求来整理档案信息。此时需要科学的分类以及筛选各个档案资料，并根据一定的顺序整齐排列资料，之后需要妥善装订各个资料。在整理资料的过程中还需要适当添加图片、照片等信息，一方面使档案资料内容更具有真实性，另一方面也使资料内容更为丰富。

3对管理人员进行教育培训，提升其专业技能以及素质

房产档案收集以及整理工作主要是由管理工作者来完成，其道德素养以及专业技能将会直接影响到房产档案的管理质量，再加上各种新兴技术已经应用到房产档案管理过程中，所以一定要通过有效的教育培训工作来提升管理人员的工作能力以及道德素养。教育培训工作可以通过多种方式开展，比如说高校进修、专家讲座、趣味竞赛等等。但若只通过教育培训工作是远远不够的，管理人员还需要通过不断的学习来掌握更多的知识方法，了解房产档案的各方面知识，科学合理的运用各个档案学科新技术以及新理论，从而使档案管理工作更具有规范化以及科学性。另外还需要引进投入竞争激励机制，制定奖惩策略，使管理人员产生工作的积极性，可以自觉保证工作的正确性，自觉遵守相关的条例规定。

4通过数字化技术开展房产档案管控工作

现在我国已经进入到数字化社会之中，数字化技术已经融入到人们生活的方方面面，为了跟得上时展，提升房产档案管理效率，有必要将数字化技术应用到其中。为了实现房产档案内容的信息化、数字化，管理人员需要通过扫描仪以及计算机等各种先进的设备仪器来使档案信息内容可以转变为数字化信息，之后再将其直接存储于计算机系统中便于查询以及管理。由于房产档案本身具有一定的特殊性，所以在对其进行数字化处理时需要注意以下几方面内容，也就是房产的客观信息、原始信息以及变更信息、限制信息，其中客观信息指的是该房产所具有的自然形态，可以将其和其他房产划分出的不同之处了；原始信息指的是原始登记信息；变更信息指的是房产在通过多次变更之后的登记记录；限制信息指的是房产再被政府部门或者是相关机关单位查封或者是典当之后所形成的限制交易资料。信息材料可以说是开展档案管理的第一步，通过多种现代化设备已经投入使用在房产档案管理部门中，并已经起到了很大的效果。过去管理人员必须要通过手动录入的方式来记录下各个档案信息，录入慢且查询不方便。现在通过扫描仪等设备来录入纸质卷宗，可以保存在纸质卷宗的原有形态，对于那些已经模糊、不易扫面的文件资料可以利用照相机来对其进行拍照，通过图片的方式来存储各个文件，之后通过文字说明较为不清楚的部分。在通过扫描仪等设施收集好资料之后，管理人员还需要对资料进行一一对比，保证资料的全面性、无误性。总之通过扫描仪、计算机、照相机等设备来成立信息采集平台，可以使信息得到充分的共享，同时信息流通速度也会得到很大程度的提升，通过这些设备的运用能够使原有房产档案信息更具有立体性，内容也更加的丰富，便于今后的整理、使用。为了使房产档案管理工作更具有现代化，提升其管理质量，有必要建立起数据库。一般来说在房产档案管理中需要将其数据库系统划分为四个部分方面，也就是产权产籍综合、政务综合、图形以及实物影像数据库，并基于此建立信息存储处理系统，实现无纸化办公，使管理人员只通过计算机系统即可以管控房产档案。最后档案信息管理机制还需要注重和其他关连平台之间的协同，这是由于房地产档案管理只是房产一个方面，其不仅可以独立自成体系，同时还需要注重和其他平台之间的相互联系，比如说房改房数据平台、自动计费制证机制以及房产管理地理平台等等。所以在设计档案信息管理机制时应当注重其与其他平台之间的相互连接，在有需要的时候可以连接到其他系统、平台中，使数字信息化管理平台的优势充分凸显出来。

5结语

房产档案作为房屋各项信息资料的重要记载以及总结，其可以真实同时全方位的体现于房屋的各方面信息，通过对其进行规范化管理，将各种现代化技术融入到其中，可以实现动态管理，使管理内容以及方式根据有及时性、时效性，使房产档案信息得到了更为有效的管控。

作者:庞志红 单位:青海省海东市平安区房产管理局

参考文献:

[1]何蒙.高校公用房管理存在的问题及解决措施[J].黑龙江科技信息,2011,15:88.