办公自动化环境医院档案管理策略

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科技飞速发展为各行、各业创造出更高效的管理条件，医院档案管理是医院管理工作重要组成部分，是医院的历史文化记载和传承，在医院的档案中有非常重要的工作文件、图表、录音、录像等的资料，这些资料对我国公共卫生事业发展提供有效的材料依据。医院在不断完善各方面管理、提升医院的综合管理能力，科学利用办公自动化技术应用到医院的档案管理工作中，减低不必要的档案管理消耗问题，从而提高医院档案管理效率；同时也是顺应时代创新改革医院档案管理思路，为医院科学管理奠定良好基础。医院档案管理应充分结合办公自动化技术特点，不断完善医院管理现状，提高医院档案管理的质量和效率，为我国医疗卫生的医疗水平、教学、科研提供依据和服务。

1办公自动化环境下医院档案管理的优点

1.1提高医院办公效率

办公自动化是利用互联网的全新办公模式，将计算机技术应用到现代化办公中，能及时解决人为存储时效方面的问题，快速将医院中的科研报告、资源管理、信息管理、病历档案等进行相应的协调、调取和运用。通过快速的存储、接收、发送、传输、共享方式，能更好分配工作，从而体现出档案的作用和使命价值，也提高医院各个部门及员工的办公效率。将档案管理得更加科学、快捷和安全，为医院的后期保障工作提供准确数据和可靠工作理论依据。

1.2提升档案管理方式

互联网迅速发展使医院的档案管理方式得到很多的应用，有利于负责档案管理的工作人员能快速将档案进行分类、保存和管理。互联网的发展使档案形式变得多样化，所属的档案将会有文件、图片、录音、录像等多种形式，而这些新形式的档案都需进行科学的保存。办公自动化的办公模式能快速将档案进行多样化备份和存档，提高档案保管方式和技术手段，实现多样化的档案管理方式。

1.3减少档案存储空间

互联网发展将更加完善医院档案管理系统，大大缩小档案存储所需的物理空间距离。传统的档案馆需建更大的档案室对档案进行有效保存，而现代化办公自动化档案管理模式则可节约很多的空间，包括存储物理空间和地域空间。档案存档室只需有安全、强大的档案管理机房就远远满足大量档案存储空间，并且还能进行自主备份、异地存储，使医院的档案更加安全、可靠。通过使用办公自动化保存档案，为医院与医院科室与科室间提供科学的资源共享，同时也减少传统档案借阅运用的过程发生丢失等的意外。

1.4创设一体化存储条件

当前的档案形式有很多种，可由文本、声音、图片及录像等多种格式构成，运用办公自动化进行档案管理，可将档案内容集成，实现一体化归档存储；同时用网络平台的权限控制技术，提升档案整体的可行性、安全性和有效性，使档案管理工作能更好的开展。

2办公自动化环境下医院档案管理的现状

医院档案管理工作已逐步向办公自动化完成，并在各大医院开展、落实，但在创新改革中仍然存在着不同程度的不足，这也是限制医院档案管理工作高效开展的重要原因。

2.1档案管理繁多交叠混乱

医院的档案管理内容较多，包含有众多的分类，几大分类板块间也存在交叠现象，加大档案管理分类工作的难度，影响档案管理工作的时效性管理。医院的档案管理中会有大量的文书、病历、科技、人事、声像、实物等不同档案存档分类，还要划分不同科室、不同人事管理档案、不同的会议纪要和会诊记录等等，充分说明医院档案管理比其它单位的档案管理工作复杂得多。医院多个科室档案易出现交叠现象，也足以说明档案管理的难度较大，相应医院档案管理部门在管理制度中也有很大的不足。

2.2档案管理人员业务不精

虽已有很多医院开始在档案管理工作中深入应用办公自动化进行管理，也在办公自动化管理的环境下取得很大的进步。但仍有一些医院的档案管理工作人员对办公自动化的管理技术能力的不足，能力跟不上时代的飞速发展，技术落后阻碍档案管理现代化发展[1]。尤其由于医院编制的原因及人员应聘等众多问题，从事档案管理工作人员整体的年龄都偏大，档案现代化管理应用方式无所适从、难以担当、胜任；其次，由于很多负责档案管理工作会外聘工作人员，对医院的档案管理需求不熟，医院专业分类掌握不到位，导致档案管理工作的滞后或无法更加完善，推动办公自动化档案管理模式实施的难度增大；另外，大多档案管理的工作人员信息素养较低，将档案进行信息化管理还存在较大欠缺，易面临档案在信息化管理存储中丢失、损坏等其它风险。

2.3现代化档案管理方式应用不足

虽已有很多医院开展了现代化档案管理，但还有部分医院运用传统的方式，而且档案管理的形式也较单一，导致档案管理工作严重脱节，难以提升档案管理的工作效率。传统的档案管理方式对文件的快速查找、共享等工作存在较大的滞后，有的档案管理工作人员手工书写档案管理中字迹潦草，其他人查档起来就像是大海捞针。

3办公自动化环境下医院档案管理实施策略

3.1创新医院的档案管理模式

创新档案管理模式以促进医院的档案管理工作能与时俱进，实现现代化信息化发展，从而提升档案管理工作的水平，发挥档案的高能效为我国医疗卫生事业发挥重要的作用。完善医院档案工作管理的制度问题，应严格按档案制度执行。对档案管理必须要有严格要求，不仅包含工作人员的职责范围，还包含档案保管的方式应有严格要求，严格将档案管理落实到个人；其次，要重点加强对档案查档、借阅的改革。办公自动化就意味着可设置档案使用权限，对权限的归属必须落实，防止档案被随意复制或是盗取，以确保档案的安全性、保密性以及完整性；另外，还要科学地分类不同科室的档案管理，要符合级别档次的划分，通过纵向管理方式加强档案安全性。纵向管理就是同一个科室可查阅下级的档案内容确保档案的安全性。

3.2提升档案管理工作意识

档案管理工作对医院实现信息现代化有重要的作用，提升档案管理人员对档案管理工作的重视，能对档案管理自动化有深思，通过不断努力为打下自动化案管理工作的技术基础。提升档案管理工作意识，要不断完善档案管理制度，完善的档案管理制度能更好约束工作态度；其次，提升档案管理现代化水平，也就是提升档案管理办公自动化能力，计算机办公自动化是实现现代办公的重要手段，每位档案管理人员都必须掌握信息技术；另外，还要加大档案管理的宣传工作，使全体职工都有档案管理意识，无论是借阅、保管等工作都能认真履行档案管理职责。对档案管理的基础条件而言，还要加大档案管理资金投入，完善档案管理工作的基本设施，比如建设和完善档案管理办公自动化软件开发，加大档案管理硬件存储资金的投入，并聘请信息化管理能力专家开展专业培训，提升医院档案管理工作人员的网络计算机技术能力，为加快实现档案管理工作现代化、信息化实施作出重大的准备，为实现医院的专业化、规范化、科学化、一体化管理打下良好的基础。

3.3完善档案管理培养机制

当前对信息化技术应用人才相对比较紧缺，对档案管理人员的人才稀缺应从医院的内部进行提升。医院的档案要完成现代化、信息化，必须熟悉了解医院各个科室、各个类别及简单的医疗病例知识，才能更好将档案进行高效归档。因此，档案管理工作的人才建设，必须从医院自己的管理人员中进行提升。第一，做好办公自动化档案管理工作培训计划，根据医院档案管理做好现代化档案管理的岗前培训要求，提升每位档案管理人员持证上岗[2]；第二，引进现代化办公管理人才，招聘一些具备较高计算机素养的专业档案管理人员进行医院的档案管理工作。对医院内部档案工作人员就需根据其自身的能力及经验，开展培训，整体实现档案自动化发展目标；第三，对培训内容应有科学的计划，对医院的档案管理工作，必须进行严格的分类管理，包括一些对专业内容和专业性的资料，必须有一定医疗知识。比如针对性分类内容有声像档案、会计档案、基建档案、科技档案、病历档案、药品档案、人力资源档案等。有条件的医院还可聘请专家开展相关档案管理办公自动化技术讲座，全面提升档案管理工作人员的医院档案管理水平。

3.4完善档案管理激励机制

在医院的档案管理工作中要科学制订管理体系，使档案管理工作更加科学、更加人性化，档案管理激励机制能有效激发工作人员的积极性，发挥他们的主观能动性，对档案管理工作人员有一定的激励措施，是提高档案管理工作效率的重要保证。激励机制应与其它管理制度巧妙融合，形成规范化的激励机制，为医院的档案管理工作的发展和完善提供后续力量。对档案管理工作人员而言，激励机制可帮助工作人员实现自我价值，调动工作的积极性和潜在能力，与档案管理的创新和提升实现同步发展。激励机制的应用和开展，必须符合下述的几个基本的原则。3.4.1客观性对管理人员实施激励机制要符合客观上的要求，能从工作性质及内容出发，构建科学系统的激励机制；3.4.2目的性档案管理工作的实施激励措施目的何在、意欲何为，要明确开展目的性；3.4.3覆盖性激励机制如果单一在一个部门实施，那自然会产生不同的效应，会影响医院其它部门的和谐工作氛围，为此，激励机制必须要符合全面性、覆盖性的基本原则；3.4.4前瞻性激励机制要在科学的制订下满足人员物质要求和心理需求，在当前或未来都能推动工作人员的工作热情，实现激励作用。开展激励机制要先完善档案管理办公自动化的培训机制，提升管理人员的专业素养和职业道德，使管理人员从心理上认可档案管理工作改革的重要意义，提升工作积极性。在此基础上构建科学的激励机制，并完善相应的管理工作的考核制度和奖惩制度，能更公平进行激励机制的实施、更好推动管理人员的工作积极性和信心。实施激励政策时不仅是物质激励需求，还要满足管理人员的精神发展，对档案管理工作实施人性化管理措施，让档案管理工作人员在工作拥有荣誉感和归属感，能更全心投入档案管理工作中，为实现医院档案自动化管理不断优化自身能力和管理手段。

3.5完善档案管理系统安全

医院完善办公自动化环境下的医院档案管理，加强档案系统的完善度，提升网络安全管理能力。办公自动化环境下的医院档案管理工作主要存在几方面的风险。3.5.1档案管理系统的风险医院采用计算机进行日常办公，这无疑医院的系统就会呈现出开放和共享的状态，医院网络系统就易受到外界不良病毒的入侵，导致瘫痪无法运行；3.5.2档案管理系统中管理存在的风险医院档案管理系统由医院技术管理人员进行防范和管理，如技术管理人员建立网络安全机制存在漏洞或隐患，就极易遭到黑客入侵和破坏；3.5.3人为操作存在的风险人为操作是指档案管理的用户或是管理人员操作不当所造成的风险。网络上有很多恶意帖子、图片等，正在肆意等待用户错误操作从而植入病毒，使系统呈现瘫痪状态。医院开展档案管理工作要制订完善的档案管理流程，档案管理工作人员要科学执行档案管理制度。医院在开展办公自动化档案管理过程中，要不断完善档案管理办公自动化流程及安全。医院档案管理人员如没有档案管理软件开发的能力，可对外聘请一些计算机应用素质高的专业人士协助管理，对网络安全进行监测和维护。比如通过完善和开发好大数据，提高办公自动化档案管理设备的性能，以减少突发出现的故障或存在不良的风险。并能将医院档案管理进行批量处理，结合网络技术构建医院档案管理系统，将档案进行标准化分类，并将系统进行分层，可容纳不同的分层内容，比如可分为用户层、表现层、应用层、服务层、数据库层等特性[3]。自动化环境下医院档案管理流程，将重要的档案文件进行收集、分析、整理、归类、装订、入库等，不断完善自动化档案管理的办公流程，包括档案的分类、保管要求、查阅权限等都要严格流程要求，办公自动化能自动审核档案借阅者的权限，完善档案管理的各个环节，从而提升档案管理现代化、标准化集中管理水平。还可根据医院不同科室的科研、财务等不同档案进行纵向管理，针对一些使用频率较高的档案注重档案管理安全度，在档案管理自动化办公系统中要融合加密技术、访问控制技术、安全协议、认证等技术，通过多项认证后才能查阅或是访问档案；另外，要定期升级办公自动化管理软件，在认真管理的过程中及时修补软件所存在的漏洞问题，以提升医院档案管理的安全性和可靠性。

4结束语

综上所述，医院的档案管理融合科学技术创新发展，是新时代必然趋势，是与时俱进，提高档案管理工作效率的有效手段。医院的高层领导要重视档案管理工作，不断升级档案管理办公自动化模式，注重规划好档案可行性策略，是档案管理工作基础保障。医院档案管理工作中要从人员提升着手，不断提升个人专业素养、全面掌握办公自动化的方式，并严格按照档案管理相关制度执行，要科学、谨慎使用网络，不断优化使用办公自动化进行科学管理医院档案，在医院档案的完善管理中体现出医院是以“救死扶伤”为目的的医疗机构。

参考文献

[1]杨建民.办公自动化环境下医院档案管理研究[J].办公室业务，2016（23）：84-85.

[2]甄玲，雷蕾，李璐，等.办公自动化环境下医院档案管理研究[J].中国管理信息化，2016，19（002）：187.

[3]刘芳，孙文婷.基于办公自动化环境下的文书档案管理研究[J].办公室业务，2019（20）：116.

作者：毕珍玥 张彬 王天杰 单位：青岛大学 附属医院计划生育办公室