医院档案规范化管理的思路建议

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【摘要】档案作为医院的重要信息资源，能够准确、真实的反映出医院在近年来的发展状况，档案管理是医院整体管理工作中的重要环节。对医院档案进行规范化的管理，不仅可以有效搜集、整理和储存相关信息资源，还可以增强医院档案信息的利用率。笔者在此简要论述加强医院档案规范化管理的具体思路和措施。

【关键词】医院；档案管理；规范化；思路建议

档案管理作为医院管理工作中的一项重要内容，其管理工作的优劣对医院发展来说具有重要意义，能够对医院医疗工作及科研探究提到一定的促进作用。近年来，虽说医院档案的相关建设工作有一定程度是加强，但仍旧存在着一些不容忽视的问题，一是档案管理意识薄弱，高层领导未正确认识到档案管理的重要性与必须性；二是资金投入不足，档案管理的基础硬件设备建设不足；三是管理制度不完善，导致档案管理工作混乱分散；四是人员综合素质不高，专业水平与职业素养无法符合规范化管理的具体要求；五是档案管理信息化程度不高，无法快速适应当前信息时代的发展。因而，如何才能有效开展规范化的档案管理，也已经成为医院管理工作中亟待解决的问题。

一、加强档案管理意识

医院高层管理者应正确认识到档案管理工作的重要作用，加强医院全体员工对档案进行规范化管理的意识，并将医院档案管理工作与医疗业务发展放在同一战略高度，在医院发展和规划的同时注重档案管理工作的开展。一方面，是要注重医院档案工作的宣传力度，正确认识档案管理工作的重要意义，促使所有员工建立明确的档案管理意识，为档案管理工作规范化奠定基础。另一方面，是要有效转变档案管理人员“重管轻用”的管理理念，避免无作为、混时间等消极管理思想的产生。将以往的封闭式管理模式转变为开放式管理模式，针对主动来查阅档案的人员应为其提供周到的服务，及时解决其在查阅过程中遇到的困难，以此来为医学科研活动提供数据保障。

二、确保管理硬件建设

加大对医院档案管理工作的资金投入，确保档案管理工作硬件设施的建设，能够为档案管理的规范化提供基础保障。首先，应改善档案的存放环境，建立专门的档案储存和管理库房，加强档案保护设施以及现代化管理技术配置。例如，建立可防潮、防虫、防火以及防有害气体的专门储存档案的库房，配备相应数量的管理人员对其进行整理和管理；在管理设施配备上尽量将档案存、阅、管三个办公室分开。另外，注重对硬件设备的升级和更新，配备必需的计算机、信息网络及管理软件等，借助网络管理体系实现对医院不同部门相关档案搜集、整理、分类以及存档管理过程中的规范化，通过这种方式不仅可以有效提升医院档案的管理效率，还可以为日后的查阅和运用提供一定的便捷。

三、建立完善管理制度

要想确保医院档案管理工作的规范化，完善的管理制度是重要保障。医院每个职能部门及所有科室在运营中都会产生许多文件档案，并且这些档案大都具有分散性的特点，不利于收集工作的开展。针对这种情况，医院应建立一套完善的档案管理制度。由于时代形势的不断发展，医院应顺应时代趋势，同时结合医院实际情况，不断对自身档案管理制度进行修改、补充、完善以及更新，使之能更好的适应医院在新形势下的发展。例如，医院可根据自身实际制定《档案归档管理制度》《档案借阅制度》《档案归档范围及保管期限》等相关规章制度。除此之外，医院还可以将档案管理工作纳入季度或年度综合考核指标中，促使全体员工能够自觉主动的进行规范化的档案管理。

四、提高人员能力素质

档案管理人员管理水平的高低对医院档案管理工作质量有着直接的影响，提高档案管理人员的专业管理能力和综合素质是优化档案管理工作的有效渠道。因此，为了更好提升档案管理人员的专业管理能力和综合素质，医院可以采取各种不同形式，定期对档案管理人员开展专业的管理知识和技能培训。并且，随着当前信息化建设的深入开展，医院的档案管理工作也已经由传统手工管理逐渐转变为先进信息化管理。所以，为了更好的适应档案管理的科技化、信息化发展，医院还应加强对档案管理人员相关的计算机专业培训，并且借助省、市开展的各种学习和培训全面提升管理人员综合素质，以便让其能够满足现代化档案管理工作的相关技能要求。

五、建立管理网络体系

建立高效的档案管理网路体系是实现医院档案管理规范化的最佳捷径。作为医院管理一体化的前提，医院相关档案及资源信息具有举足轻重的作用，而对这部分资源信息的管理方法直接影响着医院档案资源的利用效率。而通过计算机网络体系的建立，能够将医院繁琐复杂、杂乱无章的档案资源依照业务、科研、党政、器材、财务等不同类别进行整理和储存，不仅具有高效、快速、便捷的优势，在最大程度上节约人力劳动资源，实现医院资源利用的最大化，还能够有效提升医院档案管理的工作质量，使档案信息在计算机网络中精准、快速、便捷地再现，使档案信息的处理和传输获得前所未有的积极效果。总而言之，规范化的医院档案管理是增强医院医疗水平、提高医疗档案利用率、推动医院发展的重要工作内容之一。医院应加大档案管理人员对档案管理工作的重视力度，充分认识档案管理规范化的重要性，提升管理人员综合素质，从而符合当前信息化形势下医院档案管理工作的目标，确保医院在新形势发展道路上能够越走越顺。

参考文献：

[1]赵宏.医院档案规范化管理初探[J].中国医疗管理科学,2015(03):51-54.

[2]朱月恒.医院文书档案的规范化管理措施新论[J].办公室业务,2015(07):55-56.

作者:陈爱娟 单位:海南省海口市第三人民医院