档案管理信息化科学化建设策略

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摘要：档案管理工作作为中职院校管理工作中一项重要的工作内容，有利于提高学校的办学质量，也有利于培养人才。面对信息飞速发展的今天，只有牢牢抓住时代特点，实现档案管理工作信息化和科学化，档案管理工作就能够在中职院校发挥其作用。从该点出发，本文重点分析和探究了档案管理信息化和科学化建设，为当今中职院校档案管理工作提供参考依据。

关键词：中职学校；档案管理；信息化；科学化

中职教育在我国教育中存在重要作用，中职学习档案管理工作也极为重要。在新时代下，必须要加强档案管理工作，在原有工作上进行创新和改革，才能开展新时期中职教育，更好的迎合时展，开展电子信息档案工作。这为学习培养人才、建立核心理念提供了基础保障，在学校管理工作中具有重要影响。

一、中职学校档案管理工作的重要意义

中职院校作为培养人才的重要基地，要想培养出高质量的人才，科学、高效的教学管理显得极为重要。作为中职院校管理和发展的重要组成部分，档案管理的职能就是真实详细记录学校发展的状况，同时还为学校未来的发展和规划提供参考依据。例如，校领导若是想直观快速且正确的掌握学校的实际财务状况和运营状况等，可以直接去查看学校的档案资料，这样能够更加便捷且高效。中职学校的档案库中有关学生的学籍档案资料主要记录着学生在校活动的一切轨迹，包括课程情况，生活情况，思想状况情况。还有教师教育的相关资料则反映着一个老师的教学水平和学校师资队伍整体情况等。所以，档案管理的建设，对于一个学校来说非常重要，他是学校教学情况的真实写照，为学校改革创新等一切优化活动建立参考价值。同时，也保证了教师，学生，学校有序进行，开展日常学习等活动。在信息飞速发展的今天，要想高效和创新的开展档案管理工作，就要从信息化和科学化角度出发。

二、现阶段中职学校档案管理工作的现状

（一）档案管理类型杂乱不清。中职院校的档案管理工作非常复杂，内容繁多，种类繁杂，要想高效的进行档案管理工作，就要系统全面的、科学的分类管理。但在实际的档案管理工作中，由于档案管理内容混乱，增加了中职院校开展统一分类管理的难度。一些中职院校由于资源匮乏，基础设施差，同时还缺乏科学而系统的管理意识，在进行不同类型的档案管理工作中，与此不同的是采用了混合式的工作模式。这种模式，不利于档案工作的有序开展，影响了档案工作的进度。同时信息化和科学化的档案管理也没有得到体现。（二）档案管理的手段落后。当前中职院校档案管理工作面临着许多问题，主要问题是中职院校档案管理手段落后，在这个信息飞速发展的时代，传统的档案管理方式已经不能满足错综复杂的档案管理内容。为了适应当前档案管理的环境，需要借助电子信息等发展平台，才能有秩序的做好工作。这样做的目的，节约的档案管理工作人员不足的问题，避免消耗多余的人力资源。现阶段，必须将电子信息融入到档案管理中，建立线上数据库等技术。但从目前的管理工作中来看，大部分的学生并没有融合电子信息的有力条件，还是采用传统的人力管理，导致工作秩序落后。（三）档案资料应用不够充分。档案管理工作就是为了开展有序的教学，为校园的发展保障后勤，为开展一切活动保障秩序。落后的档案管理工作智能拖累学校发展进程，导致档案管理工作开展困难，查阅资料困难，不能体现档案管理工作的意义。所以，要像发挥档案管理工作对学校发展带来的有力影响，就必须加强改进。更新管理理念，管理方式和手段，从根本上解决管理思想，才能提高档案资料的利用率。（四）档案管理方法缺乏科学性。中职院校的档案管理工作中还有许多不完善的地方需要改进，档案管理制度中的管理方案设计应该具备系统性以及科学化。在管理方法的缺失，没有进行科学话的管理，那么档案管理工作人员的效率不会得到提高，甚至会导致工作的重复，浪费时间，产生效率低下的影响。首先，大部分中职院校的管理层，认为档案管理工作平庸且无用，思想上认识不清，忽视了档案管理工作的展开对于学校发展的积极作用，因此硬件设施等条件相对来说比较差。其次，中职院校档案管理的工作人员其自身的综合素质不高，档案管理工作体制在方式方法上没有积极的进行创新，档案管理工作效率低，影响学习进程。

三、中职学校档案管理信息化和科学化建设的策略

（一）应用互联网技术构建中职学校信息化档案管理平台。（1）从事档案管理的工作者应该先充分的了解中职院校现阶段档案管理工作的实际状况，并全方位的对其进行梳理，做好档案管理工作所面向的人群、工作内容、现阶段所存有的问题和档案类别划分等等基础的调查工作。（2）作为中职院校管理层的人员要深刻的认识到学校的发展离不开信息化档案管理平台的建立，在学校未来的发展进程中具有重大的意义，因此，应给予人力、物力、财力等方面的绝对支持。（3）在展开档案管理信息化平台的搭建时，应该聘请专业的人员有针对性对档案管理工作现存的特点及需要创新改进的方面来进行平台建立，以保障档案管理平台构建具有科学性。（4）档案管理的工作人员应该做好对档案的类别、数量等平台资料数据规划整理的工作，致使档案管理信息化平台在建设时有可靠的文献支撑。（5）档案管理信息化平台应该衔接于校园内的网络，为中职院校中的老师和学生们在进行档案资料查阅时提供便捷的信息化平台。（二）做好电子档案的收集和完善工作。一是在对中职院校档案管理信息的数据库建设时要积极对待，依据档案的具体内容和类型丰富数据库的资料内容，在把纸质版的档案资料转化为电子版的同时，还应该进行全方位的与之相应影像以及图片的收集整理，使得电子档案的内容丰富多样。与此同时，还应该把纸质版的档案和电子化的档案互相衔接起来，及时的对电子档案中存在的问题进行完善和弥补，以保证电子档案管理内容的全方位化。二是为了便于电子档案的查询、阅读以及运用，电子档案管理平台和信息化管理平台两者之间应该相互适应。同时，电子档案管理人员在进行量大且内容繁杂的收集与整理工作时，应该秉持着认真、仔细且负责任的态度，有序的进行档案管理工作。（三）科学开展档案信息的管理和分门别类工作。在档案信息管理方面，很多中职学校都存在着分类与管理的混乱问题，这为教师与学生进行信息查询造成了一定的困扰，也为管理者的管理增加了一定的困难，为了避免这一系列的问题，处于信息时代下的院校，要想抓住时代特性，就必须跟进时代步伐，通过互联网技术，建立电子档案信息系统。对不同属性的档案进行归类，整理。通过互联网技术，建立档案目录，每条目录下分别归类不同的内容。保证教师和学生浏览时，可以快速有效的进行阅览。再建立目录指引，根据关键词，快速搜索想要的信息，加快内容指引，为广大师生带来便捷，更能减轻档案信息管理者的负担，提高工作效率，这对中职学校具有十分重要的发展意义。（四）保证档案管理电子设备应用的科学性。（1）计算机设备，它是电子档案建设、管理的一个最为重要的基础设备平台，为档案管理工作的顺利展开提供了绝对支持。（2）打印机，主要是将电子档案通过打印机转变成纸质的档案，为档案资料在应用上提供打印的服务，这样可以大大降低档案资料混乱和丢失的概率，便于大家对档案的使用。（3）扫描仪，将纸质档案通过扫描仪将其转化成电子PDF档案，这样能够确保档案信息的完整性、有序性和真实性。除了以上几种设备之外，还有其他的一些常用电子设备，例如移动硬盘、云盘、光盘等，这些都为中职院校的档案管理信息化建设提供了可靠的支持，作为学校应该积极、合理的利用它们。综上所述，中职院校档案管理对学校的发展和教学有着极为重大的意义，是中职学校管理与未来发展的一个重要的构成部分。在当今信息时代的发展中，现阶段，不管是本科院校，高职院校还是中职院校，要想解决档案管理工作中产生的困难，就必须从科学的角度出发，根据时代特点，进行符合时代特性的创新，加快改革步伐，利用新型互联网技术，完善电子档案信息等，维护和完善电子档案的承接硬件与软件。促进各大院校的档案管理工作质量和效率得到有效的提升，并且在处于信息化发展的时代下能够更加科学、稳步的前进。

[参考文献]

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[2]高新宏.探讨档案管理的信息化和科学化建设[J].长江丛刊,2018(22).

[3]薛鹏,孙莞.档案工作对独立学院发展的作用及对策[J].北京档案,2020(06).

作者：史雅蕾 单位：大同市卫生学校