医院文书档案管理现状及改进措施

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摘要：目前我国大部分医院在进行院内管理工作的过程当中，存在档案资料整理工作不符合标准、不符合要求等多种问题，这些问题的产生与医院工作人员在进行文书档案管理过程当中的各种行为之间存在密切的联系。通过资料分析以及现场调查，可以发现医院文书档案管理工作不理想，主要与工作人员管理意识淡薄，档案管理人员综合素质能力不高，文档材料存在归档不全的现象，档案信息化管理的滞后性相关。本文主要针对以上这些问题进行分析，并提出科学合理的解决对策，希望能在一定程度上促进医院可持续健康发展的战略。

关键词：档案管理；医院管理；医院档案；文书档案

医院的档案管理工作包含医院重大资料的存档，住院患者的病历存档以及医院综合文书类存档等等。目前我国正处于快速发展以及高速转型的信息化时代，如果医院在进行档案管理的过程当中不能有效运用信息化现代化以及系统化的管理模式，那么医院的档案管理工作将不能进入到现代化阶段。

一、当前应用文书档案管理的现状

1.领导缺乏重视，档案管理人员意识淡薄。目前大部分医院的领导认为，要想使得医院更好的发展，需要从医疗、教学以及科研工作入手，只有将以上这几项内容进行有效的管理，在发展层面上将能获得较大的经济利益以及社会利益。虽然这些想法具有一定的可行性，但是他们忽略了医院文书档案管理对于医院发展的重要性，甚至有一部分管理者认为在档案收集以及管理工作方面需要投入大量的人力和物力，但却不能马上获得效果，如此会导致因小失大，而且由于领导的忽视，会使得医院的档案管理人员存在缺乏文书档案管理技术的现象。2.档案管理人员综合素质不高。医院的文书档案工作一般都是由医院办公室直接进行管理，但是医院办公室的工作人员除了要负责档案管理工作之外，还有一些非常烦琐的日常工作，而且这些日常工作还带有一定的紧迫性，因此他们都会在完成日常工作的基础上，才会进行档案资料的整理工作。这时很多医院办公室的工作人员已经没有足够多的时间对档案资料进行仔细处置，逐渐导致文件资料周而复始的得不到妥善处理。除此之外，还有部分医院对档案管理人员的学历要求较低，不要求其具备一定的专业性资料管理技能。3.文书档案管理制度不健全。经过长期的运行，医院已经形成了一套科学合理的医疗管理制度，但是在文书档案管理制度方面却存在较大的漏洞。主要表现在文书档案管理部门尚未明确，管理人员的工作职责尚未明确，档案管理的流程以及标准尚未明确，缺乏有效的考核标准，未形成科学合理的医院文书档案管理体系。所以，医院的文书档案管理开始陷入无规范、无组织、无纪律的状态。医院档案的文书材料没有得到有效的管理，给医院带来了较大的消极影响。4.硬件配备不齐，无专门档案资料库房。因为医院属于人流量较多的地方，所以目前很多医院都存在办公用房紧张的现象，由此，医院当中也没有专用的档案管理室是很正常的。但是医院每年度都会产生大量的档案资料，如果这些档案没有得到有效的保存，那么档案资料就会存在霉变、虫蛀、积灰尘等因素的影响使得档案的完整性受到侵害。当人们想寻找某一项资料时，往往会由于档案不完整使得查找困难。5.管理手段陈旧落后。最近几年，各个领域的资料管理工作都在随着现代化的发展进行变革，并逐渐把信息化技术应用到资料管理当中。目前在医院的医疗体系管理方面，已经有效地将信息化技术进行应用。但是在文书资料的整理方面，依旧根据传统的手工方式进行管理。传统的管理方式过于烦琐，而且管理的质量还会受到人的综合素质能力以及思想观念的影响。不同管理人员整理出来的文书档案，都存在不同的形式，因此人们在进行档案查找时，无法快速有效地找到相应的信息。6.文书档案的利用率低。如果医院能够有效地对文书档案进行管理，那么在进行各项方案的策划时将能得到科学有效的参考数据，但是因为部分医院的领导对于文书档案管理工作的懈怠，导致档案管理系统长期处于落后的状态，而且这些观念的存在也使得档案资源不能得到有效的利用。7.文书档案材料收集的完整性问题。在医院的文书档案管理工作当中，资料的收集不齐全以及不完整是目前存在的一个较大问题，它直接影响了档案管理的有效性以及档案开发利用的科学性。而材料收集不齐全以及不完整的问题，主要是因为档案资料分布在每一个科室和部门当中，但是科室和部门当中的管理人员缺乏档案管理的意识，所以档案收集的制度无法得到切实的落实。除此之外，医院一般都比较重视收集和整理红头文件或者结论性的材料，而懈怠了一些业务性文件或者过程性的研究材料。通过上文的分析，我们可以知道，文书档案的有效管理对于医院的发展会产生重要的作用，但是所产生的作用也具有一定的特殊性，因为它与其他机关的文书档案相比，在数量以及种类方面呈现出一定的烦琐性。尤其最近几年上级政府的各级部门下发文件的数量越来越多，不仅给文书档案管理人员带来了较大的工作量，而且也反映出医院在文书档案管理方面的复杂性以及管理过程的不规范性。

二、改进措施

1.完善制度，确保管理工作有序开展。医院在完成各项工作时，都必须要按照医院的规章制度进行，所以在文书档案管理工作方面，医院也需要健全有关的制度，包括归档的规章、保管的规章、保密的制度，以及借阅的制度等等。除此之外，医院的有关部门还需要针对文书档案管理工作的标准进行详细的制定，比如管理的方式、管理的规则以及管理的格式等等。除此之外，要想提高文书档案管理的指标，还需要确保文书档案的收集以及整理具有一定的规范性和标准性。2.大力宣传，提高医院工作人员对档案管理的认识。领导应该重视档案管理工作，因为档案管理工作是医院管理的重要组成部分。通过大力宣传档案管理重要性的方式，提高医院工作人员档案管理的意识，促进档案管理科学有序进行，提高工作效率。如果工作人员能够逐渐认识到档案管理工作的重要性，那么管理工作的效率自然而然会得到提升。3.加强培训，提高文书档案管理人员的素质。要想文书档案管理工作朝着现代化方向发展，那么档案管理人员就需要熟知计算机技术，并且熟读有关文书档案的法律知识，所以医院可以通过组织管理人员培训的方式来提高他们的综合素质能力。除此之外，还可以有关的政策鼓励，医院应当鼓励文书档案管理人员多参加讲座或者管理知识研讨，以储备管理知识。当然，为管理人员提供外出学习以及进修的方式，也是提高档案管理质量的有效措施。4.强化服务，提高档案管理人员工作效率。档案管理人员工作效率的有效提高，能够进一步提升自己的服务意识和责任意识。因此在日常生活当中，管理人员可以通过了解以及关注医院发展和国家发展的动态，树立起主动服务以及甘于奉献的精神。5.加强软件和硬件设施的建设。在现代化的档案管理工作中，需要投入一定的资金作为基础，引入软件和硬件设施来提高医院档案管理工作的质量，推动文书档案管理工作朝着更加健康有序的方向发展。如可在档案管理室中加装防火、防盗、防潮的设备，确保资料得到妥善保存。6.更新观念，充分利用文书档案资源。医院进行档案管理工作的最终目的，是使得这些档案资料得到充分的利用，因此档案管理人员应该要树立服务意识，充分开发档案信息的资源，使得医院各科室的工作人员能够通过档案资料的查询提高医疗服务的质量。7.提高医院领导对文书档案管理工作的重视。现如今的医院文书档案管理工作应该摒弃传统的观念，让现代化知识进入文书档案管理工作中，并且将文书档案管理工作作为一项稳定的、健康的、可持续发展的事业，从传统的封闭式管理方式转变为开放式的管理方式，从传统的手工管理方式转变为电子信息化管理方式。医院的领导更应该注重理念的转变，带领医院的工作人员重视文书档案管理工作的内容。

三、结束语

医院文书档案的内容见证一个医院从无到有，从有到创新，从创新到拓展的过程，是医院十分重要的工作之一。因此，做好档案资料的管理工作对医院的发展非常重要，为了档案管理工作更加适应现代化发展的需求，医院需要从提高工作人员档案管理意识，完善基础设施，提高服务理念等多个方面入手，提高文书档案管理工作的效率，最终达到促进医院发展的目的。

参考文献

1.王冬斌.医院文书档案管理的现状及改进措施研究.卷宗，2017(13).

2.叶肖凤.关于医院文书档案管理工作现状的思考.办公室业务，2016(19).

3.李娇.医院文书档案管理的现状及改进措施.中外医学研究，2015(2).

作者:李金英 李雪梅 张 悦 单位:广西壮族自治区民族医院