高校教务档案规范化管理论文

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一、高校教务档案规范化管理的内容及价值功能

1.高校教务档案的组成。高校教务档案是高等院校在教学程序运转中所形成的具有重要储存意义的各类资料的历史记载，是凝结着院校师生以及教学管理工作人员劳动成果和智慧的宝贵财富。伴随着高等教育的快速发展，教育改革的不断深入以及教学工作水平的不断提高，高校教务档案管理作为高校整体管理的一部分，面临着新的挑战，必将为了适应学校的改革发展需要而要不断地提高管理水平。对于高校教务档案的构建或高校教务档案的保管范围，专家们存在不一样的区别方式。周学颖根据资料类、籍贯类、考卷类、教学规划类、教务保管类和章程规则类区分；郭荣祥根据政治管理、教务管理和籍贯管理区分；巫彩云却是依据教学教务、教师档案以及学员档案区分；邱成华、叶建国、文莉蓉这些人则把高校教学档案的保管范围区分得更详细。本文倾向于郭荣祥等专家的观点，就其档案管理的内容，认为高校教务档案可以分成三类。但是总体上不管如何区分，都必须要在遵循《教育档案划分表》以及《中国档案划分法》划分指标的前提下，联系院校和单位的实际情况，本着容易贮存、方便使用的准则实施。

2.高校教务档案的价值功能。高校教务档案工作的重要性，是由教务档案的价值与功能决定的。因此，从高校教务档案管理的价值功能来看，笔者将其概括为如下三点。

（1）为资料考察提供凭据。教务档案作为高校档案管理体系的一个子系统，是教务管理工作运营的历史记载，诚如在通常意义上的“空口无凭，立字为据”。教务档案之所以拥有这样的凭据功效，它的突出特征就在于它的初始性好，拥有别的信息不能替代的功能。教务管理者要深入地开展工作，探寻高校教学教务的特点和规律，草拟相关材料，解决相关问题等等，必然要参考教务档案；教师要清楚往届的课程状况，用来指导教学科研，学生要清楚自己以前的学习状况，要进行深造或去国外上学等等，也需要参考教学档案。这一系列现象都说明了高校教学档案所拥有的查询凭据功效。

（2）为校务决策提供依据。高校教学档案拥有提供决策支持的功效在于，教学档案可以为保管人员、教师以及学员提供决策性、导向性、持续性以及扩张性的全面真实的指导凭据，为院校实施教务管理工作提供历史凭据，为院校领导组织教务活动和教学决策，乃至确定教学改革方略，在依据教务档案进行科学的分析并采取有效的方法方面给出合理、有力的支持。

（3）为教务管理提供资料和经验支持。在实际工作中，教务管理人员应该怎样正确地订立教学规划，合理地安排课程等等，除了要确立新的管理理念，不断地掌握新的知识，还要结合过去的经验和资料，从中汲取有益的营养。如教务管理人员在新的管理理念的指引下，翻阅教务档案资料，并借鉴学习其他院校教务教学管理经验，制定新的教学管理措施，为提升教务和教学工作质量提供资料和经验支持。

二、高校教务档案规范化管理中存在的问题

1.教务档案保管人员档案观念薄弱，专业的教学档案保管人员欠缺。目前在一些高校，档案管理工作“谈上去重要，实施起来次要，实际操作起来不行”的情况还是司空见惯的。很大一部分档案保管人员兼任其他教务工作和行政事务工作，日常性工作的繁琐再加上对档案归属观念的漠视，导致一系列初始资料没能够在第一时间归入档案管理。

2.教务档案保管人员的整体素质需要进一步加强。教务档案保管工作与日常性教务工作不同，它是一种保密性较强的工作，要求档案保管人员要有较强的责任意识和使命意识，而做到坚守职责不泄露私密，这是档案保管人员应该具备的最基本的职业素质。另外，教务档案保管人员一定要有丰富的教学管理经验、熟练的电脑操作技能和档案保管业务水平。然而，目前一些高校的教务档案管理工作不尽人意，其中很重要的原因就是相关人员的整体素质欠缺。

3.教学档案承载体简单，同现实情况脱节。目前一些高校的教学档案承载体仍然是纸张。这些高校纸质档案管理比较全面细致，但是非纸质档案的保管却没有引起足够的重视。纸张文档拥有长远、消极、稳定不变等特征，相较于守旧的纸张档案，非纸质档案以其承载体的方式多样化，资料的可操作性、可更改性、共同利用性、重复利用性以及远程传递性的特征而表现出它特有的优点，是现在和今后档案管理的重要措施。尽管非纸质文档存在不牢固性、非长远性、不消极、易变化的特点，但它的优势是客观存在的。我们应该从现实情况出发，纸质文档和电子文档相辅相成，提升教务档案的科学化管理水平。

4.教学档案归档不及时，利用程度低。目前有的高校在教学档案存储资料的使用方面大体上处于停滞状态，经常是关注“入”而忽视了“使”，或是因为归档的延时拖拉，利用起来特别不便利，从而使教务档案失去了应有的真正意义上的利用功效。

三、高校教务档案规范化管理的对策

1.提高思想认识，增强对档案管理工作的关注程度。档案管理是一种很细微很繁杂的工作，并且档案保管的时效性特征也制约着其重要意义需要在一段期限之后才可以表现出来，但是并不能因为这种情况就可以忽略对档案保管工作的关注。一方面高校领导要对档案保管工作给予高度关注，要加强领导，要在体制构建、团队构建、管理方法和技能提高方面上给予协助和支持。另外，档案保管人员更应该加强自身素质的完善和提高，以对档案保管高度负责的精神，不断提高档案管理水平，提高教务档案的利用率。

2.提升管理水平，实现教务档案管理的现代化和规范化。当前，一些高校教务档案管理在搜集、处理、归类、存档等工作上都不尽人意。教学机构的紧急任务之一是除旧革新，建立健全与时展同步的档案保管体制，订制出适合学校教务管理规律、拥有可管控性的各种教务档案的管理章程和规则，使高校教务档案保管步入体系化、制度化、合理化的正确轨道。订立的章程规则应该含有教务档案保管人员职位、职位任务、教务档案立卷存档的实行细则、教学档案存档范畴和保管日期、教学档案存储室必须制定的保密规则等等。

3.完善管理平台，发挥教务档案在院校教研中的功能。伴随着信息技术的快速发展，位于科技领先水平的高校要借助计算机网络手段，构建高校教学文档管理资信体系，实现教务档案管理的现代化。在信息资料存档时应该关注纸质文档信息和电子文档信息的相辅相成的合理配置，依照合理的程序把准备归档的信息编码整理，构建计算机网络信息管理为主要手段的教务档案管理平台。档案保管的最终目的是为了更合理地给使用者带来便利。因此档案管理者应尽职尽责，充分发挥教务档案的应用效能，主观能动地为教学研究等一系列工作大开方便之门。在这一点上，档案保管人员应解放思想，更新理念，从封闭的传统的档案管理体制中解放出来，在完成好档案保管各项根本性工作基础上，加强对档案管理工作的指导，增强包括全体师生在内的相关人员的档案管理意识，提高档案资料及时归档和合理利用的观念，要让相关人了解到，在教学活动和教务管理中所出现的档案资料是院校的珍贵财富，一定要按规定系统存贮。档案管理工作者还应该借助所有机会，传递馆藏文档资信，让不同学科的研究人员了解文档的现状，并给他们的学术科研提供快捷的查询服务，从而使他们能够找到有意义有价值的学术科研资料，使教务档案在提升学校科研水平方面发挥作用。

4.档案管理者必须明晰自身责任，不断提高自身素质。高校教务档案管理是专业性很强的工作。为了把档案管理工作完成好，要选用具有专长的人员从事档案保管工作。一方面档案管理人员要具有遵守法纪的思想政治修养，具有一心一意敬业爱岗的服务意识；另一方面，档案工作人员要不断加强专业知识学习，提升自身的业务水平。需要注意的是，在互联网时代，计算机信息技术是教务档案电子化管理的基础，同时也是引发信息安全问题的关键因素。针对目前网络手段在教务档案管理中的广泛运用，档案工作人员要发挥创造精神，尽快完成档案保管工作由传统方式向现代手段的实质性转变，实现高校教务档案管理的现代化。

作者:杜成金 张华春 单位:西南石油大学教务处