如何加强疾控中心档案管理

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【摘要】疾控中心档案真实地记录了疾病预防控制工作中形成的各种类型和载体的具有保存价值的文件通知、调查材料、效果评价、图片影音等原始资料，具有专业性、系统性、多样性等特点。能够为科研提供基础资料，为指导民众健康提供借鉴，为处置突发公共卫生事件提供参考。因此，加强疾控中心档案管理，具有非常重要的现实意义。目前，疾控中心档案管理还存在着对档案工作的认识不足，档案管理人员流动性大，档案信息化水平不高等问题。要加强组织领导，建立全面收集档案工作机制，锤炼档案专业人才队伍，加快档案信息化进程，建立健全档案管理制度，强化档案安全管理，才能不断提升疾控中心档案管理水平。

【关键词】疾控中心；档案；管理

“档案，是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”疾控中心承担着疾病预防控制及公共卫生技术管理、卫生检验检测等职能，是关乎我国公民卫生健康的重要服务机构，对于扎实推动社会疾病预防控制及广大人民群众卫生健康事业发展，起着非常重要的作用。疾控中心档案主要是在疾病预防控制工作中形成的各种类型和载体的具有保存价值的文件通知、调查材料、效果评价、图片影音等原始资料，反映了疾控中心在疾病预防控制、卫生检验检测服务、公共卫生安全事件应急处置、科研培训、健康促进以及党政活动等各项工作内容。从类别上分，主要包含疾控类档案、健康教育类档案、科研培训类档案、卫生检验检疫类档案、党政工团管理类档案等。疾控中心档案的结构和质量全面反映了疾控部门的工作内容、管理水平及服务质量。

一、疾控中心档案的特点

（一）专业性

疾控中心档案涉及实验研究分析数据、疾病预防措施及方案、卫生应急处置和防病应急准备等，具有较强的专业性，需要档案管理人员掌握一定的卫生健康知识，能够全面把握档案大局，立足于疾病预防控制、卫生健康、应急管理等角度，对档案进行合理收集分类、规范有序归档整理，才能有利于疾控中心档案的科学管理和有效利用。

（二）系统性

疾控中心工作十分复杂，需要各个科室部门密切配合。各个科室部门在工作中形成的相对独立的档案，又与整个疾控工作紧密相连，多个科室部门的档案结合在一起构成疾控中心档案系统的整体，因此，在档案收集过程中，缺少任何一环都是不完整的，都会造成疾控中心档案的缺失。档案管理人员如果对疾控中心工作各科室部门之间的配合不熟悉，也难以做到对档案的系统归类。

（三）多样性

疾控中心档案涉及范围十分广泛，内容十分丰富繁杂多样，不仅仅涉及传染病防控研究、公众健康、免疫规划、突发公共卫生事件档案等，还涉及到党群、行政、实验、科研、财会、宣传教育等方方面面内容，包含文件、照片、录音、视频、手稿、实物等不同形式和载体的档案。

二、疾控中心档案的价值

曾指出：“档案工作是一项基础性工作。经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。在全面建设小康社会的进程中，档案工作显得越来越重要。”疾控中心档案是疾控中心在疾病预防控制、实验室检测和管理、科学研究、卫生健康、信息宣传等方面工作的真实记录，能够为疾控机构的协调与指导工作提供依据，是疾控部门重大决定与计划的基础。因此疾控中心档案是历史的重要组成部分，对加强疾控中心档案管理，具有非常重要的现实意义。

（一）为科研项目提供基础资料

预防医学是一种连续性、继承性较强的专业学科，需要在大量的医学理论、丰富的经验总结基础上进行分析研究，疾控中心通过分析研判疾控业务档案，能够更好地开展预防医学科研项目，是推动预防医学发展和进步不可或缺的一部分。

（二）为指导民众健康提供借鉴

疾控业务档案中的疾病控制专题，包括该地域内各种疾病发生、传播过程，以及疾控中心等部门精心制定的疾病预防控制方案、措施，其中有疾病预防控制的典型案例，也有地方性疾病预防控制的内容信息，为人们清晰地呈现了疾病的发生、流行、发展变化等，这些珍贵的疾控档案能够提升公众的保健意识，为公众更加全面认识和掌握急慢性传染疾病的预防和控制，并为民众做好健康保护提供很好的借鉴。

（三）为处置突发公共卫生事件提供参考

突发公共卫生事件，是指“突然发生，造成或者可能造成社会公众健康严重损害的重大传染病疫情、群体性不明原因疾病、重大食物和职业中毒以及其他严重影响公众健康的事件。”“非典”、禽流感都是最为典型的突发公共卫生事件。疾控中心在积极应对突发公共卫生事件工作中产生的档案资料，为将来本部门和其他部门应对和处置突发公共卫生事件提供重要参考依据，同时，对完善我国重大公共卫生应急机制，也有着重要的价值和意义。

三、疾控中心档案管理存在的问题

（一）对档案工作的认识不足

部门领导对于档案工作缺乏正确的认识，没有认识到档案的重要性，因此重视程度不够。档案工作需要的财力、人力、物力保障都难以实现，久而久之，档案管理人员也很难对档案工作重视起来，在档案管理工作中做出突出业绩也就无从谈起。

（二）档案管理人员流动性大

由于一些领导对档案工作不够重视，或者一些疾控部门人员缺乏，档案管理人员往往身兼数职，加上档案管理工作相对繁重、枯燥，一旦有机会就会调整至其他岗位，因此，档案管理人员的流动性较大，专业档案人员尤为缺乏，档案队伍整体水平不高，这也给档案工作的有序衔接带来一定的困难。

（三）档案信息化水平不高

随着社会的不断发展，互联网和新兴技术的不断应用，档案管理方式正在发生巨大的变化，现代信息技术发展迅猛，极大地丰富了档案的传播方式、载体，档案工作的内容、形式、方法都随之更丰富、更多样，传统的档案管理模式已难以适应新形势下档案工作发展需要。因此，新时代的档案工作，档案信息化成为档案工作重要组成部分。但是现在一些疾控中心档案仍然采用传统模式进行归档立卷、检索查阅，档案信息化水平不高，档案科学化、规范化管理难以推进。

四、加强疾控中心档案管理的具体措施

档案工作是一项功在当代，利在千秋的事业。疾控中心档案具有复杂性、系统性、多样性的特点，又具有很高的历史价值和宣传教育作用，因此加强疾控中心档案管理很有必要。

（一）加强组织领导

领导要高度重视疾控中心档案，要深刻认识到强化疾控中心档案管理的必要性和重要性。要把疾控中心档案工作作为一项重要政治任务来抓，经常召开专题会议精心部署，负责领导要负起责任来，强化日常监督，真正把疾控中心档案管理工作抓到实处，落到实处。

（二）建立全面收集档案工作机制

档案收集是档案工作的重要组成部分，也是开发利用好疾控中心档案的基础和保障。要建立起有效的档案收集工作机制，做好全面收集疾控中心档案工作。要加强与各个科室部门的沟通和联系，及时、广泛地收集工作推进中产生的档案资料。要全方位收集上级部门下发的文件通知、总结报告、研究成果、宣传信息公告等文件类型，尽可能做到每一份珍贵的疾控中心档案不流失，才能够丰富档案资源数量和结构，多角度、立体化地展现疾控中心工作全貌。要制定疾控中心档案收集工作具体规划方案，明确方向和目标。严格档案收集标准，有针对性地收集对国家和社会有保存价值的档案。要具有甄别鉴定和分类整理的能力，不能对所有的档案笼统收集归档，要做到对同一类型的档案不重复收集归档，鲜见的档案类型要采取更多的途径重点收集，使档案结构更科学合理。收集起来的珍贵档案要进行分类整理，为档案归档和信息化、开发利用工作打下良好的基础。要随时跟踪疾控工作的发展变化，根据疾控工作阶段性变化调整档案收集工作方案，有针对性地进行谋划部署和统筹推进，加强沟通协调和分类指导，确保相关档案资料及时收集、及时整理、及时归档，把疾控中心档案工作做实做细。

（三）锤炼档案专业人才队伍

“档案工作姓党”，档案管理人员要具有较高的政治素养。要与时俱进，不断创新方式、更新理念、拓展空间，全方位、多角度强化对档案管理人员的锤炼，全面提升档案干部素质。要抓严抓实档案管理人员的党性教育，培养档案管理人员增强“四个意识”，坚定“四个自信”，做到“两个维护”的能力，能够以“为党管档、为国守史、为民服务”为神圣职责，树立正确鲜明的价值导向。要为档案管理人员创造各种实地学习机会，到先进的地市、部门实地考察和学习档案管理业务，这是提高档案业务素质和能力最快捷的办法。要将档案管理人员业务大练兵作为常态化工作来抓，不断强化和充实其知识储备，努力提升业务素质，推动档案管理人员在实践中学习，用学习指导实践，培养提出问题、解决问题的能力。要强化档案业务培训。积极参加各级档案部门举办的疾控中心档案业务培训。要配备专职人员管理疾控中心档案，更有利于档案人才培养和档案业务工作衔接。要确保专职档案管理人员的稳定性，不经常更换档案管理人员。将档案工作纳入部门工作目标考核，引入公平公正的奖惩机制，充分调动档案管理人员的工作热情和积极性，激励档案管理人员在档案工作岗位上创新思路，有所作为。

（四）加快档案信息化进程

档案信息化能够增加档案的储存数量，节约档案工作运行成本，也是档案共享利用的速度和效率的决定因素。做好档案信息化工作，对于提升卫生防病事业具有重要的社会影响力。首先，要着力转变传统思想观念，紧跟时代步伐，创新思路，积极探索，充分利用大数据时代带来的发展机遇，着力解决突出问题，以新的思维对待新的发展形势，推动档案工作不断创新，积极从“管文件”向“管数据”转型。其次，要积极争取党委政府的资金支持，加大对疾控中心档案信息化资金的投入力度，用于购置档案管理软件和适应档案信息化要求所必需的硬件设备，如计算机、扫描仪、复印机、打印机、数码相机等。再次，要合理利用档案信息化管理系统，实现疾控中心档案信息资源整合和档案数字化，实现档案信息多途径查询和资源共享。

（五）建立健全档案管理制度

疾控中心档案管理事关地域的疾病控制与预防，关乎人民的生命安全，因此，领导必须要高度重视档案工作，建立健全档案管理制度。要建立严格的领导责任制和岗位责任制，严格层级管理，细化和明确责任分工，建立完善的管理体系，形成一级抓一级，一级带一级，层层监督，层层管理的管理模式，推动档案工作扎实开展。要结合疾控中心档案工作特点，深入梳理档案管理工作流程，明确档案工作标准和要求，规范档案收集、整理、归档、立卷、保管、利用、安全等各个环节操作办法，确保档案收集齐全、分类规范准确、内容丰富完整。规范疾控中心档案借阅制度，严格借阅程序，做到借阅有负责人审批，交接档案有手续，归还有登记，实现档案管理工作的制度化、科学化、规范化、标准化。

（六）强化档案安全管理

疾控中心档案具有十分重要的历史价值和借鉴意义，因此，其安全管理是档案工作的前提，没有档案安全，档案工作就无从谈起；没有档案安全，开发利用档案就是一句空话。一是要强化档案安全管理意识。积极做好档案安全管理宣传工作，要意识到保护国家档案不仅仅是档案工作人员的神圣职责，更是每个公民共同的责任和义务。二是要强化主体责任。要按照“谁主管、谁负责，谁实施、谁担责”的原则，对档案安全责任进行具体细化分解，确保责任落实到岗、到人。三是要注重疾控中心档案的实体安全。要增加档案室设施的资金投入，购置先进的安防系统、智能消防系统和消毒设备等档案安全设施，建设面积、设施达到国家标准，按“十防”要求进行档案管理。要对档案库房实行全方位监控，定期、特别是节假日前，对档案室进行全面安全排查和消毒，确保消除安全隐患，有效保障档案实体安全。四是要加强疾控中心档案信息安全。疾控中心档案涉及到群众健康资料、疾控机构发展史及在科研、实验等工作中形成的各种数据信息、研究成果等多项内容，很多内容是涉密的，档案工作人员必须认真执行《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》及保密制度，涉密文件按规定由专人、专柜管理，杜绝使用网络传输。存放涉密文件的电脑等要使用正版软件定期升级更新和查杀电脑病毒，并确保专人专用。专人负责档案管理系统维护，定期检查和备份疾控中心档案数据库。五是要严格按照档案安全管理制度进行管理。要根据疾控中心档案的特点，建立健全档案安全管理制度，制定档案安全应急预案，做好档案安全风险防范工作。

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[4]丁连明，孟郊.浅谈疾控档案管理的现代化[J].职业与健康，2013，（11）.

作者：曹明 单位：逊克县疾病预防控制中心