信息不畅成本浪费问题及对策

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【摘要】信息不畅的成本浪费有：时间浪费导致信息不畅、效率降低，因为信息不畅，导致互作缺乏沟通，使得生产效率降低。无用功，因为信息不畅，没有及时沟通，导致很多工作成为无用功。有效实施信息化管理的方法有：档案管理自动化，办公自动化管理，仓储自动化管理。借助信息化控制效率成本，认识信息化的利弊，促进信息化的实施。

【关键词】信息不畅；成本；问题；对策

一、信息不畅的成本浪费问题

信息不畅的成市浪费是指信息活动是企业以先进的信息技术为手段，对信息进行采集、整理、加工、传播、存储和利用的过程。若信息不畅将给企业造成以下几方面的成本浪费：时间浪费，德鲁克认为，在导致浪费时间方面还有一个因素就是指息不畅。效率降低，因为信息不畅，导致互作缺乏沟通，使得生产效率降低。无用功，因为信息不畅，没有及时沟通，导致很多工作成为无用功。为了让企业信息管理过程更加有效，降低综合成本，首先要对企业实施信息化管理，其次通过信息化管理控制效率成本。 

二、有效实施信息化管理

（一）档案管理自动化。现代企业总是不缺乏相当数量的资料和档案，企业在这方面的日常维护一般是以手工操作为主，往往会涉及各种管理工具。有数据显示，企业在档案管理上所用的资金，75%用于日常维护，而其中80%则是由于手工变更所导致。因此，在档案管理上实行自动化，对企业而言，有若非同寻常的意义。以下是档案管理自动化设立中所要注意的要素。第一，理顺管理工作程序。由于档案自动化与企业的管理工作流程关系紧密，因此在建立自动化系统之前必须理顺档案部门与文书、业务部门之间的工作程序。针对工作流程建立相应的用户数据表，最终实现档案管理的自动化。第二，参与自动化软件功能开发。档案人员应积极参与到档案管理软件的开发中来。只有档案人员才最了解企业档案管理所亟须解决的问题，才能提出满足实际需求的要求和建议，从而创造出更为适合档案管理人员使用的管理系统。第三，提高档案人员素质。档案管理自动化对档案管理人员的要求较高，必须拥有一定的数据库知识、计算机操作技能以及网络技术。因此，要想管理的自动化，相关人员就必须提高业务知识，适应自动化给管理人员带来的挑战。（二）办公自动化管理。它在企业中无处不在，任何项环节和作业中都能发现它的影子。几乎所有的企业都需要使用办公自动化系统，但不同企业信用的目的性会有所不同，信息化失败或者缺少信息化资金准备的企业。很多企业在信息化过程中都遭遇过失败，特别是一些大型的业务管理系统，如ERP,给企业带来沉重打击还有一些企业鉴于信息化的昂贵投入，在没有见到实际效果之前，始终犹豫不决。对于这些企业来讲，选择先用办公自动化，既可以提升企业士气，又不会带来过多盲目投入。众多企业为了抢占有利商机，纷纷开展办公自动化改造，面对这样一种现代化管理浪潮，任何企业一旦落后都将会面临巨大的损失。（三）仓储自动化管理。近几年来，我国先后建立了一些现代化程度较高的物流中心，这些物流中心在管理上基本实现了自动化，改变了传统仓储行业的高人力成本，并大大提高了工作效率。计算机管理是仓储自动化的核心，要想更好地应用仓储自动化，一些必要的仓库管理工具是不可缺少的，有些货物对于库房的环境要求极高，因此企业要对库房内部的湿度以及温度进行监控。在库房内安装温、湿度检测仪，其测量的数据将传送至计算机内进行显示和处理，而当环境异常或不符合规定条件时，计算机会自动提交给管理人员进行处置，以减少对货物造成的损失。安全防范系统，库房内最重要的就是安全问题，其中主要问题包括盗窃、火灾等。针对这些问题，企业应在仓库内安装传感器并配置电子地图，发生问题应及时显示问题区域。同时，为了防止窃贼进入仓库盗窃，在总控室内和保卫部都应配备监控显示器，一旦发生情况，可调动保安人员迅。企业内部管理自动化不只包括以上内容，还需要管理者根据企业自身状况及具体需求来选择重点开发的区域。在全球信息化的形势下，企业管理自动化已经被列入许多企业的发展规划中，在不久的将来，管理自动化必将成为每个企业所必备的管理手段。

三、借助信息化控制效率成本

由于信息化的程序及软件主要面向大型企业，组成要素较多，无法启目于企业结构简单的中小企业，使得进入门槛过高，无法普及推信息化本身并不是管理，而是一套制度，种操作方法，必须通过人来实施，而如何使用相应软件，分析所获数据，则需通过专业人士才能顺利进行，掌握信息化技术，优化企业管理机构，提高成本控制的效率，有利于为企业提供及时有效的决策信息。商场如战场，领导者的决策滞后一分钟，带来的损失都可能是难以估量的。如今，主宰市场的决定性资源正在经历着从物质到资本，再到信息的转变。如何通过对信息的把握，制定及时有效的决策，成为控制效率成本、提高企业收益的关健所在。（一）认识信息化的利弊。近几年，关于信息化的论战一直没有停止过，大多数理论者认为信息化势在必行，而部分实践者称信息化带来的弊大于利，甚至有人曾提出信息化在中国的成功率为零的论断。首先我们来看一看它的不足。1.价格压力大。一项统计显示，在美国，平均每个大型企业为实施信息化所投入的成本为230万美元，中型企业则是130万美元，而小型企业为43万美元。虽然国内企业总体规模要明显小于美国，但相应的投入依然不是所以企业都能承受的起的。2.工作量增大。天下没有免费的午餐，想要得到更多的信息、更高效的管理方法，就要付出更多的工作量。信息化虽然在某种程度上减少了企业原有流程的环节，但对单个环节的工作要求变得更为精细化，这要求工作人员的反复筛选、运算，以确保信息的准确无误。3.工作形式改变。新的技术必然带来新的管理模式和工作环境，这要求企业必须改变原来老式的工作形式，以适应信息化的改造。但习惯的改变需要一个缓慢的过程，许多企业因无法改变最终导致改造的失败。4.面向对象范围小。现有人才与实际需求脱节严重，无法保证信息化的顺利实施。看到这里，相信很多人已经开始怀疑信息化的实效性了，既然有着诸多问题，么我们是否还有进行改造的必要?答案是肯定的，任何一项改革都必须经历这样的阵痛。才能发挥出它所具有的优势。尽管存在看诸多缺陷，但信息化的浪潮终究不可阻挡。下面就让我们ー起来探讨一下实行信息化的必要性有：第一、决策的制定离不开信息化。时间就是金钱，效率就是生命，在市场竞争中，这一定律更是无比的准确。如何在最短时间把握瞬息万变的市场信息，制定最切实可行的战略决策，是企业在同类竞争中占得先机的重要砝码。第二、客户的满足离不开信息化。伴随着生产技术和服务水平的普遍提高，各个产品在品质上的差距越来越小。如何把握客户的需求，满足客户需要，成为了决定产品价值能否最终实现的关键。只有通过信息化改造，对所获信息及数量进行分析，企业才能敏锐察觉并掌握客户的心理，赢得市场。第三、内部的管理离不开信息化。企业管理的流程化、精细化都是一项庞大的工程，单纯通过人为处理无疑增大了它的难度，而且缺乏准确性。信息化通过对企业的分析和数据的处理，快速准确地形成企业组织结构的构成及规划，解决了未来企业管理日趋复杂的难题。第四、成本的控制离不开信息化。由于信息化在机构管理上的优化，减少了企业不必要的开支，从结构上减轻了企业的成本消耗。通过对产品的质量提升及客户定位，促进了产品的销售，减少了滞销品的出现，大大提升了企业的效率成本。同时，信息化有效节省了生产中所需的时间、人力、精力等隐性成本，对成本的控制起了极大的积极作用。（二）促进信息化的实施。信息化是企业竞争的必由之路，对于任何企业都无法避免，因此我们在具体落实的同时，应尽量减少它所带来的副作用。将根据它对信息化建设中所需要注意的事项进行说明。1.选择适合自己的信息化工程。结合企业自身实际情况，选择能承受的价格区间与改造模式。目前国内许多企业根据我国企业现状开发出了各种信息化系统，企业务必要根据自身结构状况进行选择，杜绝盲目投入，减少不必要的成本浪费。2.信息化建设与监管控制同步进行。信息化落实的过程同样也是不断监督和改造的一个过程，通过对企业的分析制定出可行的指导原则，并在形成信息化实施方案的同时设立具体的监管方案，以此解决在改造中随时可能出现的问题。3.从重点入手，分步改造。企业信息化是一个长期的、持续的过程，因此企业应从最亟须的方面入手，有计划、有层次地进行改造。在工程实施中切不可急功近利，同时兼顾所有部分，否则只会由于精力、资金等问题无法最终落实。4.重视人的作用。信息化不能代替管理，管理的最终实施需要管理人员和实践部门的共同努力。因此在信息化改造中，要注重人的培养与关帆充分调动起每个人的积极性，才能充分发挥信息化的作用。在金融危机的冲击下，市场对于产品的吸纳能力减弱，企业利润被严重压缩。管理者只有通过控制成本、提高工作效率，才能使企业在这样一个微利时代生存、发展。企业只有通过自身改造，早日加入到信息化的大潮中，完成信息化改造，才能与世界接轨，获得成本与效率的协调发展。

参考文献：

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作者:乌仁斯琴 单位:内蒙古自治区人力资源公共服务中心