高校科研档案管理成因及对策

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摘要：分析了科研档案管理中信息粘滞的成因，主要是信息源对信息表达不清晰、信息的传播途径不畅通以及信息接受者的接受能力不强。提出在科研档案管理中的应对策略和解决途径，以提高科研档案管理工作的质量。

关键词：档案管理；科研档案；信息粘滞；学校管理

科研档案是在科学技术研究活动中直接形成，具有保存价值的各种形式和载体的文件资料，是科研活动的真实记录，是重要的信息资源和知识宝库。收齐、管好、用好科研档案也是摆在档案管理工作人员面前的课题。许多学者和档案工作者对档案管理进行了多方面的研究。文献[1]提出以知识管理的理念和方法构建档案管理体系，制定适合科研机构的知识管理策略的档案规划，建立覆盖全单位、全体员工的档案管理体系，把技术骨干培养成兼职档案人员，使档案工作紧密结合科研创新工作，充分发挥档案管理的作用，促进单位知识结构的优化与调整。文献[2]提出高校档案部门可以通过建立数字化档案馆、校园网站和社交媒体来完善科研档案管理与服务工作。本文以信息粘滞理论研究高校科研档案管理工作，分析其中信息粘滞问题的成因，提出应对策略，以进一步提高高校科研档案管理工作的业务水平。

1信息粘滞的概念

MIT斯隆管理学院VonHipple教授认为：“在技术问题解决过程中所需要的信息，包括信息的获得、转移和在新环境下的应用，这些通常是需要成本的，称为信息粘滞”[3]。Szulanski认为“粘滞信息”可以扩充到知识层面上，认为“知识粘性”就是“内部转移知识的难度”，具有这种特点的知识称之为“粘滞知识”，并认为知识的特性、知识的发送方、知识的接受方、知识转移环境是知识粘性的成因[4]。Cohen和Levinthal提出信息粘滞与信息处理环节各方的特点和能力有关，如信息源能否清晰表达信息，接受者吸收信息的能力是否足够强，以及信息传输路径是否受到噪声干扰[5]。依据Polanyi的观点，知识可以分为隐性知识和显性知识，隐性知识是难以用语言明确表达的知识[6]。任何知识都包含不同比例的显性知识和隐性知识，隐性知识难以转移，粘性较强，即粘滞知识。粘滞知识是导致知识粘性的核心原因[7]。冯帆、廖飞指出：知识的内隐性和因果模糊性、接受者的吸收能力、知识发送者转移意愿，影响知识粘性[8]。国内还有一些学者在不同的应用领域开展了信息粘滞问题成因的研究。文献[9]提出知识源、知识受体、知识源与知识受体之间的距离、知识的性质，是造成产学研合作中知识粘性产生的原因。文献[10]认为知识的复杂性、接受者的吸收能力、知识保护，导致企业之间出现知识的粘性。文献[11]将新产品开发中的需求信息粘滞及其成因分为可以控制的信息粘滞和不可控制的信息粘滞，对可控信息粘滞可以通过加强信息转移的管理来解决，对来自信息本身属性的粘滞，要通过为顾客提供开发工具和手段，增强顾客的创新能力，使顾客能够自己动手解决问题。综上，知识粘性是普遍存在的，科研档案管理中也存在知识粘性，即信息粘滞，需要认真分析其成因，找到消除信息粘滞的办法，提高工作效率和质量。

2科研档案收集和利用中的信息粘滞问题

科研档案收集是一项基础性工作，需要科研管理机构、档案管理机构和项目负责人各负其责，才能顺利完成。其中，承担科研任务的项目组是科研档案收集工作的主体，项目负责人就是档案工作的负责人。按照国家规定，项目负责人应当指派专人负责项目档案收集工作。在高校中，被项目负责人指派为负责档案工作的专人大多是研究生，而并非档案专业人员。很多研究生不熟悉项目档案的归档范围和档案的整理规范，存在信息粘滞，因而工作中容易造成项目档案不齐全、文件制作不规范等问题。在高校，研究生是科研工作的重要力量。受学制的限制，研究生一般要在3~5年内完成项目的某一专题研究。有时研究生已毕业离校，项目组没有进行归档工作，使项目档案往往不完整，造成了信息粘滞。信息粘滞对科研工作的直接影响是后续科研工作困难，大大降低了科研工作的效率。科研工作的原始数据、实验记录是科研档案的重要组成部分，也是档案收集的难点。档案收集困难的原因，一是目前国内对实验记录没有标准化，很多实验记录不完整、无签署，不但造成信息粘滞，而且也失去了其作为档案的凭证价值；二是很多科研项目为保护知识产权而不愿意把实验数据交给档案馆。在实际工作中，原始记录的证据作用是非常重要的。原创性科研成果需要原始数据来支撑。例如在引起关注的韩春雨事件中，有人发现韩春雨中报道的实验不能复制。澳大利亚国立大学研究者盖坦•布尔焦呼吁《NatureBiotechnology》杂志要求韩春雨公开原始数据；而韩春雨没能提供原始数据来澄清问题，被认为学术造假。这一事件还证明，原始数据对追踪学术不端行为也起到重要作用。可见，要做好高校科研档案的信息收集工作，就要消除这些信息粘滞问题。高校科研档案的利用率较低是档案利用环节的信息粘滞问题。信息粘滞的原因主要是：（1）科研档案专业性强，对档案利用者的知识背景要求高；（2）高校科研档案属于内部资料，不能像图书一样被公开，利用者不能自由获取档案信息；（3）库藏档案多为纸版资料，只能到馆查阅，非常不方便。

3信息粘滞成因分析

信息本身和信息传递、转移的各要素都会产生信息粘滞。如果信息本身属性特殊，需要特殊编码来表达，则会产生信息粘滞，高校科研工作中的创新性成果往往具有这样的特点。例如新理论、新概念等第一次发表，只有少数相关领域研究的人能理解，而对大多数人不能理解，即造成信息粘滞。如果信息来源不能清晰地表达信息，信息是无法准确传递出去的，也是造成信息粘滞的原因。高校科研档案工作中收集、整理的过程可以被看作是信息源表达信息的过程，在档案收集、整理工作流程中产生的信息粘滞问题，可以归结为信息源不能清晰表达所造成的信息粘滞，而保证科研档案的完整性、有效性和规范性，就是信息源清晰表达信息的具体体现。信息传递、转移的路径是信息的传输路径。信息传递过程中如果遇到阻碍，也会产生信息粘滞。传输路径的阻碍既包括选择传递的路径不通，以致信息无法到达接受者处，也包括外来信息干扰使原信息失真。高校科研档案利用环节存在的信息粘滞问题较多的是信息传输路径不畅产生的。信息接受者处于信息传递过程的末端，当接受者能力不足时，无法理解传输过来的信息，也会造成信息粘滞。高校科研档案利用环节中档案利用人群仅限于本专业的科研人员，不能在教师、学生当中广泛传播，就是信息接受者能力不够造成信息粘滞的表现。

4解决信息粘滞问题的对策

通过分析可以看到，要消除信息粘滞，应当从信息源、信息传播途径、信息接受者3个要素着手改进。4.1促进信息源完整表达信息的意愿。科研人员是产生科研档案的信息源。要获得高质量的科研档案，就需要让科研人员愿意把研究过程和成果通过文件或者其他适当的形式表达出来，并且要表达完整、规范。在高校，首先要加强对教师、学生和科研人员的教育和培训，提高他们的档案意识，掌握档案的相关知识和工作方法。教师、学生和科研人员的积极参与，不仅可以提高档案管理工作质量，也是文化传承、获取科技知识的有效途径和必要手段。其次，要制定记录原始实验数据的标准和规范，使这些科研档案信息得以清晰地表达，并且更具有凭证价值。第三，健全和完善学校各院系的科研管理制度，将按时完整、准确、规范归档作为项目负责人、院系科研档案管理人员以及科研人员的岗位职责和考核标准，并将考核结果与单位、个人绩效挂钩，用制度保证科研档案的完整性。4.2消除信息传播的噪声，拓展信息传输途径。加强科研档案的信息化，通过互联网扩大科研档案的利用范围，传播和利用科研成果。这不仅是消除信息粘滞的需要，也是时代进步的要求。我国的档案工作正在经历一个从接收保管纸质档案到接收保管电子档案，从管档案实体到管档案数据，从手工操作到信息化智能化操作，从档案资源分散利用到联网共享的变革过程[12]。促进科研档案公开利用，提供像图书一样开架查阅服务，可以有效地扩大读者范围。这也是档案工作的大势所趋。2016年国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确规定要“制定档案数据开发计划”“优先推动与民生保障服务相关的档案数据开放”。档案数据作为大数据治理进程中的重要组成，作为国家治理能力转型的重要力量，档案工作从传统档案管理向新时代档案数据管理的转型势在必行[13]。时代为消除档案管理工作的信息粘滞提供了契机。4.3提高信息接受者的接受能力。为促进科研档案的利用，可以把科研档案当作相关专业学生的教学培训资料，通过查阅档案，让学生对课堂理论与实践相结合有感性认识，提高学生的专业水平。这是更提高信息接受者的接受能力的有效途径。

5结语

科研档案管理工作中存在的收集难、利用不充分的问题，即是信息粘滞问题。信息源表达不清晰、传输途径不畅通、信息接受者能力不强，都会造成信息粘滞。从信息源、传输途径、信息接受者3方面采取措施消除信息粘滞，可以提高科研档案管理工作的质量，更好地发挥科研档案在高校科研工作中的作用。

作者:于东梅 单位:清华大学