企业国有资产评估档案管理研究

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2005年8月，国资委印发《企业国有资产评估管理暂行办法》（以下简称《暂行办法》），明确了应当进行资产评估的13类企业行为。据此，各中央和地方国有企业陆续开展了国有资产评估工作，形成了大量的文件材料。这些文件材料真实、完整地记录了企业国有资产评估工作的全过程。把这些文件材料系统、科学、规范地整理好、保管好，是企业的职责。建设既能满足企业国有资产评估工作需要，又能确保相关档案材料安全保管、便捷利用的国有资产评估档案管理体系十分必要、意义重大。

资产评估档案的特征分析

1.政策属性资产评估是加强国有资产管理的基础工作，是保护国有资产不流失的重要手段，有利于国有资产的保值增值。在《企业国有资产交易监督管理办法》等法律、规定中均有在实施资产处置前进行资产前置评估的要求。各级国有资产监督管理机构履行出资人职责的企业及其各级子企业涉及的资产评估事项均应执行《暂行办法》。资产评估档案在企业的资产评估工作中产生，具有政策属性。2.规范属性资产评估工作的监管主体和监管方式、需要（或不必）进行资产评估的企业经济行为范围、受委托的资产评估机构的基本条件、资产评估项目的核准程序和备案程序、核准申请材料和备案材料范围、国有资产监督管理机构审核内容等事项在《暂行办法》中都有明确规定。各企业遵循这些规定制定本企业的国有资产评估工作管理办法。受企业委托的资产评估机构也相应地制定相关工作规范。因此，资产评估档案的规范性就有了保证。3.项目属性资产评估档案是资产评估工作各个参与方在资产评估项目开展过程中形成的，反映资产评估程序、支持评估结论的各类文件材料，包括相关企业行为的原始记录、核准或备案报送材料、公示及备案过程中的各版本正式资产评估报告、公示函和公示表、各公示主体的公示反馈意见、往来函件、公示结论以及备案表等。这些文件材料均是以资产评估项目为核心。很多资产评估项目从开始到结束，往往跨越自然年度，将资产评估档案作为文书档案进行管理可能影响企业档案工作的正常进行，也会影响资产评估档案的质量。而将资产评估文件材料以项目为单位进行收集，作为专题档案按照项目、文件两级进行管理，可以较好地保持文件材料之间的逻辑关系，既可以全面展现工作，又便于归档工作的开展和档案的保管利用。4.保密属性部分资产评估项目为涉密项目，或者包含企业商业秘密的信息。对于这类信息，企业应遵守相关保密要求。保密要求不仅要嵌入包括评估机构委托、评估人员遴选、材料报送与传递、公示信息发布等环节的资产评估工作全过程，还要在后续的相关资产评估文件材料的收集整理和资产评估档案的保管利用工作中得到严格遵循。资产评估档案管理面临的问题1.档案管理要求亟待强化目前，《暂行办法》第五条指出：“各级国有资产监督管理机构及其所出资企业，应当建立企业国有资产评估管理工作制度，完善资产评估项目的档案管理，做好项目统计分析报告工作。”但在实际工作中，很多企业对资产评估工作产生的文件材料的管理和资产评估档案的管理还比较薄弱，还未明确相关方的管理职责和归档工作细则。由于资产评估过程复杂、时间跨度较大，文件材料形成和流转于多个参与方，各参与方的档案管理水平不同，在没有比较明确的档案管理要求和操作规范的情况下，资产评估文件材料的收集整理工作难以系统规范、及时有效地开展，资产评估档案的真实性、完整性得不到保证。部分形成时间较早的资产评估项目文件材料已经遗失，难以收集。2.管理人员档案意识有待增强企业各层级管理人员对资产评估档案工作没有给予足够的重视。一方面，资产管理部门没有明确专人管理资产评估文件材料，归档职责不清晰，兼职情况比较普遍，人员变动频繁；另一方面，档案部门不了解资产评估工作，没有督促资产管理部门开展资产评估文件材料的收集整理工作，也缺少监督控制手段，没有及时提出归档工作要求。3.信息化手段缺失，管理成本高资产评估工作有评估机构、企业总部、企业下属单位、国有资产监督管理机构4个参与方，处理环节达20多个，实物传递20余次。文件材料在资产评估工作中逐步产生，最终形成以项目为单位的归档材料。由于缺少贯穿整个工作流程的信息化管理手段，企业无法高效跟踪项目进程，无法确定文件材料的真实性、完整性。同时，总体数量大，产生主体不同，缺少文件格式、封装规范等细化规则，影响了档案管理的效率。资产评估档案信息化管理水平低、综合管理成本高，在收集、整理、利用等方面均落后于其他门类的企业档案。

资产评估档案管理体系建设

1.梳理评估流程，形成归档清单深入理解资产评估工作，熟悉资产评估工作的基本流程是做好资产评估档案管理工作的前提。资产管理部门和档案部门工作人员通过对《暂行办法》的深入学习和对资产评估工作的全面了解，共同梳理资产评估工作的流程，包括评估报告初核、外部专家复核、评估报告公示、系统审核备案、纸质资料报送等环节。在资产评估工作开展过程中产生的各类文件材料分别纳入相关参与方的归档范围（如表所示），由各参与方分别开展资产评估文件材料的收集整理和归档工作。2.建立管理团队，强化档案意识资产评估档案是企业档案的一个新门类。这类档案的收集、整理等工作，需要素质高、专业能力强的人员和团队。企业可将资产评估档案纳入专题档案进行管理。资产管理部门设置资产评估资料管理专员，档案部门指定专人协同资产评估资料管理人员开展工作。企业还应针对相关人员定期开展档案专业知识、资产评估知识培训，强化工作人员的档案意识。3.借助信息化手段，实现降本增效在资产评估工作中，各参与方内部一般通过OA系统（或电子邮件）传递文件。评估报告等材料的正式版本在归档时一般需要通过邮寄方式。为了完成资产评估文件材料的日常管理工作，相关台账的建设、工作进度跟进、意见汇总等工作一般要在线下进行。传统的工作模式不能满足大批量、高强度的工作需要，精细化程度和管理效率都难以提升。企业可以结合实际，建设资产评估管理系统，通过系统固化资产评估工作流程，将管理要求、工作规范等嵌入系统，实现评估流程标准化、评估标准可视化、分析汇总自动化，不断提升工作效率。在条件成熟的时候，企业可将资产评估管理系统与OA系统、国资委产权管理综合信息系统、档案管理系统贯通，实现资产评估工作信息化。与此同时，档案部门应分析资产评估档案文件材料的载体类型，制定详细的立卷、组卷、归档方案，明确电子与实体档案的关联关系，通过技术手段确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，实现部分文件材料的单轨制归档。通过档案管理系统与资产评估管理系统的连接，实时或者定期将批量资产评估档案导入档案管理系统，降低工作人员的工作强度，提升档案管理效率。

资产评估档案管理体系建设构想

1.资产评估管理系统和档案管理系统协同优化在资产评估管理系统、档案管理系统均已建成的情况下，系统的连接和协同成为提高资产评估档案管理水平的关键。针对不同类型的资产评估项目，企业可以定制差异化的归档目录清单，在不同的工作环节，以技术手段主动从前端系统获取归档电子文件；在文件材料生成（或者定稿）的关键节点，向归档责任者推送归档提示，避免评估周期过长或流转次数过多导致文件材料遗失甚至被篡改。以信息化手段促进资产评估文件材料及时、完整归档。针对涉及企业商业秘密的资产评估项目，两个系统可以加载商业秘密管控模块，对企业商业秘密实施有效保护。2.探索资产评估档案单轨制归档目前，资产评估报告、公示结论、审核意见报告和资产评估项目备案表等文件材料只有签字并加盖公章才具有法律效力。这些文件材料以纸质形式存在。但在调阅利用档案时，电子版本的资产评估档案已经可以满足需要。企业可以以资产评估档案单轨制归档管理为目标进行探索。3.研究“属地归档”机制，加强企业总部的监督管理目前，纸质版本的资产评估报告（终稿）、公示结论、审核意见报告和资产评估项目备案表在企业内部仍存在重复归档的情况，即企业总部和下属单位分别归档。这样做不仅额外耗费人力物力，还不利于统一管理。综合考虑国资委对企业资产评估报告质量的要求和降本增效的要求，下一步，企业总部可以进一步明确资产评估档案的归档主体和归档范围，下属单位按要求对纸质版本的资产评估报告（终稿）实施归档，企业总部仅将其电子版本作为资料进行保管。企业总部定期或不定期对下属单位的资产评估档案归档情况进行检查，不断改进资产评估档案管理工作，增强下属单位的档案意识，提高资产评估档案的管理水平。

作者：王向东 丛浩 张宸恺