高校试卷档案规范化管理体系探讨

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摘要：高校试卷档案对教学质量的监控和教学改革的决策有重要意义，但是规范化管理的研究不系统。为此文章构建了试卷档案规范化管理的指标体系框架，并对指标进行了详细的讨论和思考，以期为高校试卷文档的建设和管理提供参考。

关键词：试卷档案；规范化管理；指标体系

试卷档案是高校教学档案的重要组成部分，优质的试卷档案对教学质量监控、深化教学改革和管理决策有重要意义，规范化管理是构建教学试卷档案体系的关键[1]。文献上来看，多侧重于考试过程的质量控制或侧重于试卷的卷面分析，对于试卷档案的综合性管理分析和评价还不够深入。

一、试卷档案的价值体现

（一）试卷档案自身的价值

试卷是由命题人根据教学内容及教学过程，根据一定的原则设计，并用于测试学生对知识的掌握程度和获取学生行为样本的重要载体，是教师为实现教学目标做出科学判断和决策的依据。试卷档案用作教学判断或决策时，才能充分体现其价值。试卷档案的价值体现在三个方面，首先试卷成绩的真实性和结果反映了对学生的评价，为指导学生做出判断；其次是试卷的命题、成绩分析结果体现教学质量，为了检测教学效果做出判断；应试环境和评阅标准，为管理提供决策依据。试卷档案管理的科学化和规范化也正是教与学的重要保障，为有效的教学质量提供支持。

（二）院级教学管理评价的组成部分

院级教学管理是学校教学管理的重要组成部分，在实现教学目标的前提下，建立相应的教学管理评价体系以评估院系的管理水平，是实现目标管理、精简放权、管理重心下移的重要手段。试卷档案是院系教学档案的缩影，可以集中反映院系教学管理的工作状态。院系也把试卷档案建设作为指导教学的基本规范，引导教师尤其是青年教师丰富教学理论、提高教学技能、强化教学基本功训练；通过院系之间、年度之间的比较可以查缺补漏，促进管理水平的提高。

（三）试卷档案的社会功能体现

试卷档案体现的是学校教学工作中最基础的内容和最关键的环节，是教学活动的真实记录和客观反映，通过试卷档案的利用和共享，参考、借鉴其他高校的经验可以少走弯路，有利于高校之间建立良好的社会公共关系。不仅如此，高校具有社会背景的大规模考试受到政府、社会的格外重视，试卷档案的真实、完备承载着社会的期望，客观上要求加强管理和规范。

二、构建规范化管理的指标体系

试卷档案如何管理才够规范，如何评价？评价的标准是管理的依据，评价有标准管理才能有章可循，而管理通过指标来执行标准，因此构建指标是规范化管理的中心环节。

（一）指标体系建立的原则

试卷档案质量管理指标需包含从试卷的命题、印刷、执行到档案的收集、整理、立卷归档、编研、开发利用的全过程，指标的设计应该符合全面性的原则。其次，指标之间要存在着一定的逻辑关系，指标之间能互相呼应，过程和结果呼应，每一部分之间也存在密切的联系，可以从不同的角度反映出试卷档案的状态和特征。最后是可操作性，可操作性主要是指指标项目有关数据收集的可行性以及指标体系本身的可行性，离开了可操作性，再科学合理、系统全面的评价指标体系也是枉然。

（二）指标体系的初步框架

按照构建指标体系的原则和试卷档案形成利用的过程，设计了试卷质量、归档整理和档案利用三个一级指标。试卷质量是做好档案质量的第一步，只有好的试卷质量才有更大的利用价值；归档整理指的是对办理完毕的试卷档案的整理和保存；档案利用指的是单位或个人通过阅览、复制和摘录等形式利用试卷档案的行为。

1.试卷质量

试卷质量指标包含试卷命题、印刷质量和评阅分析三个二级指标。试卷命题从题量、覆盖面、难易程度等方面把握，要求命题规范、符合教学大纲的要求，教师因材施教，难易程度与授课对象水平相当，试题以基础性题目为主，也包含高水平的灵活运用知识、综合性和提高性的题目。印刷质量要求试卷纸张平滑、吸墨性好，文字完整清晰，印迹牢固，无糊字、无缺笔断画等印迹失真的现象，插图或表格工整、轮廓清晰、墨色均匀、层次分明，无色调、阶调失真，试卷无错误，试卷装订订位正确、平整。试卷评阅分析包括试卷的评分标准、阅卷、试卷结构分析、教学效果分析、存在问题及改进措施，要求评分标准科学、合理、规范，阅卷严格、公正、无误，试卷结构分析全面，涵盖试卷整体难易程度、覆盖面、题型题量等，教学效果分析涵盖成绩构成、分布、学生掌握程度、错误率较高的知识点分布等，存在问题及改进措施要求实事求是、针对性强。

2.归档整理

归档整理包含试卷收集、立卷归档两个二级指标。试卷收集涉及到考试管理程序。收集要求保密严格，交接手续完备，归档材料材质统一，资料完整齐全、真实。收集内容可以包含试卷、平时成绩及支持材料、课程成绩单、成绩分析报告、参考答案及评分标准、考场记录等，内容可以装订成册，要求封面光滑平整、无皱折，装订牢固。立卷归档指的是将试卷按照一定规律分类、组合、排列和编目，高校一般以课程班为单位做试卷的归档，同时做好文档的标识和索引目录，例如学年学期、院系、专业年级、课程名称、课程代号、修读方式、考试方式、任课教师、考试时间和考试人数等，便于档案的查找和利用。另外需要明确档案的保存时间、期限。装订成册的案卷，要在封面上写清案卷标题，标题应该简明确切、体式一致，案卷分年度、分标示、分保管期限入库。

3.档案利用

档案利用包括查阅制度、查检服务和编研三个二级指标。档案的利用首先应建立完备的保密和查阅制度，[2]经同意办理手续后方可查、借阅，要求查阅手续完备，审批严格；档案的查检是根据整理标准的文档标识，方便快捷地查出，并提供档案信息以便查阅、摘录、复制、开具证明等，因此要求档案的整理规范、标识和索引清楚；试卷档案的编研是提高利用率的有力手段，试卷是一手的原始资料，加工成系统的、主题突出的、适合需要的成果资料可以真正把死档案变成活信息，编研工作还要注重借鉴其他资料，多家资料对比编研，适度吸纳社会文化资料作为补充，以求编出更完整、系统的文化产品。

三、对指标框架的思考

试卷档案的管理跨度大、环节多、难度大，直线型管理方式容易挂一漏万，指标体系能较全面的反映档案管理的规范化程度，借助这种管理的工具和标准可以加强档案的管理。正因为如此，指标体系很容易成为档案工作的指挥棒，是一项牵一发而动全身政策性又很强的工作，即：评价体系指向哪里，档案工作就转向哪里，偏重什么指标，实际工作就偏重什么内容；如果遗漏了某项重要指标，则可能造成实际应该去做但没有积极性去做的现象发生。因此，在实施之前必须组织档案管理专家进行研究、设计和论证，并通过试点进行检验、修正，以保证实施方案的科学性和可行性。以上指标体系是一般的模型，具体到某一种类型的试卷、某一范围的规范化管理，还要根据实际情况设置体系。例如，电子类试卷的规范化管理，其归档整理的标准与纸质载体试卷就存在很大的差别；课程单一数量大的试卷与课程种类多样数量少的试卷立卷归宗的程序不同；另外不同学科特殊的考试形式形成的文档也不能强行按一套指标来评价。指标体系是实现规范化管理的手段，最终目标是提高档案利用率，真正体现其价值。提高试卷档案利用率需要开发和扩展利用的途径，不能局限于借阅、复制品、咨询服务和开具档案证明，利用传统途径充分开发便捷检索，进行信息挖掘编研档案成果，促进高校之间档案信息的共享，对学校的管理决策无疑具有重要价值。

作者:亓慧 单位:青岛大学教务处