企业档案整理方法及改进策略

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【摘要】随着计算机技术和信息技术的发展和普及，目前档案信息管理系统得到广泛应用，文件档案整理程序更加灵活、简便，促使档案信息检索利用率和精确度提高，因此企业需要对以往的档案整理方法进行创新，确保能够更好地满足信息化时代企业档案发展需求。本文就目前企业档案整理方法及档案整理中存在的问题进行分析，并对档案整理方法的创新进行探讨。

【关键词】计算机技术；档案整理；创新

随着社会经济建设的发展，各行业领域的市场竞争日益激烈，企业需要不断提高自身竞争实力，以进一步促进自身的可持续发展，其中组织工作效率提升成为重要管理目标。在企业档案管理中，通过计算机技术及信息技术的应用，对传统档案整理方法进行改进，同时对档案管理人员提出了更高的要求，需要对档案整理方法进行创新，使档案整理工作效率和质量有效提高，使后期档案信息的开发利用价值得以充分发挥。

一、档案整理方法分析

（一）分类方法。目前档案整理分类方法最常见的方式如下：1.年度分类法。工作人员需要根据文件类型及处理年度对档案进行整理，结合档案的具体时间对其进行细分。工作人员在实际整理过程中需要对全部档案按照档案具体日期进行整理归纳，再对档案进行标注，并通过不断实践使档案分类质量与效率提高。2.组织机构分类法。工作人员对全部档案按照档案处理阶段等进行分类，并根据承办单位的不同内部组织机构对相应分类类目进行设置。3.问题分类法。工作人员根据档案内容所反映事由、实际问题等对档案进行分类。（二）档案装订。纸质文书档案作为重要的原始凭证，其整理和保管在档案管理中至关重要，其中档案装订工作是档案整理中重要的内容之一。由于档案分类、内容不同，其装订方法也应有所差异，主要包括了独立装订和混合装订的方式。在实际整理过程中，工作人员应根据档案的实际情况，选择合理的装订方式。另外，为了提高后期档案查阅效率，应将完成装订的相关档案放置在同一个类目中进行保管。（三）档号章和页码编写。在档案整理过程中，通过档案页码、编号的有效编制，能够促进工作人员整理工作效率提高。在具体编制过程中，工作人员首先需要在全部档案的右上角档号章内编写档案号码、所属年份、馆编件号、机构代号、保管时限、问题代号等内容。再根据档案的分类标准，按照档案低级至高级的顺序进行编写。有利于档案案号编写效率提高，也为日后管理工作及查阅工作的开展提供了便利。

二、计算机背景下档案整理方法问题分析

随着计算机技术的广泛普及，在企业档案整理工作中得以运用，使整理工作通过信息化建设，整理工作质量和效率大幅度提高，为档案工作以及档案后期开发利用带来极大的便利。不少企业在档案整理工作中仍沿用传统的案卷级整理方法，导致实际工作中仍存在着一些问题：根据相关档案分类规则的规定，目前企业档案包括了企业内部机关事务管理的相关档案，其主要有以下类别：党群工作、经营管理、行政管理、产品和生产技术管理、干部职工档案、基本建设、科学技术研究、会计档案、设备仪器等。在进行上述类别档案的整理时，如仍沿用案卷级整理方法，不仅使档案信息缺乏更深入的整理，造成查询时无法实现精确查询，对档案信息的快速检索和利用造成不利影响，同时还会与国家相关档案整理规则中推进的档案整理方法存在差异，由于两种整理方法的标准不同，容易在档案整理过程中留下隐患。在科技技术研究类、产品类、仪器设备、基本建设类等档案中，其具有明显的组卷特征，在进行案卷级整理时，通常根据档案管理的文件要求，分别按照产品型号、编号、项目、设备型号等分类对这几类档案进行整理，但在具体的整理工作中，常会遇到某一产品、某一设备、某一项目的资料不全，甚至极少的情况，如仍按照上述要求进行分类，会导致档案子类目数量不断增加，数量过多影响档案信息的查找和管理，反而人为地增加了档案管理的复杂性。上述类别的档案进行分类时，通常要求按照产品型号、设备型号、项目编号等进行子类的划分，并根据子类进行整理组成案卷，但在具体整理工作中，时常出现部分文件无法归属于哪个具体的型号或项目的情况，或者文件与几个型号或项目都存在着一定的关联性，这会加大档案组卷难度。档案资料的利用价值，即使属于同一产品、同一设备或同一项目也有所区别，同时也会影响档案资料的保管期限，但在实际整理过程中，档案组卷后，通常会将这些不同保管期限的档案集中管理，并进行装订固化，不仅不利于后期检索利用，同时也对后期档案价值鉴定工作的有序开展造成阻碍。在案卷级档案整理工作中，档案信息著录通常以案卷为著录单位，未对该卷的每份档案信息逐一进行著录，导致档案信息内容不够明确，对后期档案信息的精准开发利用造成不利影响。

三、企业档案整理方法的有效创新策略

目前针对传统单一的案卷级企业档案整理方法所存在的问题和弊端，在企业档案整理过程中引入计算机技术，计算机档案信息管理系统得到广泛应用，能够对传统的档案整理方法进行改进，使以往档案整理中存在的问题得以解决，同时为了促进档案整理方法的改革，进一步提高企业档案整理质量和效率，在计算机背景下，需要对档案整理方法不断优化和创新，对能够更好地适应企业档案管理实际情况的整理方法加强实践应用，使企业档案信息管理有效优化，使后期档案信息开发利用需求得到有效满足，档案信息价值在企业可持续发展中充分发挥作用。首先企业在进行档案信息分类时，在相关分类规则所确定的上述类别的基础上，还应对综合类别进行增设，使实际整理工作中出现的部分文件无法归类的问题得以有效解决。对企业各类别档案的具体内容进行深入调研和分析，按照不同档案内容，对其合理的整理方法进行研究和制定。按照国家相关档案行业整理规则和标准，对文书类档案和其他零散类别档案的方法和要求进行确定，使文件级档案整理得以实现。通过这种整理方式能够使事业单位、其他机关的同类档案整理方法实现统一，使管理中存在的差异性和矛盾等问题得以有效解决。针对企业档案中的科学技术研究类、产品类、设备仪器、基本建设类等档案资料，需要结合档案资料的具体情况，对适合档案自身特点的整理方式进行灵活选择和运用，更有利于后期档案管理和检索工作的开展。在实际工作中，采用文件级档案整理适用于零散的档案资料或数量较少的某一产品、某一项目或某一型号的档案资料，能够使子类目数量庞大的问题有效避免，提高整理和管理工作效率；案卷级档案整理方法适用于部分数量较多的某一产品、某一项目或某一型号的档案资料,可以在沿用同类档案整理方法的同时，使档案信息的整体性得以有效保持，有利于后期管理和利用。通过案卷级档案整理和文件级档案整理相配合的方法，能够有效提高档案整理工作质量和效率。采用文件级整理方法对上述档案类别进行整理时，首先需要确保产品、项目型号等全部档案资料的全面性和真实性，在整理时，将相关档案资料进行集中相邻排列，确保相关档案信息能够形成整体性。在运用案卷级整理方法时，需要对档案信息著录的深入度加强重视，确保后期档案信息查找的效率和准确性，在实际整理过程中，可对案卷概念予以保留，对整卷装订的方式进行改进，将卷内文件分别进行独立装订，再根据卷内文件序号进行档案文件的编号和排列。通过这种整理方法，能够使档案案卷的文件级信息著录得以实现，能够更好地满足档案信息查找利用的需求，同时使同一型号、同一产品、同一项目的档案整体性得以有效保证。在档案整理过程中，如同时运用文件级档案整理和案卷级档案整理两种档案整理方法进行档案分类，在进行排架时，可以将同一级类目、同一年度档案进行统一排列，并按文件级档案在前、案卷级档案在后的方式进行排列。另外，文件级档案可根据档案的保管期限长短进行逐一排列，案卷档案可根据型号、项目、产品等编号次序进行逐一排列，有利于后续的档案管理和开发利用。对现行的企业档案整理方法进行改进和创新时，还需要对档案信息管理的计算机系统软件进行审查，确保其能够有效满足档案信息管理的发展需要。如在实际运用中，两者之间存在矛盾和冲突，应围绕档案信息管理需要，对档案信息管理软件程序的编写进行调整和优化，使其更好地适应档案整理方法的改进和创新要求，并使后续档案管理和利用需要得到有效满足。

四、结语

作为企业重要的档案载体形式，文书档案是档案管理体系中的重要组成内容，是档案数字化管理工作实现的重要基础。文书档案作为具有价值的、长期创造和积累的智慧记录和财富，其整理方法直接决定着档案价值的发挥和利用，因此在实际整理工作中，对档案整理和保管工作不断创新，对我国档案管理工作体系的建立和完善有着重要的现实意义。

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作者：文若霜 单位：宝鸡市热力有限责任公司