妇幼保健院文书档案管理对策

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摘要：妇幼保健院文书档案是在其行政管理活动中产生的，由通用文书转化而来且具有日后查考利用价值的各种类型和载体的文件，作为档案管理的重要组成部分，文书档案在妇幼保健院管理中发挥着重大的作用。在新时期，通过开展文书档案管理，不仅可以提高妇幼保健院的管理水平，还为其发展决策提供必要的参考。本文对妇幼保健院文书档案管理的概念、归档范围及其特点进行阐述，结合管理现状，分析其存在问题并提出文书档案管理提升的应对策略，以期为今后文书档案管理工作的开展提供一定参考。

关键词：档案管理；文书档案；妇幼保健院；医疗机构

妇幼保健院是妇幼卫生专业机构，承担着掌握妇女儿童健康状况、为妇女儿童卫生和计划生育提供医疗服务、开展妇女儿童医疗项目科学研究等重要职责，是国家开展妇幼保健工作的重要渠道。妇幼保健院的运行和发展都离不开文书档案，文书档案管理情况从一定层面反映了其在管理上的规范化、科学化程度，可以说，文书档案是妇幼保健机构发展过程的一个缩影，具有重要历史价值。随着深化医药卫生体制改革的推进，如何提高妇幼保健机构的医疗服务品质水平，是每一名医务管理者应该思考的问题。从妇幼保健院管理运行的角度，进一步规范文书档案管理工作，提升文书档案科学化管理水平，对于提高其工作效率和管理水平而言具有十分重要的作用。

一、妇幼保健院文书档案管理及其特点分析

1.文书档案及其归档范围文书档案是在单位行政管理活动中形成的、办理完毕、应作为档案保管的文件材料，包括纸质和电子文件材料。不同于文件和资料，档案是具有保存价值的原始记录，是实践活动不可缺少的资源条件。从妇幼保健院活动内容和职能性质来看，其文书档案主要包括：一是反映妇幼保健院主要职能活动和基本历史面貌，并且对于本机构工作、建设和历史研究具有利用价值的文件材料。二是在妇幼保健院的工作活动中形成的，在维护本机构以及职工权益方面具有凭证价值作用的文件材料。三是在建设、医疗、科研等工作过程中形成的，办理完毕，且具有查考价值的文件资料。四是妇幼保健院需要贯彻执行，上级机关、非隶属机关报送的重要文件资料。五是其他对本院工作运行具有查考价值的文件材料。2.文书档案的作用妇幼保健院文书档案是其档案管理体系的重要组成部分，是对其发展历程的见证，是其管理进程中所形成的重要凭证资料，具有重要的价值和作用。（1）管理作用。通过对于文书档案的查考，可以总结出在历史管理中的经验和存在的不足，是妇幼保健院管理过程中政策落实、管理改进以及创新发展的资料依据，有利于其管理水平的不断提升。同时，基于文书档案的全面性和客观性，文书档案为妇幼保健院进行管理决策提供了重要参考。（2）凭证作用。文书档案是对于妇幼保健院行政管理事务的原始记录，既包括制度规定类的文件，也包括上级部门下达的政策文件以及批复材料，这些资料是妇幼保健院管理工作的基础依据，能够帮助其解决管理过程中产生的各类问题，为化解管理中的矛盾提供有效凭证。（3）宣传教育作用。妇幼保健院的文书档案中包含了其事业的发展历史、文化资料等，在内外部的宣传材料编制中，可以充分利用文书档案中组织沿革、取得成绩、发展规划等内容，助力妇幼保健院开展机构宣传、妇女儿童保健教育工作。此外，文书档案在妇幼保健院管理中还发挥了反映客观现实作用、联系知照作用以及行为规范的作用。3.文书档案的特点妇幼保健院是为妇女儿童提供医疗保健的专业机构，其生存、发展和建设必须以妇女儿童医疗保健工作为中心，树立高质量的医疗服务意识。与一般的企事业单位不同，妇幼保健院的文书档案管理体现了一定特点：一是文书档案内容的专业化特点。妇儿医疗工作是妇幼保健院业务的主体，在医疗工作中产生和形成的文书档案，是对于核心业务相关内容的真实反映，因此，所记载的内容是具有专业性特点的。例如，院务管理、发展规划等。二是文书档案管理的综合性特点。文书档案涵盖了妇幼保健院行政管理活动中的各类文书材料，这些材料在其产生、内容和形式上有一些共性，呈现出了综合性的特点。三是文书档案管理的保密性特点。妇幼保健院文书档案按照类别不同，设置了不同的查阅权限，对外开放的程度相对比较低，具有较强的保密性特点。四是文书档案管理的阶段性特点。妇幼保健院的行政管理科室众多，产生的文件资料相对比较分散，为了确保档案活动的连续性和完整性，通常都会采取周期性管理的办法，因此说，文书档案有一定的阶段性特点。

二、妇幼保健院文书档案管理中存在的问题

医疗卫生事业改革的不断深入加速了医疗机构文书档案的开发利用，医疗机构文书档案的利用率在一定程度上有所提高。在当前新形势下，进一步做好文书档案管理工作是妇幼保健院档案工作的重点之一。在妇幼保健院文书档案管理实践中，还存在一些问题制约了文书档案作用发挥，只有认真剖析这些问题，才能寻找恰当的方法解决问题、提高效率。1.制度建设不到位，缺乏有效的制度支撑制度建设不到位是医疗机构文书档案管理工作中比较突出的问题之一，主要体现在两个方面，一是缺少与文书档案管理工作相关的制度内容，文书档案管理工作没有制度化参照；二是已有制度不符合医疗机构档案工作实际，无法与实际文书档案工作相匹配。例如，妇幼保健院的文书档案涉及大量妇幼保健方面的资料内容，如果套用其他医疗机构的制度办法，则很难完成对于这一部分文书档案内容的系统管理。究其原因，不外乎两个方面。一方面，医疗机构在制度体系的建设方面不够系统，对于档案管理工作的认识不足，制度建设存在滞后的情况；另一方面，档案从业人员专业化程度不高，不具备系统研究制定专业化制度并完成制度输出的能力。由于基础制度的不健全，缺少对于工作实践的指导，文书档案工作的收集、整理、鉴定以及归档工作受到一定程度的影响。2.规范化程度不高，档案分类整理不科学档案分类是档案管理的重要基础性工作，想要做好文书档案管理，就要结合妇幼保健院的实际，界定清楚哪些是文书档案，文书档案又可以逐层划分为怎样的类别。在工作实践中，档案的分类不合理问题仍然存在，具体体现在文件分类不清、收集的档案归位不明、文件材料的组织体系混乱、整理编目杂乱无序。产生档案分类问题的原因主要是档案管理人员对于档案的基本逻辑特征把握不准确，缺少分类的依据。此外，产生文书档案的行政管理活动并不是一成不变的，行政管理活动的调整或变化，必然会导致档案分类的变化，而妇幼保健院档案管理人员对于档案分类的动态性不敏感，没有适时对档案分类方法和分类方案进行调整、完善，导致档案分类不科学，影响档案系统化和有序化管理的实现。3.档案管理手段陈旧，技术更新速度慢从技术更新、人员管理等层面来看，医疗机构文书档案管理还存在一定的不足，具体体现在：（1）信息化技术应用不足，技术更新相对滞后信息化智能手段是文书档案在管理方式上的进步，通过使用信息化智能手段，能够有效克服传统文书档案管理中效率低、规范化不高、资源浪费、人员投入大的问题。然而，从妇幼保健院等医疗机构当前的信息化技术的推广和使用情况来看，还存在着智能化建设水平比较低的问题，电子档案管理系统在建设进度、建设效果和应用情况方面都需要进一步提升。（2）档案管理人员考核不严，工作职责混乱不清不管是传统的档案管理方式还是电子档案管理模式都离不开人的操作，作为第一生产力，档案管理人员仍是文书档案管理中的核心要素资源。妇幼保健院等医疗机构在档案管理人员的职责界定上还不清晰，人员的选用育留不够系统，管理手段也比较单一。4.档案开发利用不足，管理效用比较低文书档案具有提升医疗机构职能服务发挥的作用，只有进一步加强文书档案的编研与开发利用，才能确保文书档案在妇幼保健院管理中发挥出应有的作用。档案事业的发展也离不开档案的开发和利用，但仍然还有不少文书档案资源长期处于“沉睡”状态，档案利用效率很低。从档案开发的深度来看，档案仅作为记录凭证，没有进行资料的数据化分析，挖掘档案的利用价值。从档案开发的广度来看，仅对部分文书档案资源进行开发利用，开发的全面性不足，多数档案束之高阁。

三、妇幼保健院文书档案管理对策

妇幼保健院文书档案管理是一个全面性的工作，必须深刻理解其管理内涵，提升其管理认识，从其文书档案管理的特点出发，找准存在问题，针对性进行策略应用。1.建立完善的档案管理制度，为文书档案管理提供支撑建立、完善妇幼保健院文书档案管理制度，逐步健全制度管理体系，促进文书档案管理工作规范化、标准化开展。一是对于现有与档案管理工作相关的制度进行梳理，个性化分析妇幼保健院档案制度建设中存在问题，并据此确定档案制度建设的目标，结合实际需要，合理制订制度建设计划。二是提升制度的规范性、合规性、实用性。从文书档案管理的角度来看，完整的文书档案管理制度应包括文书档案归档范围、保管期限、内容文件、管理职责、分类标准等内容，妇幼保健院的档案管理部门应结合机构实际情况，做好制度内容的编制。三是做好制度的宣贯与实施。制度执行是制度建设的关键，再好的制度如果不执行、不落实，那么也无法实现其在管理中的作用。从上级管理层面要做好制度的宣贯，针对制度执行情况定期开展检查，对于档案管理制度落实不到位的情况，要予以通报并责令改正。2.把握档案的基本逻辑特征，科学实施档案分类管理进行档案分类是为了更加具体的认识档案，科学管理档案，准确查询档案。档案分类是十分重要的基础性工作，在文书档案管理过程中，要从大的类别上划分出文书档案，再对文书档案进行细化分类，完成小的类别划分。由于档案资料在不同历史阶段具有不同的收集特点，因此实施档案分类管理应从把握档案分类的原则着手。只要明确了档案分类的规则，即使档案资料在形成过程中产生了逻辑变化，也能轻松实现科学分类的目标。（1）坚持严整性规则。分类的严整性体现在分类是否具有逻辑性。档案分类的结果是形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的逻辑系统。档案分类要求在纵向上具有从属关系，在横向上具有平行关系，做到各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。即划分必须穷尽，每次划分必须坚持统一标准。（2）坚持效用性规则。档案分类是科学管理的手段，而并非是为了分类而分类。效用性规则的本质是对于档案管理特点的适应，即适应不同种类档案及其管理特点来进行档案的分类，以满足档案科学管理和方便利用的需要。（3）坚持稳定性规则。档案分类关系着档案管理全局，如果分类发生变化，排架、编号等相关工作也会发生变化，有些甚至还需要从头做起。因此不宜频繁的改变分类方法和分类体系。3.创新文书档案管理办法，加快推进档案信息化建设合理有效的文书档案管理方式可以提高医疗机构管理质量与效率。一方面应大力推进档案信息化建设，结合实际情况制订档案信息化工作规划，细化档案信息化工作计划，从设备设施、技术条件、人员服务、软件配套等方面加大投入，完善建立档案数字化工作流程，改进档案的加工方式，推进电子档案的使用，促进档案全面信息化工作目标实现；另一方面创新人员管理办法，通过严把入口关、强化业务培训等方式实现档案的专业化队伍建设，实施档案管理专项考核，加强对于档案管理人员的考核，对于档案管理的操作实施进行考核评分，制定匹配的奖惩办法，最大限度实现管理优化。4.紧密联系医疗职能特点，加强文书档案的开发利用结合妇幼保健院自身实际情况，制定与之匹配的档案利用办法，探索档案开发利用的新方式。一是确定和设计文书档案信息资源开发利用的选题。好的选题是档案编研开发工作成功的一半，作为医疗机构文书档案管理人员，要结合机构所在地区及当前时势需要，科学研判、精细选题，做好档案资料的编撰和利用，为管理决策提供参考。二是做好档案开发利用的选材。选材是开发利用的基础，档案管理人员要提高对于档案材料的认识和利用水平，挖掘文书档案资源的价值和意义，更好地进行文书档案开发利用工作。三是重视档案鉴定工作。档案鉴定工作是档案工作的难点之一，其对于开展业务人员的专业能力、综合素质都有着较高的要求。因此，妇幼保健院要重视对于档案人员在专业能力、综合素质方面的培训，以满足档案鉴定工作的需要。四是综合运用档案开发形式。现代化社会具有碎片化阅读特点，利用“微时代”手段实现档案管理转型，充分做好档案开发利用成果的宣传，提高全院人员对于档案开发利用的重视度，增强各部门对于文书档案管理工作的配合，深入做好档案开发和利用工作。

四、结语

综上所述，医疗机构文书档案管理工作的开展，能够有效促进医疗机构职能效用的发挥。作为妇幼医疗专业机构，妇幼保健院文书档案管理要多措并举，通过完善档案管理制度、实施档案科学分类管理、创新文书档案管理办法、加强档案的开发利用等策略，构建完善的文书档案管理体系，推动妇幼保健院综合能力持续提升。

参考文献：

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[2]郑梅.信息化背景下医院文书档案管理流程优化研究[J].城建档案，2020

[3]张敏芝，张忠英.信息化助推档案工作高质量发展——记昆山市第一人民医院档案信息化建设之路[J].基层医学论坛，2020

[4]王丹.医院办公室文书档案管理的现状与体会[J].办公室业务，2020

作者：陈伟伟