学校基本建设档案管理措施

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摘要：在学校基础设施建设中，基本建设档案是重要的组成部分，同时基本建设档案也是学校档案管理的重要组成部分。基本建设档案是学校基建项目整个过程的真实记录和原始凭证，是学校以后进行维修、改扩建的重要依据。本文将对学校基本建设档案的特点和基本建设档案工作中存在的问题进行详细分析，并提出几点加强学校基本建设档案管理的具体措施，以供参考。

关键词：学校档案；基本建设档案管理；具体措施

随着我国二胎政策不断开放，即将入学的学生数量不断增多，在校生规模不断扩大，为了充分响应国家教育体制改革的号召，必须加大学校基础设施建设的投入，扩大学校教学面积，为学生提供更好的学习环境，提高学校教学水平。学校扩大教学面积，增加工程施工之后，也会产生大量基本建设档案，根据国家颁布的《档案法》等相关规定需要将学校基本建设中所有相关资料加以汇总和整理，存放到档案室储存保管。为了提高学校基本建设档案管理水平，应充分了解基本建设档案的特点以及基本建设档案管理中存在的问题，有针对性地制定基本建设档案管理措施，保护好相关文件。

一、学校基本建设档案的特点

（一）学校基本建设档案具有反复利用性

学校运营期间，对于学校各项基础设施使用频率始终居高不下，需要不断完善基本设施场所的建设。学校对各个教学楼和基础设施建设和维修过程中，对于基本建设档案的应用频率较高，基本贯穿于学校维修和改扩建工程项目的始终，是维修和改扩建工程项目必不可少的数据依据，因此学校基本建设档案具有反复利用性。在学校对基本建设档案进行储存保管时，应充分认识到基本建设档案资料的反复利用性，保存真实有效、完备的基本建设档案，以便后期学校开展相应的维修、改扩建工程项目时有最优质的学校基本建设档案提供原始依据。

（二）学校基本建设档案内容具有复杂性

学校基本建设档案不仅仅是几张关于学校基础设施建设、整改意见和建议的文件性档案，而是学校某一教学楼从建设之初对其进行的规划建设设计、设计图纸、施工图纸、采购报表、项目运营报表、员工资料统计、各项施工项目数据统计，以及设备安装的说明书、调试记录、施工过程中现场资料管理、所有物料进出场管理、设施设备的使用说明、工程施工过程中的意外事故记录、以及在竣工阶段工程验收报告、消防、防疫验收等所有纸质版记录和录像版记录等资料，具有较强的复杂性，所有基本建设档案资料涉及到不同材料生产商，供应商和政府部门，来源广泛，资料珍贵，一旦有所丢失，很难再找回原版数据，难以为后续学校基础设施维修、改扩建工程项目施工提供科学合理的数据支持。

（三）学校基本建设档案具有周期性

学校运营期间，学校的基本建设档案具有强烈的周期性，因为学校在开展某一教学楼建设项目时，从决策、立项、设计、施工、决算、备案、开始施工、验收、提交一系列工程用时长短不同，最快的需要2-3年，最慢的甚至需要8-10年，每一项工程再提交各项报告由其他部门进行审计、审批，投标招标以及采购物原材料和寻找合作的建筑企业都需要耗费大量的时间；每一个建筑建完之后投入使用最少10年时间，最长可以使用几十年或者上百年，像清华北大的百年学校等。由此，学校基本建设档案也具有长周期使用性，伴随着工程项目的存在持续使用。

二、现阶段学校基本建设档案工作中存在的问题

（一）基本建设档案管理意识较低，没有建立完善的基本建设档案管理制度

截止到目前为止，由于学校的工作重心以教学工作为主，重视学生的升学率、优生率，对于学校基本建设档案管理工作的重视性认识不够充分，使得学校对于基本建设档案和其他类型档案的管理方式不同，更加重视学生学籍档案、文书档案以及教育教学档案的管理，而对于基本建设档案给予不同程度的忽视，学校基本建设档案管理意识较低，没有建立完善的基本建设档案管理制度，基本建设档案管理场所和储存设备、储存方式较为陈旧，没有及时与学生学籍档案和教育教学档案、以及学校其他档案一同建立信息化管理。

（二）学校基本建设档案管理人员专业能力素养较低，业务水平不高

我国大部分学校档案管理中并没有专职的基本建设档案管理人员，而是由统一的档案管理工作人员对所有档案进行储存保管。由于基本建设档案具有较强的周期性和复杂性，基本建设档案整理工作量较大，对于档案工作人员来说，需要耗费大量的时间和精力，由于学校对于基本建设档案的重视程度较低，使得档案管理人员将更多的时间和精力放在学生学籍档案和教育教学档案的整理和储存上，对于基本建设档案没有投入过多的精力。总体来说，学校基本建设档案管理人员储备不足，专业能力素养较低，业务水平较低。

（三）学校基本建设档案管理资料储存不规范，资料储存质量低

学校基本建设档案具有较强的复杂性和周期性，审批报告和设计图纸从决策立项到最后竣工期间，档案中所涉及到的类型和数量、内容及收集、整理工作复杂难度之大，严重影响资料的完整性。在学校档案管理工作人员对基本建设档案进行整理的时候，由于学校档案管理工作人员对于基本建设相关专业知识掌握不足，对于档案整理存在较大的难度，而且由于人员频繁调动，经常出现资料内容与图片、电子录像的资料不匹配的现象，资料丢失等，资料失去连续性、完整性，使得基本建设档案资料储存呈现不规范、质量低的情况。

三、进一步加强学校基本档案建设管理的具体措施

（一）提高对基本建设档案工作重要程度的认识，建立基本建设档案工作网络

为了提高学校基本建设档案的储存质量，及时做好各项基本建设资料的妥善保管和及时归档工作，首先应提高学校对基本建设档案工作重要性的认识，学校领导人员加强学习，提高基本建设档案管理工作的相关专业知识，在学校内加大对基本建设档案工作的宣传，争取学校相关人员参与到基本建设档案管理工作中，提高工作人员的责任心，加大培训力度，对基本建设档案储存管理工作开展相关专业业务培训，提高基本建设档案工作人员专业素养，从而提高业务水平。建立完善的基本建设档案工作网络，明确基本建设档案管理工作的主管领导、分管领导以及各个项目的负责人，促进基本建设档案管理工作人员之间加强联系，不断优化和提高基本建设档案管理水平。

（二）建立健全基本建设档案管理制度，健全相关责任机制

为了提高学校基本建设档案的管理水平，学校应结合学校基本建设档案实际情况和档案管理工作人员专业能力素养，建立健全基本建设档案管理制度，健全相关责任机制。将基本建设档案管理工作进行分工，每一个负责人，每一个工作人员都有自己的工作内容和责任，一旦基本建设档案出现资料内容与图片、电子录像的资料不匹配的现象，资料失去连续性、完整性，直接将责任落实到个人身上，给予相应的惩罚措施。尤其当员工出现调岗或离职，岗位变动时，及时将所有基本建设档案工作事项进行交接，确保基本建设档案的完整。

（三）加大投入力度，积极开展基本建设档案信息化管理

随着我国社会经济快速发展，科学技术水平不断提高，传统的以纸质版为主的档案管理方式已经不再适用于现今时展的需求，工作效率极低。在这样的背景下，为了切实提高学校档案管理工作效率，学校应加大投入力度，积极开展档案信息化管理，其中也包括基本建设档案信息化管理。将所有从决策到决算到最后验收、提交工程项目所有涉及到的文稿、图纸、有声电子录像和文稿等档案数据都使用扫描设备扫描成电子档，存放到硬盘加以储存，进行备份。实现使用电脑可以自动检索检阅的功能，节约储存空间，提高基本建设档案管理信息化程度。综上所述，学校基本建设档案具有反复利用性、复杂性、周期性，在对基本建设档案进行管理过程中，要注意档案资料保持完整性、连续性、准确性，从而提高基本建设档案的应用价值。为了进一步加强学校基本档案建设管理水平，学校必须提高对基本建设档案工作重要程度的认识，建立健全基本建设档案管理制度，建立档案工作网络，确定责任机制，将责任落实到具体责任人。加大培训力度，提高基本建设档案工作人员专业能力素养，提高业务水平和工作效率，加大经济投入，积极开展基本建设档案信息化管理，提高基本建设档案管理的数据化、信息化水平，从而保障学校基建档案管理变得更加规范高效，充分发挥基本建设档案的价值和作用。

[参考文献]

[1]毕强梅.综述学校档案管理工作中存在的问题与计策[J].科技传播,2010(22).

[2]徐大新.中专学校基本建设档案的管理与建设[J].兰台世界,2010(S2).

作者：薛新玲 单位：山东省青岛西海岸新区第一高级中学