强化企业登记档案管理思考

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摘要：随着经济社会快速发展，目前企业登记档案呈现数量巨大、管理动态化、利用频繁等特点。萧山区多举措做好企业登记档案管理工作，开展了企业登记档案规范化建设、利用好档案影像系统、探索提高档案查询效率的路径。要强化企业登记档案管理，应当规范电子档案管理、提供优质档案查阅利用服务、推进政府购买档案服务，并保障档案安全。

关键词：企业登记档案；企业登记档案管理；工作实践与思考

企业登记档案指市场监督管理部门（原工商行政管理部门）依法进行企业登记管理过程中，产生的具有保存和查考价值的文字、图表、声像等不同形式的资料。当前企业登记档案呈现数量巨大、管理动态化、利用频繁等特点。在商事登记改革背景下，企业开办、变更等登记数量逐年上升，企业登记档案数量快速增长。在经济活动中，企业的经营名称、经营场所、经营范围、法定代表人、股东、注册资本等都处于变化之中，因此变更登记频繁；加之企业登记实行属地管理，当企业住所发生变化时，登记档案会从原登记机关迁往新住所所属登记机关。2019年，笔者所在单位杭州市萧山区市场监督管理局办理企业登记档案迁入4264家、迁出2820家。此外，企业登记档案查询需求大，2015年至2019年，区市场监督管理局档案室共提供企业登记档案查询服务30万余次。

1企业登记档案管理工作实践：以萧山为例

一是开展企业登记档案规范化建设。企业登记档案管理作为市场监督管理部门最重要的业务档案之一，其规范化建设一直备受重视。2016年，区市场监督管理局专门成立了行政审批档案规范化管理小组，制定了企业档案移交规范、档案整理指南等规范性文件；并积极开展政府部门购买档案服务，将行政审批档案规范化整理服务工作列入政府采购项目。二是充分利用企业登记档案影像系统。萧山企业登记档案数字化工作起步较早，2003年区市场监督管理局就全面启动企业登记档案的数字化扫描工作。2016年4月，杭州市市场监督管理局开发了新版企业登记影像系统，将原来分散存储在各县（市、区）局的企业登记档案影像数据归总到市局集中存储。区市场监督管理局充分用好这一系统，将每日扫描的档案数字化成果通过增量备份同步至系统云存储中，与其他县（市、区）实现资源共享。三是提高企业登记档案查询效率。2019年，区市场监督管理局在区办事服务中心开设了企业档案查询便民窗强化企业登记档案管理的实践与思考唐玲娟/杭州市萧山区市场监督管理局、杭州市萧山区卫生计生行政执法大队口，还在局大厅和区办事服务中心一楼24小时自助服务区分别设置了企业登记档案自助查询机。通过电子签章、图像识别等技术，公众可以快速办理企业登记信息的自助查询、资料打印等业务。

2强化档案管理的若干思考

一是规范电子档案管理。为了让数据多跑路、让企业和群众“零跑腿”，2017年8月，浙江省全面推行企业登记全程电子化工作，通过各地的大力推广和引导，越来越多的申请人选择了全程电子化申报。但在具体工作中，登记部门要坚持需求导向，尊重企业选择，可由申请人自主选择半流程窗口登记。这样就形成了线上线下功能互补的政务服务新模式，由此也对电子登记档案规范管理提出了新要求。首先要做到归档工作重心前移，参照《政务服务网电子文件归档数据规范》，建立并完善相关制度，确保电子登记档案的真实、可信、可靠、完整和可用。其次要探索企业登记档案电子归档与实体归档的关系，实现增量电子档案与存量纸质档案数字化成果互融互通，确保数据的延续性。二是提供优质档案查阅利用服务。企业登记档案利用对象范围广泛，注册登记部门、监督管理部门、执法办案部门及公、检、法、审计机关等在日常工作中均需要查阅利用档案；中外企业及自然人投资、签订经济合同、解决产权或股权纠纷时，也需要查阅利用档案。因此要发挥电子登记档案易于共享的优势，继续提高企业登记档案服务能力；并结合智慧城市建设工作，将企业登记档案利用服务纳入智慧城市建设框架中。三是保障档案安全。保障档案安全是提供档案利用服务的重要前提，在档案管理和利用过程中，可通过多种手段确保档案安全。首先是引进数据加密和安全浏览技术，保证电子档案数据存储的安全性；其次是设置用户分类查询权限，结合不同类型档案利用主体需求，设置相应的查询权限；再次是档案行政部门应该加强对档案信息和电子文件的安全监管，继续做好档案登记备份工作，并完善应急预案。四是推进政府购买档案服务。目前企业登记档案数字化工作与电子档案管理同步开展，档案管理工作量大且专业性强，仅靠市场监督管理部门，难以满足档案管理规范化要求及多维度的查询需求。建议严格按照《档案服务外包工作规范》，积极稳妥推进政府购买档案事务服务，规范并支持档案服务机构、专业机构参与档案事务。特别是对于海量的存量档案，可以通过政府采购档案寄存服务的模式，寻求专业机构支持，缓解基层单位在档案管理上的压力。

作者:唐玲娟 单位:杭州市萧山区市场监督管理局、杭州市萧山区卫生计生行政执法大队