审计档案收集整理规范化管理探析

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审计机关肩负着维护国家财政经济秩序、推动完善国家治理、保证经济社会健康发展的重要职责。履行好这一重要职责，离不开审计档案和档案工作。审计档案作为审计监督活动的真实记录，体现和反映着审计机关履行审计监督职能的真实情况，是审计工作不可缺少的一部分。依法管理审计档案，是审计项目管理的重要内容之一。因此，规范档案管理，是提高审计工作质量的内在需要，是防范和规避审计风险的必然要求。

一、把握好审计档案收集这一关

审计档案的收集过程应把握好“三原则”，一是要确保资料的完整性。严格执行审计档案“谁审计，谁立卷，边收集，边整理，审结卷成”的要求，及时将归档所需的工程资料统一归纳至档案袋中，保证一个项目一个档案袋，不可随处零散存放，资料尽量提前留存加盖红章复印件，原件可归还给原单位。二是要确保资料的有效性。要严格按照规程，审查有关资料的真理性、合理性、合法性，不能有遗漏和缺失。比如工程签证上要有建设方、施工方、监理方负责人签证盖章，三方造价确认表要有建设方、施工方、审计方负责人盖章签证，相关批示要有相关负责人签字确认等，确保资料的法定效力。三是要确保资料的顺序性。每笔资料都有先后顺序和内在联系，每个证据笔录后都要附上相对应的资料，资料不能混淆，取证不能颠倒，保存文件材料之间的有机联系。

二、细甄别，把握好审计档案整理这一关

1.审计档案整理要遵守“三原则”：要坚守既定原则。在实际工作中，多数审计人员将业务审计作为工作的重点，只尽力于各种的账目审查，往往把档案收集工作放在审计工作之后，对每步审计工作形成的文件材料不能及时收集并整理，特别是较为大型的审计项目，容易造成部分材料散失在不同工作人员手中，导致部分审计档案收集不全。在实际工作中，应当将审计业务与档案整理相结合，严格执行审计档案“谁审计，谁立卷，边收集，边整理”的原则，保证档案的完整性。要提高责任意识。在审计材料的收集过程中，一些工作人员档案意识不强，存有应付工作的思想，在审计实践中，对部分档案材料把关不严格，审计档案中往往存在文字错误、证明材料不全、鉴章缺失的问题；部分人整理工作不细致，文件材料不按照归档要求，存放无序问题时有发生。其次，档案资料还存在内容不真实的问题。部分审计人员为了应付立卷归档，只将自己认为内容完整的文件进行归档，丢弃了部分反映审计活动的原始材料，因此，一些归档文件无法真实、直接地反映整个审计活动。对此，审计部门应提高认识，加强对审计人员的教育培训，把审计档案材料的收集整理工作定位在审计工作的重要位置，认真负责，为开发利用审计档案打下坚实的基础。要注重整理方法。严格按照《审计文件材料立卷归档工作程序》中对审计档案材料的收集范围、方法的规定，加强对审计人员档案业务的培训和教育。第一，抓好广泛收集和重点收集等工作，按照指定的接收任务计划，安排1~2名人员负责审计档案接收工作。此外，要及时对撤、并机构的档案开展重点收集。第二，做好平时收集和事中收集等工作。因为审计工作涉及范围较大，内容十分繁杂，很多档案资料无法第一时间归档，或者是很难跟踪收集，导致档案出现残缺、遗失等情况。2.审计档案整理做到“三分类”：一是按职能分类。在立卷过程中，要将行政管理、审计监督活动中形成的文件资料的界限划分清楚，并根据各自要求分别进行立卷。二是按项目立卷。主要内容包括定期审计、离任经济责任审计、行业审计、财务收支审计、审计调查以及承包经营责任审计等。每个审计项目都可以分为一个卷或者多个卷，而在多卷项目分卷过程中，要保证不影响卷内文件资料的联系性，通常来说，多个审计项目文件资料不能被合并成一个卷。三是按单元排列。通常有结论性文件材料、证明性文件材料和立项性文件材料等。其中，结论性文件材料要根据文件材料的重要程度，并按照具体审计流程进行排列。立项性文件材料主要根据文件资料形成的顺序，同时根据文件资料的重要程度进行排列。卷内文件主要按照先正件后附件、先汇总性文件后原始性文件等顺序进行排列。分类后要将项目文件资料规范、整齐地装在案卷中，并认真填写好备考表，将案卷目录编制好，同时还要对档案保管期限做出正确的划分。

总之，审计档案的收集、整理工作是一个复杂而系统的过程，需要审计档案工作人员具备较强的责任意识，熟悉审计档案的形成过程，不断提高档案收集、整理工作的效率和水平，并加大投入力度，完善审计档案的收集、整理制度，让档案工作人员能够有章可循，保证审计档案的收集、整理工作再次迈上新的台阶。

作者:冯丽 单位:洮南市审计局