检验科设备档案管理问题与对策

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[摘要]检验科设备档案作为重要的医疗信息资源，是检验科各类医疗器械、设备进行开发、维护、升级的基本依据，同时也为检验科开展人体、动物标本检测科研，体检、门诊医疗，医学院教学等环节提供技术信息支持，应引起医院及检验科的足够重视。该文针对现阶段检验科设备档案管理的现状和问题，深入分析问题原因，并从管理意识、管理制度、管理平台等角度提出改进意见和对策，为提升检验科设备档案管理水平，推进医院医疗服务体系改革献计献策。

[关键词]检验科；设备管理；档案管理；设备档案

近年来随着我国城镇化进程的不断推进，城镇居民人口日益攀升，城镇医院规模逐步扩大，检验科各类医疗仪器、设备已无法满足医院门诊、住院部的正常运转需求。检验科在增加工作人员的同时，必须对现有的仪器、设备进行升级更新，必要时可引入国外更加精密、先进的检验设备技术，以此满足医院改革发展需求。档案管理作为检验科设备管理的核心环节，直接影响检验科运行效率和服务质量。因此，医院检验科应加大设备档案管理力度，从而减少检验科设备故障发生率，规范设备操作流程，加快检验报告进度，从根本上提升医院检验科服务水平。该文围绕检验科设备档案管理过程出现的问题，提出针对性的意见，以此提高检验科设备档案管理质量。

1管理现状和存在的问题

1.1不够重视设备档案管理。检验科设备档案管理属于医院的后勤类工作，不直接涉及医院患者医疗事项，因此，医院管理层及检验科对设备档案管理工作不够重视。相关的各类医疗器械、设备、仪器资料等也只是交由科室人员代为保管，没有设置专人专岗负责管理检验科设备档案，设备档案管理状况相对较为松散，档案随意摆放在科室抽屉里，且各类设备档案使用后分散在检验科各设备操作人员手中，档案流转交回不及时，甚至发生档案丢失的情况，对其他设备操作人员造成一定程度影响，降低检验科设备运转效率。上述现象的出现都是由于医院不够重视设备档案管理所造成的，由于设备档案缺乏统一科学的保管，从一定程度上制约检验科以及整个医院的有序发展。1.2缺乏规范的管理制度。检验科设备档案管理不同于医院的其他管理工作，档案管理医疗器械、设备、仪器种类明细较多，且档案流转频率较高，需要针对检验科设备档案管理特点制定科学规范的管理制度和管理流程。目前，检验科设备档案管理相对比较混乱，整体设备档案管理流程还不够完善，对于设备信息采集、档案资料流转、设备档案归档及档案保管缺乏明确的管理细则，或虽有相关制度但档案管理人员不严格按照流程执行，导致设备档案管理制度形同虚设。在设备信息采集阶段，由于设备操作使用人员不清楚档案管理需要采集设备的那些信息，造成检验科设备初始基本信息缺失，影响后期检验设备建档工作的正常开展。另外，设备档案调取流转较为随意，缺乏相应的操作使用记录，容易造成设备信息资料的遗失，降低设备档案信息的连续性和全面性，使检验科操作人员不能获取设备的准确信息，直接影响患者的检验结果。同时由于缺乏设备故障维修情况的相关记录，对后期检验设备的报废工作带来一定麻烦。1.3设备档案管理人员专业素质较低。检验科设备档案缺乏专人专职管理，兼职档案管理人员由于主要负责行政或检修等其他工作，时间仓促无法顾及设备档案整理归档。设备档案管理存在一定的专业性，大部分兼职人员由于缺乏相应的档案管理基础和专业知识，对档案管理认识具有一定的局限性，无法全面整理分类档案。上岗前没有划定明确的档案管理范围，甚至缺乏专业的档案管理知识培训，造成后期档案管理工作的盲目无序，严重影响设备档案管理质量，延误设备维护及保养时间，造成设备频繁出现故障，降低患者检验报告出单速度，导致患者满意度直线下降。另外，设备档案管理岗位的人员一旦发生交接更替，由于设备档案内容不够连续和完整，交接过程中会也会出现档案信息丢失或断档的状况，影响检验设备后续按时维护保养，从而降低设备的使用寿命和检验精密度。1.4设备档案信息化程度不高。设备档案管理是一项系统性项目，传统手工纸质方式存储管理设备档案已无法适应现代医院检验科的运转需求，医疗器械、设备、仪器涉及名目繁多，档案管理目标内容各不相同，不同设备使用年限跨度较大。纸质设备说明书极易出现遗失、缺页、污染的现象，不易于长期保存，一旦操作人员进行交接则会发生设备信息资料的遗漏，以至困扰后续检验设备的操作工作，无法全面掌握检验设备的运行状况。另外，传统纸质档案管理模式无法对设备档案进行快速分类、调阅、流转、归档，严重降低档案的使用效率，也间接影响了检验科设备的利用率。纸质设备档案不利于档案信息在医院之间及时进行传递共享，无法充分发挥设备档案信息的价值。

2改进检验科设备档案管理的对策

2.1强化设备档案管理意识。医院管理层及检验科应增强设备档案管理意识，充分认识到设备档案管理在医院日常运转中的重要性。针对医院检验科设备档案管理特点，单独设置专门的设备档案管理岗位，由专人对检验科设备档案进行归整保管，并在上岗前对设备档案管理人员进行岗位重要性思想教育工作，不断强化管理人员的设备档案管理意识，使其充分认识到该岗位的重要性。同时，定期对档案管理人员进行专业化的设备知识培训，全面了解设备的相关基础常识，以便更好地开展设备档案管理工作。通过增强医院上下对检验科设备档案管理的意识，促使检验科设备相关人员共同营造和维护优良的设备档案管理环境，并自觉遵守设备档案管理流程。2.2完善设备档案管理制度。结合医院自身管理与发展特点，围绕检验科设备档案管理各环节及档案信息特征，制定科学合理的检验科设备档案管理制度，并进一步按照设备档案管理功能目标，明确划分设备档案类型，主要分为设备基本信息、设备技术功能、设备维修保养等。设备档案管理制度应对档案调取时间、档案信息采集方法、整理归档等流程作出明确规定，管理人员做好调取流转记录，设定档案调取归还机制，及时催收设备档案并归档，以此确保设备档案的完整性和安全性。同时，医院各科室尤其是检验科设备操作人员应大力配合设备档案管理人员工作，遵守设备档案管理制度，明确档案调用相关责任人，不断完善规范设备档案管理制度。另外，设备档案管理制度应明确规定档案室安全管理细则，实时监测档案室环境与安全状况，对于破损的档案资料应及时修复。2.3提高设备档案管理人员的专业素质。检验科设备档案管理人员在提高自身的档案管理能力还要加深对设备的了解，掌握设备使用及保养方法，定期安排设备进行维护保养，并将检修信息到各个科室。为增强检验科设备档案管理人员的管理水平，医院及检验科应定期组织设备档案管理人员开展专业培训，同时加强档案管理业务的专业交流与合作。通过专业化培训交流，设备档案管理人员制定科学的管理方法，定期采集、整理、归档检验科设备档案，将设备的功能报告、保养维修记录、技术参数等文件集中放置，定期归档，以此确保设备档案信息的完整性和连续性。档案管理人员运用专业档案管理技巧，为方便管理建立档案索引，有序摆放设备档案，并明确标识档案内容，方便档案查阅和使用，尽量做到档案一目了然，管理工作高效有序，从而完善设备档案管理，降低管理漏洞，从根本上提升设备档案管理水平。2.4优化设备档案信息化管理。传统的设备档案管理已无法满足医院现代化发展需求，为全面提高设备档案管理水平与质量，应逐步将信息化技术应用到设备档案管理中去。通过网络信息化设备档案管理平台实现设备档案全程数字化管理，轻松实时共享设备档案资源。按照设备类别对设备设置唯一编码，同时录入设备名称、型号、购进日期、购进单价、生产厂家、技术支持电话等基本信息。在设备技术信息处录入设备运行参数、设备状态、维保时间、校准时间、责任人等。医院各科室通过设备档案管理平台可实时调阅设备相关资料，了解其使用状况。另外，设备档案管理系统还包含各种数据统计分析模块，自动分析设备使用寿命、投资回报率等，为设备档案管理提供信息化、多元化、个性化的服务。

3总结

该文针对医院现行检验科设备档案管理存在的问题，围绕如何强化设备档案管理意识、提高设备档案管理人员专业能力、完善设备档案管理制度、优化设备档案信息化管理对检验科设备档案管理展开研究。通过提升检验科设备档案管理水平和服务质量，不断推动医院医疗服务体系的长足发展。

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作者:张媛 单位:吉林省神经精神病医院检验科