档案管理模式在医院档案管理的应用

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摘要:现代社会是一个快节奏的社会，高强度快节奏的生活状态使得人们更加明白效率的重要性。医院要想正常运转必须正视档案管理的重要作用，档案内容主要由病人的病历、医院科研进度、医院组织开展的各项活动以及医院的医疗设施建设等组成，做好档案管理模式改革有助于医院开展相应的治疗工作。由于传统档案模式的存在，造成了一些管理难题，为了将档案管理与现代信息技术结合起来，应该在医疗领域推动档案管理模式的改革，以提高档案管理的效率，为病人提供优质的医疗服务。

关键词:档案管理;医院档案;改革应用

传统档案管理模式存在着管理不到位、管理效率低下、忽视病历资料的弊端，在这种情况下就可能耽误病人的治疗，使病人错过最佳的治疗时机。档案管理模式改革旨在通过提高管理人员水平、融入现代网络信息技术、加强档案制度管理等措施，方便病人的就医与治疗，既能节省时间又能够确保数据的精准无误。本文从医院档案管理改革的重要性、医院传统档案管理模式的弊端，以及如何进行档案管理模式改革等方面出发，浅析档案管理在医院运营中的重要性。

一、医院档案管理模式改革的重要性

现代社会网络信息技术已经广泛应用到了各个领域当中，传统的手写档案材料模式已经不适应现代医疗的发展模式。档案材料包含的内容十分重要并且十分广泛，通过档案材料，可以了解医院整个的发展历程、医院的医疗服务设施建设以及病人的病情情况。其中最重要的就是病人的病历，通过病人的病历，医生可以为患者制定最佳的治疗方案。进行现代化档案管理模式改革可以让医生在短时间内了解病人的具体情况，有助于提高诊治效率，节省就医时间。档案中所留存的病历以及诊治情况可以为医院的科研活动提供依据，医生可以总结整理病历材料，总结临床经验，在特殊性中总结出一般性经验从而提高医疗水平。最后，由于医患关系在现代社会愈演愈烈，医院可以把档案材料当做凭据，维护双方的利益，避免不必要的医患纠纷，在短时间内解决医患关系。

二、医院传统档案管理模式的弊端

(一)档案数据复杂，管理不到位

医院大都是属于非盈利性的机构，必要时需要获得政府的财政支持，随着市场经济的不断发展，医院的发展需要依靠自身的运营管理，管理措施不到位就会使医院面临倒闭的情况，因此医院运营将面对前所未有的压力。随着社会的发展，医院档案涉及的范围变得广阔，不仅需要记录病人的病情情况还需要记录医院的成本预算、采购、会议组织、医疗服务等信息，记录的信息繁多而且复杂，采用传统的档案管理模式显然已经不适应医院的需求和发展。面对复杂的数据信息，传统模式下档案管理人员习惯于“等、靠、要”的工作模式，采用封闭式的档案管理，没有充分发挥档案资料的实际价值和用处，造成档案管理工作的不到位。

(二)管理格局存在不足

管理格局存在不足主要表现在文书管理与病历管理等被分割，没有统一交由档案室进行管理，这种分散式管理的方法不利于医院集中掌握完整的医院档案，不掌管病人材料、对于病人的病历资料置之不理并交由各科室负责，这样的情况下病人的档案则比较分散，不利于各科室医生了解病人的整体情况。各科室独立掌管病人的材料，再加上各科室之前信息沟通并不及时有效，给医院档案管理工作增加了难度。分散的档案材料不利于医生的科研工作，统一档案管理制度，将档案材料统一交由档案室管理，这样可以明确责任主体，不至于形成互相推卸责任的情况并且还可以有效提高工作的效率。传统的档案管理模式形成了错误的管理格局，没有意识到统一管理的重要性，这样分散的管理格局只会降低工作效率，不利于医院自身的经营运转，也不利于病人的就医。

(三)管理队伍素质不高

由于档案管理工作涉及的内容较为宽泛，缺乏专业的档案管理人才，由于缺乏必要的档案管理知识，不了解档案资料的科学分类标准，工作人员在开展相关工作时严重影响了档案管理资料的开发与使用效果，降低了档案管理的效率。现如今的档案资料已经改变了传统的纸质档案形式，使用更多的是电子档案，这就需要档案管理工作人员能够熟练掌握计算机的操作，掌握具体的图像等档案资料的储存技巧，并且能够在短时间内将医生需要的档案材料检索出来。档案管理队伍素质不高会阻碍档案管理工作的正常进度，不能及时为医生提供详细的档案材料，降低了看病效率。医院也没有合理配置院方资金，档案管理人员缺乏必要的技能和理论知识培训，在工作过程中经常出现一些低级的错误，给医院造成一些不必要的损失。

三、档案管理模式改革在医院档案管理中的应用

(一)提高工作人员专业水平

医院要引进一些专业的档案管理人才，为专业人才合理安排岗位，提高薪资待遇这样才能激发许多专业人士报名档案管理工作。医院应该合理配置院方的资金，给档案管理部门提供资金支持，要为工作人员提供多种学习机遇，除了增强工作人员的专业技能培训，还要加强政治思想教育，让工作人员始终以高昂的情绪对待这一份工作。医院可以定期组织开展一些档案管理知识竞赛活动，丰富档案管理工作的具体内容，真正让员工热爱这个职业。必要的奖惩制度可以促使工作人员不断创新，对于在档案管理工作中表现优秀的个人或者组织给予奖励，对于一些表现差、工作效率低的个人或者组织要进行惩罚或者进行淘汰。时代在不断向前发展，管理模式也要不断进行创新，鼓励档案管理人员及时发现问题提出问题，对现有的档案管理模式进行创新，力求创造出适合本医院发展的具有独有风格的档案管理模式，提高医院的档案管理水平不仅可以为医院赢得一个响亮的名声，而且还可以丰富医院的医疗文化。针对现代化的网络信息技术，医院要让管理人员熟练掌握计算机的操作技能，能够运用现代网络信息技术记录纷繁复杂的医疗档案，注重提高档案记录的精准度，分门别类的记载有关的档案信息，方便医生今后治疗工作的开展。

(二)加强医院的信息化建设

为了方便病人的就医，我国已经大力实行网上挂号、网上预约等环节，提高医疗工作效率。医院要引进先进的互联网技术，将网络信息技术大力应用于档案管理工作当中，逐步实行智能化管理的措施，减少人力物力，节约档案管理的成本。为了加强医院的信息化管理，一方面要加强医院的信息化基础建设，为档案管理工作人员配置先进的计算机系统，并且注重信息化设备的保存。医院要成立专门的网站或者数据库，保持档案信息的独立性，医院要根据自身的需求和发展情况配置先进的硬件和软件设施，做到信息化录入、管理与检索等工作环环相扣。并引进专业的人才进行网站的管理工作，定时检测网站的建设情况，防治病毒或者黑客的入侵，使得档案信息资料丢失，给医院造成一定的损失。建立统一的档案管理标准，完善档案管理制度，收集各科室的档案资料，将医院管理工作中的会议结论、科研结果、教学资料等进行扫描转化成电子材料进行保存。做好档案资料的检索工作，完善档案资料的收录程序、目录以及查询系统等，及时检索档案材料，为医生提供精准的档案信息，提高医疗救治的效率。由于档案管理需要涉及多个部门，因此加强医院信息化建设的重要内容也包括各部门之间的联系与合作，加强各部门之间的沟通，实现信息资源共享，便于医生全面掌握病人的情况。对于一些比较珍贵的档案材料，医院档案管理工作人员一定要做好备份工作，防止出现资料丢失，给患者或者医院的科研带来重大损失的情况。

(三)促进医院档案管理改革

为了给病人提供现代化的医疗服务要强化医院的服务意识，需要医院领导阶层全面掌握医院的发展情况，看到传统的档案管理工作模式的弊端，积极进行制度和技术上的变革，通过完善档案管理工作制度、引进专业的档案管理人才、不断创新信息管理技术等，逐步开展档案管理模式的改革工作。档案管理工作人员要定期整理医院众多的档案资料，将使用价值较小或者没有利用价值的档案进行及时的清理。提高利用档案资源的意识，在处理医患关系或者进行医疗科研工作时要发挥档案资料的价值。统一制定标注的档案管理改革制度，让每一位工作人员都能了解自己的责任和职能，主动完成自己岗位上的任务。为了提高工作效率，医院要落实好责任到人的制度，避免出现工作人员互相推卸责任的情况。建立开放性的档案管理制度，加大档案管理制度的宣传，让病人全面了解档案管理的流程，以便病人今后的就医。针对医生的诊断工作，医院可以将病例资料的记录和归档工作列为医生考核绩效工作的一部分，这样从源头做起保证档案工作的精确性，借此形成一个完善的精准的档案管理体系。

四、结语

医院要采取相应的措施改革传统的档案管理模式，摒弃传统的档案管理模式，借助互联网平台，做好医院资料的记录、整理以及检索工作。医院要提高医护人员对于患者档案资料的重视程度，保证档案管理各个环节之间的紧密联系，做好各科室之间的配合交流工作，力求做到信息资源共享，这样可以针对病人的具体情况，整合各科室的力量解决病人身上存在的问题。医院可以制定必要的奖惩制度，开展各项有趣的培训活动，丰富档案管理工作的内容，做好医院的宣传工作，有助于树立良好的口碑。

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作者：尹梦溪 单位：河南中医药大学第一附属医院