会计师事务所档案管理问题及策略

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摘要：随着我国证券市场的快速发展以及企业经营的规模化和复杂化，会计师事务所的业务范围不断拓展，与此同时所面临的职业责任风险也不断加大。而业务档案作为注册会计师执业全过程的记录者，同时又是注册会计师是否保持其应有执业道德的见证者，对其防范风险、应对诉讼、维护自身合法权益都是至关重要的。近几年虽然我国的档案管理水平有所进步，但是还存在一定的不足，本文首先介绍了会计师事务所在执业过程中面临的主要风险并举例说明；其次对会计师事务所档案管理目前存在的问题进行了分析，并针对这些问题提出了改善对策，并提出了对业务档案进行信息化的管理模式，以期对行业档案管理有所帮助，促进行业档案管理向现代化、规范化方向发展。

关键词：会计师事务所;档案管理;问题;对策

合伙制逐渐成为会计师事务所的主体形式，注册会计师的职业风险加速显现。会计师事务所业务档案是记录注册会计师执业的整个过程，是注册会计师在执业过程中形成的工作底稿和获取的资料，同时业务档案也是会计师事务所面对法律诉讼免责的最直接有效证据，然而由于各方面原因，目前大多数会计师事务所业务档案管理还存在诸多问题亟需改善。

1会计师事务所面临的主要风险

近年来，会计师事务所成为被告陷入诉讼案件更是有增无减。其中审计业务和验资业务都有可能会给会计师事务所带来诉讼风险。比如说某企业想骗取银行贷款，这时银行通常会要求贷款人提供资信报告，会计师事务所等中介机构往往成为出具审计报告的提供者。贷款，自然需要有很好的业绩才行，业绩越好，授信也就越多。为了得到一份优质的资信报告，企业就会利用较高的审计费诱惑会计师事务所出具虚假的审计报告。我国国度最大的优点在于哪里有需求，哪里就有服务，好的、坏的均如此。等到贷款到期，企业无力偿还，银行就会将企业和会计师事务一并告上法庭，要求其承担民事赔偿责任，比如山东万宝集团案，日照某会计师事务所因此作为第二被告要求承担民事赔偿责任。除了骗取银行贷款外，还可能会为了诱导投资者购买股票出具不实审计报告，结果因股票暴跌而被股民索赔，为其承担审计业务的会计师事务所除了要承担民事赔偿责任外还会被证监会处以高额的罚款。比如早期的山登事件，安永会计师事务所因综合利用舞弊伎俩，编造虚假会计信息，给山登公司股东造成严重损失，最终向其支付高额赔款，损失极其惨重；再比如近期的佳电股份、康美药业等。验资业务的风险也是不可忽视的，有一些不轨之徒为了骗取钱财，通过成立虚假公司，进行虚假交易。在进行公司注册时，实收资本通过联营企业拆借，然而拆借来的商品并没有实际进入企业，采取无本经营，然后再找一家会计师事务所出具验资报告，并给予较高的验资费用。一旦皮包公司诈骗成功，被骗者找不到对方，就会将出具验资报告的会计师事务所告上法庭要求其承担民事赔偿责任，这种案例时有发生。比如20世纪90年代的四川德阳验资案，四川德阳会计师事务所就被作为第二被告要求承担民事赔偿责任，最终，德阳市中级人民法院判决德阳会计师事务所赔偿原告4.6万元。注册会计师在职业活动中获知的涉密信息负有保密义务，比如说被审计单位的客户名单、货源情报、产销策略、生产配方、工艺流程、设计图纸以及管理模式等，在会计师事务所工作的注册会计师没有取得被审计单位同意的情况下不得泄露客户的涉密信息，一旦涉密信息被泄露或者被利用，就会给被审计单位造成严重的损失，再找出泄露源头后，被审计单位就会向会计师事务所进行索赔。由此可见，当财务舞弊事件被发现时，会计师事务所必然会被牵涉其中，影响其发展前景。会计师事务所多数不能免责的主要原因是关键审计程序执行不到位，没有获取足够的证据支持其审计或验资结论。因此，事务所务必要做到关键审计程序执行到位，保持应有的职业谨慎和良好的职业操守。其中，需要特别关注的审计程序至少包括以下几项：函证、监盘、货币资金检查、小心预付账款和在建工程陷阱、关注主要资产减值迹象、关注担保诉讼等或有负债情况、关注收入如何确认等。当审计项目结束后将审计资料完整、有序地进行整理归档，一旦发生风险，如果业务档案中记载的关键审计程序执行到位，并获取了足够的资料验证审计结论，在诉论过程中就会为会计师事务所减轻责任。

2会计师事务所档案管理中存在的问题

我国自第一家会计师事务所成立到现在将近40年时间，会计师事务所业务日益复杂，档案管理制度日益进步，但是还存在着一些不足，主要体现在以下几个方面。2.1对于档案管理不够重视，投入不足。注册会计师在职业活动中，往往更注重经济效益，对耗时耗力的档案管理不够重视，比如一些规模较小的会计师事务所工作人员较少，更别说有专门的档案管理人员看管，没有专门的档案室，档案没有编码随意存放在档案柜里。随着事务所业务日益增加，档案柜不能满足档案存放的需求，档案开始随意堆放，有些事务所办公室设施陈旧，防火、防潮、防腐、防虫、防盗做的不到位，很容易造成会计档案的毁损灭失，这就给档案带来了安全隐患，给后期的检查是极为不利的。2.2档案归集不及时以及档案管理内控不规范。上半年通常是会计师事务所的繁忙季节，有些事务所只重视出具审计报告，而忽视了审计工作底稿的整理归集工作，往往等到下半年业务不忙时才开始抽出时间整理工作底稿，由于时间相隔太长，在整理归集资料时会发现缺少审计证据的情况，比如说关键询证函、企业银行开户清单不见了，企业银行对账单不全，某重要资产的监盘表找不到了，征信报告、重要的合同以及企业房屋土地产权证车辆行驶证等重要资料没有复印，企业未申报表、管理层声明书没有加盖被审计单位的公章，由于补得资料太多了，找被审计单位重新提供又觉得不太好意思，听之任之，有多少就整理多少，没有的也就算了。还有的会计师事务所档案管理内控也不健全，对档案的借阅没有进行登记，档案目录中记载了具体档案内容，但是在随后的借阅过程中有人忘记归还，因为没有专人进行档案管理没有借阅记录，结果不知道什么时间哪个环节把档案弄丢了。有时注册会计师在整理工作底稿时会将一些自相矛盾的审计证据一同保存，比如被审计单位账上有房屋建筑物，可是获得的房屋建筑物权属证上权属人不是被审计单位，再比如，本期收入的确认，可是出库单之类的审计证据显示的日期不是本期。这些无疑自己打自己嘴巴，存在着很大的隐患。2.3业务档案管理模式传统化。目前还是有很有的会计师事务所在业务档案管理上比较传统化，业务完成后将工作底稿、其他需要保存的相关资料一并收集、整理和装订成册，然后再送到档案管理部门进行归档。日后进行档案查阅，往往还要经过层层审批和授权，查阅人才能到档案部查阅档案，档案管理人员还要通过档案类别，归档年限，目录才能找出要查询的档案，整个查询过程相当繁琐，查询效率非常低，这给档案的查阅和利用带来了很大的阻碍。业务档案还可能会因管理不善造成档案毁损而蒙受损失。随着事务所业务日益增加，现有的档案储存空间难以满足纸质档案储存需求，有些事务所在黄金地段，租金很高，为了满足纸质档案储存需求，租赁偏远的仓库或者让当地的保管机构代为保管，不但增加了事务所的储存成本，还会给后期的查阅工作带来更大的不便，甚至还有可能导致部分纸质档案缺失。

3会计师事务所档案管理问题的改善对策

注册会计师如何在职业活动中化解所遇到的风险，这除了要加强自身的专业素质以外，还要重视档案管理，我们针对目前会计师事务所档案管理存在的一些问题提出如下建议。3.1重视档案管理业务档案关乎于会计师事务所的生死存亡，被业内人士称为“救命的稻草绳”，因此每个会计师事务所都应该制定规章制度，加强档案内控管理，设置专门的档案室，做好防火防潮、防腐、防虫、防盗等工作，比如档案室里配有灭火器等安全设施。对档案编目、分门别类的存放，整理、保管有专门的人负责，接收、移交、保管、查阅、销毁等作出详细的规定，防止档案毁损或者泄露。3.2及时归档，加强档案管理的工作规范。注册会计师在执业过程中，往往会带几个助理人员一起进入现场，现场的搜集资料工作就交给助理去做，为了规避审计风险，注册会计师在职业活动中，对有些证据一定要亲自获取，比如询证函，注册会计师要亲自邮寄，回函直接邮寄至会计师事务所，不得经被审计单位之手，曾有家会计师事务所在做审计业务时，银行询证函由被审计单位去函，被审计单位与银行串通舞弊，在询证函上盖假章，后来成为诉讼案件，在诉讼中会计师事务所承担连带责任。项目完成后，助理人员在现场把工作底稿打印出来，并将搜集的资料一并整理成册，及时归档避免了相隔时间久遗漏一些重要资料，整个过程都需要注册会计师指导检查复核。其中对一些重要的资料，比如银行询证函、对账单、房屋土地产权证、征信报告、应收账款询证函以及对应的重要客户收入询证函、大额购销合同等，必须重点保存；对验资业务中资本投入单据，也必须重点保存。另外对一些自相矛盾的资料核实原因，甄别取舍，不要对自相矛盾的证据一并保存，以免自己打自己的脸。3.3建立实施信息化业务档案管理模式。在信息技术快速发展的新时代，网络技术高度普及，信息化的档案管理模式似乎更适合这个时代。查阅者想查阅以前的档案卷宗，只要经过授权随时随地在档案管理信息平台上输入密码，就可以查阅某项目的档案卷宗，档案利用和查找就变得高效快捷。信息化档案管理还可避免了传统管理模式下超大容量储存空间的问题，大大节约了储存成本。在信息化档案管理模式下，随着项目组对项目的开展，将搜集的资料录入系统，系统识别后对其进行分类、汇总、快速归档，解决了传统信息档案管理模式下会计师事务所在上半年年审的忙季不能将业务底稿及时归档的问题。在保证了审计档案真实性、完整性的基础上还要保障审计档案的保密性，这就对网络技术的安全性有了很高的要求，必然要借助于可靠的加密技术。在信息档案管理模式的初期，可以将两种模式共存，待条件成熟，彻底实现了无纸化的信息档案管理模式。

4结语

综上所述，业务档案记载了注册会计师在执业过程中是否保持了其应有的职业谨慎，关键审计程序执行的是否到位，业务档案管理也是非常重要的，其质量直接影响了注册会计师的命运。会计师事务所应加强对业务档案管理重要性认识，加大对业务档案管理的投入，完善其内控制度，引入信息化技术管理业务档案。总之，注册会计师在职业活动中形成的业务档案与会计师事务所面临的风险有很大的关系，除了要保证业务档案的质量外，还要重视业务档案的保管工作，一旦遇到诉讼案件，会为会计师事务所减轻其责任，减少损失。

参考文献

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[2]陈海平.论审计档案工作信息化建设问题思考[J].才智,2018(25).

[3]陈凯莉.审计档案管理的地位、作用及改善方法探讨[J].工作指导,2019(3).

作者:刘延丽 单位:中审亚太会计师事务所(特殊普通合伙)山东分所