档案捐赠规范化管理论文

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一、捐赠档案形成一种时尚

随着档案捐赠社会环境不断完善，越来越多有识之士把档案捐赠作为一项社会责任。以笔者就报刊公开披露的档案捐赠类新闻为例，1989年以前披露13条，1990—1999年期间38条，2000年至今202条。数量的逐年增多说明档案捐赠在现今受到越来越多的关注。在这些档案捐赠者中，主要是知名人士或其后裔，国家领导干部，爱国同胞、海外华人、外国友人，甚至普通市民以及一些组织等。

二、档案捐赠工作规范化管理

从流程梳理的视角，档案机构开展档案捐赠工作包括事前的准备，事中的评价、接收和表彰，以及事后的整理与开发利用，形成一套完整的环节，需对其进行规范化管理。

1.捐赠前的准备。档案捐赠工作的事前准备包括档案机构依据自身馆藏需求对重点征集对象进行信息收集和调查研究，征集公告，发现对象后与档案持有人进行互动等。

（1）档案机构对自身的馆藏状况进行系统调查。调查内容主要包括馆藏类别、范围及特点等，从中找出馆藏不足和缺陷，进而划定重点征集对象和范围；其次，通过深入调查，了解本地区历史上涉及重点征集对象的机关、团体、组织以及出现过的著名人物等相关情况，在情况摸清基础上主动走访当事人及有关部门进行线索收集，建立调查信息档案。

（2）征集公告并广泛宣传。档案机构可以充分利用报纸杂志、电视、广播、网络等现代传媒工具，向社会各界征集公告。公告内容主要包括征集意义、征集范围和办法、奖励捐赠者的政策等。此外，还可以采用下发通知、张贴布告、印发宣传品、举办会议或展览等方式开展征集宣传。通过广泛宣传，鼓励更多社会组织或个人捐赠档案。

（3）发现对象后与档案持有人互动。通过征集公告和广泛宣传，一些档案持有者会通过口头或其他方式表达捐赠意愿。这时档案机构应采取电话或登门访问等形式对捐赠者意愿、档案内容、数量等加以确认，并组织好专家评审的前期准备工作。此外，由于目前我国档案机构并没有设置专职档案捐赠管理部门，也不存在独立的非政府组织，而是由档案收集部门兼任。所以，为规范档案捐赠事宜，有必要在现有框架范围内，至少指定专人并设定专职负责。有条件的，可以考虑设立专职档案捐赠管理机构。同时，明确具体的档案捐赠管理事宜和流程。

2.捐赠过程的评价、接收和表彰。对捐赠档案的正式接收应包括档案机构确认捐赠者意愿后，组织专家对捐赠档案进行鉴定和评估，办理捐赠手续，接收进馆，并给予捐赠者表彰和奖励的过程。

（1）组织专家鉴定评估。档案机构经确认捐赠者意愿后取回拟接收的档案材料，组织专家进行鉴定和评估。鉴定和评估要求根据档案机构自身的需要，按照一定的接收原则、接收范围、入藏标准来判定档案的价值、数量和内容，从而决定档案是否可以进馆，并由专家形成评估报告，最终由档案机构审批。其中，捐赠的档案并不是如数接收，而是结合馆藏有选择的补给。对于不符合接收标准的捐赠档案应予以委婉的拒绝，以保证档案馆藏的结构合理和质量要求。

（2）办理接收手续。经档案机构上级领导审批后，对经鉴定和评估的准予接收的档案加以清点，移至馆内。这一过程中，对捐赠档案应进行详细登记，登记表的设置要包括捐赠的档案名称、数量、年代、捐赠人、捐赠时间等基本条款。此外，与捐赠者签订协议，协议内容除标明上述所列的捐赠档案的品名、数量及奖励政策等基本信息外，重点是明确相关法律关系：一是有关档案限制利用关系。对于部分捐赠者提出的保护个人隐私、限制利用等特殊要求，档案机构有责任按照捐赠者意愿对不适宜开放的档案限制对外利用，或经过捐赠者同意后，才能对外公布并提供利用。二是档案所有权关系。应确认捐赠档案的完整所有权是否已经具备，是否还涉及其他人的权属诉求。只有征得了所有权各方的同意，捐赠档案的所有权才能完整归于档案机构，以避免日后可能出现的法律纠纷。三是著作权归属关系。一般情况下，档案捐赠者在捐赠协议中将版权归为自己，除此之外的著作财产权及相关著作人身权（除署名权以外的其他权利），在一定条件下可以转让。因此，应明确相关著作权转让与否问题，明确档案机构对捐赠档案相关著作权的行使问题。另外还需注意，依据《著作权法》规定，著作权（除署名权外，主要指发表权、使用权和获得报酬权）为作者有生之年及死后50年。对此，结合《中华人民共和国档案法实施办法》有关解释，已超过著作权保护期限的捐赠档案，归档案机构合法拥有，转化为社会档案信息资源，可供社会利用。

（3）对捐赠者进行表彰和奖励。精神奖励和物质奖励相结合的政策是我国调动各类人员从事社会主义建设积极性的一项基本政策，捐赠档案的奖励也不例外。依照《中华人民共和国档案法》，档案机构在办理完相关接收手续后，应对捐赠者进行形式多样的表彰和奖励，具体方法可有以下几种：一是召开各种形式的表彰会和奖励仪式；二是发放感谢信；三是利用报纸、杂志、电视、电台、网络等舆论工具宣扬捐赠者的奉献精神；四是颁发奖状或收藏证书、赠送纪念品，授予捐赠者荣誉称号等；五是对于捐赠特别珍贵的档案的社会组织和个人发放适当的奖金，奖金数量不等，由各地档案机构根据实际情况而定。

3.捐赠后的整理与开发。对档案捐赠事后的处理关系到捐赠档案日后的命运，理应得到重视。事后处理主要包括编制捐赠档案清册及简介、整理捐赠档案、移交捐赠档案及其相关材料、组织和策划捐赠档案的开发利用等。

（1）编制捐赠档案清册及简介。接收捐赠档案进馆后应由征集人员编制捐赠档案清册，并根据所捐赠档案的内容和背景，写出详细的捐赠档案及其捐赠者简介，提出接收进馆后的整理意见和开发利用建议。

（2）整理捐赠档案。依据捐赠简介和捐赠档案清单，制定整理方案，开展整理工作。由于捐赠前档案基本缺乏系统的整理，普遍存在零散不全和残缺破损现象。所以，档案机构在整理捐赠档案时，一般会在尊重原有整理基础上进一步分类或排列，依据具体情况可以组成全宗汇集，或以专题方式单独放置，以便于保管和日后利用。

（3）移交捐赠档案及其相关材料。为避免新的捐赠档案入库可能给库房带来的二次污染，应在入库前将整理完毕的档案进行消毒处理。而档案一旦处理完毕，档案保管部门要及时接收，移交入库，并形成移交目录、库房接收登记表等文件，纳入正常管理秩序。其中，事前规划和接收捐赠阶段产生的许多涉及档案捐赠管理的材料，如档案收集部门制定的征集计划、征集档案的图片与相关资料、专家鉴定所提供的评估报告、研讨会会议纪要、领导审批意见、宣传材料、捐赠协议、捐赠档案清册等，也需一并向档案保管部门移交和整理。它们不仅为日后查考提供凭证，还为更好地开展和改革档案捐赠管理工作提供借鉴。

（4）组织和策划捐赠档案的开发利用。捐赠档案的入库保管并不意味着档案捐赠工作的终结。为满足捐赠者的意愿和档案利用者需求，还应对捐赠档案进行组织策划，充分开发利用，实现其利用价值。

档案捐赠是社会倡导的一种文化行为，也是社会文明的一项表征。档案机构除给予重视外，还需对其进行规范化管理。档案捐赠工作规范化，不仅有益于档案在捐赠后得到妥善保管和开发利用，也能消除每一位捐赠者疑虑，同时满足社会多样化的档案信息需求，并推动档案捐赠工作有序开展。

作者:许晶晶王静茹徐辛酉单位:广西教育学院河北水文水资源勘测局中国人民大学