基层单位档案收集精准化管控研究

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摘要：档案收集在档案管理工作中占有重要地位。在很多基层单位中，档案收集在执行和操作中遇到的问题颇多。笔者以所在单位实例操作为依据，提出档案收集工作精准化管控的概念和意义，探讨目前基层档案收集工作中存在的问题，进一步对档案收集工作精准化管控进行分析，以期为基层单位档案收集工作提供参考和借鉴。

关键词：基层单位;档案收集;精准化

档案收集在档案管理工作中占有重要地位，虽然《中华人民共和国档案法》对档案收集工作有明确要求，但在很多基层单位中，最难执行和操作的仍然是这项工作。基于档案收集工作中面临的困境，笔者以所在单位实例操作为依据，提出档案收集工作精准化管控措施，以解决档案收集工作中面临的实际困境。

一、档案收集精准化管控的概念及意义

档案收集精准化管控，就是对档案收集涉及的各个环节进行梳理，在档案收集的事前、事中、事后细化工作细节，形成精准归档机制，以达到档案收集齐全、完整、准确的工作要求。以文书档案为例，档案收集分为平时收集和年度收集。建立档案收集精准化管控体系，收集环节可以分为事前预估、事中追踪、事后监督三个部分。事前预估包括收集档案收集线索、制作档案索引目录、召开归档协调会。事中追踪包括档案员督促按时归档、档案员提供档案收集专业指导、根据实际情况调整归档范围和索引目录。事后监督包括档案员对归档文件的检查、归档目标匹配度的考量以及归档部门绩效考核。档案收集精准化管控通过进一步规范基层档案工作，从顶层设计的角度来确保基层档案收集工作不走过场、不打折扣，为基层档案收集工作提供实际操作标准和遵循办法，为档案收集总体要求的落实情况提供监督和指导的依据。

二、基层单位档案收集工作困境

笔者所在的基层档案单位不向档案馆移交档案，档案由单位自行保管和管理，上级单位对档案工作指导有限，具体工作如何操作需要档案员根据单位实际情况探索和总结。通过学习《中华人民共和国档案法实施办法》和参加相关档案培训，笔者发现上级部门对基层单位在档案收集具体操作方面的指导比较模糊，不能精确化解决基层单位档案收集工作中面临的问题。经过调研，类似的基层单位在档案收集方面存在的问题主要涉及以下几个方面。（一）档案收集范围不明确、不精准。笔者单位初期制定的归档范围非常概括和笼统，各部门兼职档案员又缺乏系统的档案专业知识，对归档范围部分概括性的表述与实际工作中产生的文件归类存在一定的理解困难。归档范围操作性不强，导致档案收集目标不明确，实施效果差。（三）档案收集内容不完整、不准确。虽然归档制度已经建立，但是很多档案存在卷宗不完整的问题。有的是机关成立之初的档案文件缺件，有的是对内的非红头文件，如调查统计、内部规章等文件材料明显不全，有的是文件的请示与批复分家，有的是工作活动中形成的录音、照片归档不全。（三）档案收集意识不统一。基层档案单位兼职档案人员较多，经常存在调换岗位的现象。新上任的档案员没有档案专业知识和实际工作经验，如果不重视档案收集培训，不积极召开档案收集工作会以统一思想认识，在不了解文书部门和业务部门的工作关系的情况下，做好精准化归档工作，必然困难重重。归档意识不统一表现在归档不及时和归档制度执行不到位上。在规定的归档时间无法移交档案是普遍存在的问题，笔者单位在实行档案精准化管控前，每年能够按时归档的部门不超过一半。业务单位经常以工作繁忙为理由进行拖延，档案部门没有惩罚机制，或者碍于情面无法做到督办落实。文书资料归档制度不健全或者执行不严格，各部门归档多是成包或者成堆移交零散未整理的文件，不是按归档范围移交，而是有什么就交什么。（四）档案归档监督管控执行不到位。基层单位档案室一般被定位为单位服务部门，辅助其他能够直接产生效益的部门。在一些基层单位领导对档案工作重视不足，如果没有单位绩效机制的支撑和行之有效的管控手段，归档工作更加无法顺利进行。

三、档案收集精准化管控策略分析

面对基层单位档案收集中普遍存在的诸多问题，依靠档案收集精准化管控在档案收集事前、事中、事后的规范指导，可以避免或减少档案收集风险，维护档案的全面性与完整性，为档案收集工作提供更加可靠的保障。（一）更新和修订档案保管期限表，促进档案收集范围精准化。档案保管期限表不应该是一成不变的，除了遵循国家机关档案管理规定，档案部门还应根据单位实际情况，在每年归档前根据各归档部门撤销、建立和职能变化予以调整。调整归档范围需要档案部门深入归档部门进行调研，确保档案保管期限表与实际情况相符，从而更加精准地指导归档工作。（二）收集和整理档案收集线索，建立档案收集索引，保证档案收集内容精准化。档案收集线索是指可以提示档案出处的各类文字记录，包括归档年度内的大事记、年鉴、信息、总结、年报、公文目录、印章登记簿、宣传网站、公众号、官方微博、OA平台等，各单位能形成档案线索的文件可能有所不同，但这类文件都有共同之处，可以作为查找档案的线索，这些文件可以在每年正式开展档案收集工作前提前收集。例如：（1）大事记“1月4日召开某单位第七届第十次经费审查委员会会议”。这条大事记记录的会议应该产生的档案包括通知、会议签到表、会议报告等。大事记、信息、年鉴都是按照事件整理形成，提示方式有类似之处，可以互为补充形成完整的档案线索。（2）总结。总结分为科室总结和整个单位的年度总结。年度总结里提到的都是本单位该年度内的大事要事，是最重要的档案收集线索，应当获得重视。例如：“2018年完成上级单位重点任务分解26项、调研课题2项；完成重点任务51项、调研课题29项。”从这句总结中可以找到要收集的科研档案有哪些，重点任务项目档案有哪些，只要依据线索对症下药就能找到具体的归档资料。借助从年度总结中找到的档案线索可以进一步查找科室总结以明确归档部门，还可以在科室总结里继续查找有保存价值的档案线索。（3）发文目录和印章登记簿。单位对外对内的红头文件会形成发文目录，除了发文本身应该归档以外，还可以根据文件内容分析其他可能形成的档案。例如“某单位关于开展非洲野生动物基金会图片展的请示”这份文件可以补充请示对应的批复、合同以及图片展活动相关文件、照片等方面的档案。这样就形成了一个精准的档案收集闭环。同样，印章登记簿也可以起到提示归档线索的作用。（4）宣传网站和公众号、官方微博。网站和公众号、官方微博是单位对内对外宣传和事项的窗口，也是不可遗漏的档案收集线索。归档年度内的通知、公告、图片都可以成为档案收集线索，甚至可以被直接下载归档。这些重要的线索材料为档案收集内容的精准化奠定了基础。档案保管期限表按照文件类别的方式指出档案收集的范围，而档案收集索引目录是把档案保管期限表中的类别具体到事件，精确指导各部门确定归档范围，从而达到细化、规范档案收集标准的目的。档案收集索引目录（见表1）是按部门、时间、事件加以整理的，它可以作为档案保管期限表的补充。各部门档案员以此为基础再将目录上的条目落实到人，可以精确查找档案归属，也可以实现归档完整性、齐全性。（三）多部门协同合作，提高档案收集意识。档案收集工作不应该是档案部门的一言堂，应该建立档案部门与归档部门的沟通和协调共赢机制。在档案收集启动之前召开档案收集工作会是非常有必要的，会议请各部门对档案部门预判不当的归档范围加以调整、完善。一旦明确归档时间、归档范围就要保证各部门执行到位，保证归档精准化落实到位。（四）建立差异性收集机制，推进档案收集精准化。在面对不同类别的文件归档时，需要结合实际以及档案形成的特性，制定差异性归档工作机制。例如，一般文书档案可以将一年归档一次改为年度归档+平时归档模式，每月提交预归档电子目录，年终移交所有档案实体。科研档案、基建档案按科研项目、基建工程完结时间组织归档，照片和实物可以随时归档。对于其他一些可以固化的收集渠道，可以将归档责任到人。比如，合同类资料可以由合同章管理员负责收集归档，机关发文可以由发文员负责收集红头文件，会议文件可以由主办部门指定专人收集。（五）利用信息化手段助力档案收集精准化。建立档案信息化收集渠道，是提升档案收集精准化管控水平的重要手段。实行预归档机制，各部门每月将上月产生的需归档的电子文件条目和图像录入档案系统，为年度统一归档做好准备。档案部门也可以随时通过档案系统监督各部门的归档情况，从而精确掌握所有档案的流向，避免档案流失。此外，档案管理部门还需要负责对各业务部门的立卷工作进行业务指导和检查，并把该项内容列入部门工作的考核指标中，以有效保障立卷工作的顺利进行；可以成立档案监督指导委员会，由单位主管领导组成，由单位最高级别领导担任小组组长，每年对档案室的管理工作进行指导，定期开展检查，对档案部门绩效情况打分。档案收集精准化管控要求把档案收集工作做细做精，需要档案部门在档案收集中进行更多的思考和周密的管控，虽然操作环节稍显复杂，但是档案收集效果却能够事半功倍。这样做对于档案管理基础薄弱的基层单位档案收集工作具有一定的借鉴意义。

参考文献：

[1]崔学柳.浅议基层档案室的档案收集工作[J].档案天地，2017（6）：49-51.

作者:王羽佳 单位:北京动物园