企业产品档案借用管理及优化策略

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摘要：借用件在企业产品研制工作中的意义日益凸显，如何提升借用件管理水平是企业档案工作中的重要课题。本文分析并阐述了当前企业产品档案借用中的管理难点，并结合实际需求提出针对产品借用件管理的信息化系统设计方案，以期为企业产品档案工作转型升级、提质增效提供参考。

关键词：产品档案；借用件；档案管理；信息系统

产品档案指产品在研制、生产活动中形成的具有保存价值的各种技术资料，其中以产品图样最为典型。借用件就是从已定型（或鉴定）产品中借用的零（部）件，当前产品图样中存在着大量借用件。基于减少产品重复设计、降低研发经费、提高生产效率等方面考虑，企业通常提倡最大限度地采用借用件。借用件的概念体现在两个不同产品的借用关系中，产品图样间的借用关系一般是在产品的图样目录或明细表或图样目录中反映的，当乙产品中的某一零（部）件，甚至整件在甲产品中已经完成了设计并且完全满足乙产品的技术指标要求的时候，乙产品无需再重复设计出图，而是直接借用甲产品的相关图样。具体操作是：在乙产品的图样目录或明细表相应位置直接列出借用甲产品的相应图号和图名等信息，并在备注栏注明“借用”。借用件在企业产品研制中不断发挥着显著的经济效益，其管理水平直接影响产品质量，产品借用件管理应当引起企业高度重视。由于借用件的本身属性以及产品借用关系的复杂性，如何保证借用件管理质量并提高借用件利用效率，成为当前产品档案工作面临的重要问题。尤其是在信息技术全面覆盖档案管理领域的背景下，以往对产品档案借用件的管理和利用模式，已经不适应目前企业的高速发展需要。

1产品档案借用存在的管理问题

1.1借用件的技术状态控制问题，包括借用件的设计阶段控制与更改控制。完整的产品设计档案通常包括在方案设计阶段、工程研制阶段以及设计定型等延续性阶段[1]形成的资料，其中在工程研制阶段形成的资料包括初样、正样或试样设计文件。可见，产品档案具有形成的阶段性和延续性特征，而这两个特征又决定了产品图样具有动态变化特征。不同设计阶段的同一类零件，在产品代号和图号完全相同的情况下，具体设计内容可能存在差异。另一方面，企业设计开发部门经常对库存产品图样产生设计更改需求，在借用件图样发生更改后，图纸版本也发生更替，形成多个版本零部件图样共存的局面。如不加强图纸版本的精确控制，将面临严重的隐患和风险。因此，在产品档案借用时，如果档案人员不能对被借用图样的阶段标记或版本标识进行准确识别和区分，很有可能调用到错误的零件，进而导致批次性产品报废，造成损失。1.2产品档案借用信息的多重关联问题。借用件的一个重要特性在于某个借用件可以被多个不同产品所借用，也可以被同一型号产品内多个部件所共用；还出现某个产品零件被其他产品借用，同时该产品也借用其他产品的复杂情况[2]。因此，在实际的产品档案借用实践中，档案工作者面对的是一个包括同一产品内和不同产品间的复杂借用信息关联网络。在传统纸质图样管理模式中，当某个借用件被多个产品反复使用后，很难准确定位该借用件的当前位置。为追踪到一个利用频繁的借用件当前位置，传统做法是每次建立借用关系时使用“借用图样登记卡”进行登记，存留该借用件全部借用记录，注明借用产品和借用时间，以及是否借用还原等信息。但是在图纸利用业务量剧增的情况下，单纯使用人工登记的做法也很难直观地判断出借用件图样的实时位置，并暴露出效率不足的问题。1.3产品档案借用件的利用效率问题。档案人员实行借用件图样的特殊管理，一般是为了有效保证某册含借用图的产品图样的成套性和完整性，然后将成套的图册移交至图文部门进行批量打印，并最终发放至生产一线使用。其中的工作难点在于，在纸质底图的运行模式下，借用件图样具有实体的唯一性而且无法有效复用，在多个产品存在交叉借用关系的情况下，为实现某个含借用图的产品图册的成套性，往往需要耗费大量人力和时间。如，如果产品甲和产品乙同时需要借用产品丙的几张图纸，档案人员必须根据产品生产任务缓急程度，优先为更为迫切的产品项目进行借用图样调取工作；借用件使用完毕后，必须人工清点、复原，为另一个产品的借用工作做好准备，类似工作中包含大量重复劳动，产生严重的低效问题。

2信息化环境下产品档案借用问题解决方案

2.1创建树形模型，实现产品借用件动态管控。若要精确定位某借用件，必须赋予它唯一的ID号，而从目前实践来看，决定其唯一性的主要有产品代号、图号、阶段标识和版本号等要素，围绕以上要素即可实现对借用件的准确追踪和动态管控。产品档案管理系统首先要建立产品数据的树形模型[3]，通过系统的不同界面展示产品整件、不同部件及零件的层层隶属关系，并分别以产品代号、图样目录编号、图号来表示。其中，图样目录指产品整件下某一部件包含零件的目录清单，图号是产品隶属下的最小单元，是构成上级部件的零件编号。另外，图纸设计阶段和版本号应与图号绑定一起作为必填属性予以明确，这样就在逻辑上控制了借用件的唯一性。当借用件图样发生更改时，系统应默认显示该图样更改后的最新版本，同时保留旧版本以供历史比较。一般情况下，借用件图样的更改权属于被借方，借方默认借用该图样更改后的最新版本；如果图样更改后的技术状态不被借方接受，借方可在该图样的历史版本中自行勾选需借用的图样版本，或者选择取消借用关系，绘制新图并编号。2.2统一数字档案资源，实现产品借用件的高效复用。在传统纸质底图管理模式中，当某个借用件需要被多个产品同时借用时，只能顺延借用，由此产生大量的重复性工作。因此有必要推动产品档案数字化转型，依托产品档案管理系统为企业建立统一的产品档案数字资源库，实现对工程设计中零部件的高效复用。在底图数字化工作顺序上，应率先开展主图（被借用图）所属图册的数字化加工工作，在档案管理系统中以图号为单位挂接，同一个图号的图纸只需挂接一次，从而为后期借用件的自动关联奠定基础。期间应重点核查挂接的电子文件与图号信息是否一致，尤其是设计阶段标识和版本号，反复巩固档案数字化质量。在系统中，已挂接电子文件的图号用区别于未挂接的电子文件的背景颜色突出显示，防止在批量挂接过程中出现图纸漏扫现象。在统一的产品数字档案资源库中，不同产品库对应节点下的信息及电子文件全文应支持数据共享。在数字资源共享的前提下，如果主图发生更改，不在同一库节点上的借用图则同步更新至更改后的技术状态。以上工作模式中，产品图样信息全部来源于系统，省去了以往的纸质底图抽调环节，为档案人员减轻了工作负担，而且在一定程度上规避了找不到图样、抽错图样的风险。2.3优化系统功能，实现产品借用信息智能关联。在确立借用件的唯一性规则，以及整合产品档案数字资源的基础上，可以顺势开发产品数据的智能搜索功能[4]。具体可以通过在图号下属的字段内新增“借用”标引，快速定位产品借用件图样的存储位置，完成借用件的自动关联动作。如果某图样目录中包含借用件，用户应在该借用件图号的某个专门字段中标明“借用”，同时必须在图号相应字段中一并注明该借用件所属的产品代号、设计阶段号以及版本号，所有要素确认无误后，借用图用区别于主图的背景颜色突出显示，同时实现被借用图电子全文的自动带入，无须其他人工干预。在复杂的跨多产品间的借用信息网络中，实现目标借用件的快速关联和有效利用。通过系统功能的进一步优化，系统可直观显示某一个产品借用了哪些图样，同时支持查询某一个零件图在每个产品下的借用记录。如果借用关系发生变更，也应支持借用关系的日常维护，主图与借用图的关系根据实际情况相互调整，借用关系可以被建立或被取消，从而实现对产品借用关系的灵活管理。

参考文献：

[1]周浩.浅谈产品图样及科技资料的管理[J].中国档案,2009(6):54-55.

[2]佟佩声,徐阿玲,肖礼华.航空产品借用件及其管理[J].航空标准化与质量,2016(3):20-26.

[3]孙韬.信息化管理条件下工程技术图纸借用件技术状态管理与控制[J].机电兵船档案,2018(5):31-32.

[4]杨世英.借用件信息关联情况研究[J].中国管理信息化,2017(19):182-184.

作者:王克祥 单位:中船重工第七一七研究所—武汉光电国家研究中心