公立医院档案管理机构现状研究

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摘要:目的：分析目前公立医院档案管理存在的问题，提出改进策略，以期为档案工作适应新时代医疗改革的发展提供有益的参考和借鉴。方法：以执法检查、发放问卷、微信、专人到访等形式分别对各级公立医院档案管理机构进行随机调查，广泛征求加强医院档案管理的意见和建议。结果：公立医院档案管理机构存在管理制度不健全、重视度不够，库房使用面积显著低于国家标准规定，没有独立建制，人员数量配备不足，信息化程度低，档案资源体系建设不够丰富等问题。结论：公立医院档案管理机构应当充分认识自身存在的缺陷和不足，制订加强公立医院档案管理机构建设切实可行的措施，将档案工作纳入医院整体规划和发展中，完善档案工作体制机制建设，创新档案管理模式，推动出台或修订与新时代公立医院改革发展相配套的档案法律法规。

关键词:医院；档案机构；档案管理调查

医院档案是指医院在医疗、教学、科研、预防、保健、生物制品、药品管理、基础建设、设备购置、行政管理、党务工作以及其他各项活动中形成的具有保存利用价值并经过归档处理的各种文字、图表、音像、数据、实物和其他不同载体、不同形式的历史记录。医院档案管理机构是医院档案收集保存和提供利用的专门机构，为医院各项工作的正常开展提供重要保证。1991年3月9日，为进一步加强医药卫生机构档案工作，促进标准化、规范化管理，中华人民共和国卫生部、国家档案局联合第10号令《医药卫生档案管理暂行办法》，对医药卫生档案管理、库房设备、机构设置、人员配备、文件收集与归档、档案的利用与开放等方面做了明确规定。其中，第七条规定：各级医药卫生部门要理顺档案管理体制，建立综合档案工作机构，负责本单位的档案工作和统一管理本部门形成的全部档案。设档案科（室）的，应配备工作人员3～6名。第二十四条规定：各级医药卫生部门必须为保管档案提供专用库房。第二十五条规定：各级医药卫生部门要结合本单位业务管理工作的现代化进程，逐步实现档案管理现代化。自《医药卫生档案管理暂行办法》颁布以来，各级医院档案管理机构现状如何，存在什么问题和不足，应该怎样改进，带着这些问题笔者在2017年—2019年分别对省、市、县公立医院，乡镇卫生院及社区卫生中心等4种不同级别的医疗机构进行调研。对公立医院档案机构建制、馆藏量、规范管理、人员设置、库房配备、信息化建设、开发利用、院史馆、满意度等方面进行了调查分析，以执法检查、发放问卷、微信、专人到访等形式开展调研，共收回有效信息42份，其中大型省级公立医院12份，地市级医院9份，县级医院13份，乡镇卫生院及社区卫生中心8份。

1公立医院档案管理机构现状

1．1独立建制情况。根据《医药卫生档案管理暂行办法》第七条规定，规模较大、内部机构和下属单位较多、负有监督及指导和检查任务的单位，应根据本部门实际情况，设立档案馆或综合档案室；对下属机构没有指导任务、但本部门档案工作任务较重的，应设综合档案室；规模较小的单位可视档案工作的实际情况配备专职档案工作人员。此次调查结果显示，在被调查的12家省级公立医院中，全部设立有档案室，其中独立建制的有6家，其余6家中有4家隶属院长办公室、1家隶属人事科、1家隶属科教科；9家地市级医院和13家县级医院全部设立有档案室，但都隶属院长办公室，没有独立建制；8家乡镇卫生院及社区卫生中心均没有设立档案室。1．2库房情况。根据《医药卫生档案管理暂行办法》第二十四条规定，此次调查的省级公立医院库房达标率为83％；地市级医院达标率为67％（库房面积20～200m2）。县级医院、乡镇卫生院及社区卫生中心大部分没有设立专用库房。1．3馆藏情况在被调查的省级公立医院中，馆藏量大于3万卷（件）的6家，占50％，1万～2万卷（件）的有6家，占50％，其余各级医院馆藏量均小于1万卷。馆藏档案基本为党群、行政、医疗、教学、科研、会计、设备、基建、声像、荣誉、出生医学证明等十几类。1．4规范化管理情况调查显示，省级公立医院在规范化、制度化建设方面明显好于其他级别的医院。在全部被调查的42家医院中纳入年度考核的有8家，安全设施配备不齐现象比较普遍；现阶段满意度调查显示，满意度不高；意见和建议调查显示，提到最多的一条是领导重视程度不够；奖励和表彰调查显示，全部没有。1．5信息化建设情。况调查显示，所有被调查的42所医院均未开展存量数字化、增量电子化工作。省级公立医院安装有档案管理软件的约92％，只对增量档案（单指文件）数字化的约83％；地市级医院、县级医院、乡镇卫生院及社区卫生中心，几乎没有安装档案管理软件，信息化程度较低。1．6人员队伍情况。调查显示，档案专业技术人员在年龄结构、学历层次、专业化程度方面有了很大提升，优势明显。各级医院档案管理人员中35～49岁的人员占85％以上；大专及以上学历人员占95％；接受过省、市、县档案局组织培训者占35％以上。由此可以看出，档案专业人员队伍呈现专业化、年轻化、高学历趋势，档案队伍整体素质在不断提高。

2公立医院档案管理机构存在的问题

本次调查结果发现，公立医院档案管理机构存在管理制度不健全，重视度不够，库房使用面积显著低于国家标准规定，没有独立建制，人员数量配备不足，信息化程度低，档案资源体系建设不够丰富等方面的问题，需要进一步加强。2．1制度不健全和领导重视程度不够。在公立医院档案管理机构调研中，省级和地市级医院在制度化、规范化建设方面明显好于其他各级医院，重视程度也较高，基本都有主要领导分管档案工作，制度相对健全，而县级医院、乡镇卫生院及社区卫生中心重视度不够，大部分医院由副职分管档案工作，领导对档案工作模糊不清，对档案管理规范管理制度不知情，一定程度上反映了对档案管理工作的重视度不够。2．2库房面积不达标。在被调查的42家公立医院中，省级医院明显优于其他医院，但仍然存在库房面积或存放条件不达标问题。有的库房设在地下室，通风差，面积小，安全隐患较大；有的与其他物品一同存放在办公室等人流量密集的场所，不利于查找，同样存在较大安全隐患。2．3独立建制不容乐观。公立医院档案室大部分成立于20世纪80年代，在档案工作运行30多年的实践中，为医院的建设和发展做出了重要贡献，但时至今日符合建制的单位仍未独立建制，这给医院档案事业持续、健康发展造成了一定的影响。非独立建制的档案室因挂靠或设立于其他部门，使档案工作在人才、经费和设施设备方面受到种种制约，档案工作的主动性受到牵制，不利于医院档案工作的开展和档案事业的长远发展。2．4信息化建设亟待加强。档案信息化建设是公立医院改革发展的必然趋势，它不仅可以助推档案信息在远程医疗方面的应用，而且可以大大提高工作效率。从此次调查结果看，档案信息化建设远远落后于数字医院、智慧医院建设，医院档案信息化建设亟待加强。2．5档案人才队伍建设需要加强。除省级公立医院档案专职人员队伍比较固定外，其余各级医院没有专职档案管理人员负责档案管理工作，兼职的多、专职的少，存在人员变动频繁、工作衔接性差、管理水平不高、工作中失位现象时有发生等问题，这在很大程度上影响了档案工作的开展。

3对进一步加强公立医院档案机构管理的意见和建议

根据此次调查结合公立医院改革发展方向，借鉴省内外档案管理先进经验，笔者认为，我省公立医院档案管理机构应当充分认识自身存在的缺陷和不足，制订加强公立医院档案管理机构建设切实可行的措施，进一步提高档案管理工作质量和水平。3．1将档案工作纳入医院整体规划和发展中。档案工作是医院管理工作的重要组成部分，为医院各项事业起着重要的基础性、支撑性作用，但档案工作与医院其他工作相比远远处于落后状态，跟现代化医院发展不匹配、不适应，这就需要医院各部门积极支持档案工作，将档案工作纳入医院整体发展规划中，使其与医院同步发展，档案事业才有可靠保障。与此同时，档案机构应当借助医院发展的大好时机，积极进取，抢抓机遇，在医院的各项建设如院庆、新院区建设、省级执法大检查中，借东风，鼓干劲，不断推进公立医院档案管理工作向前发展。3．2完善档案工作体制机制建设。完善档案工作体制机制建设，一是要积极争取各级领导的重视以及加强与各部门的沟通配合，在发扬默默无闻、无私奉献精神的同时，也要展示档案工作所取得的成就，大力宣传档案工作的优势和基础作用。二是把档案管理工作纳入医院年度目标考核中，增加档案工作在医院年度目标考核的分值，从归档率、日常管理等方面进行考核，明确档案岗位责任制，实现档案系统化、规范化管理。实践证明，列入年度考核的医院，档案管理工作明显优于未列入年度考核的医院。例如，将档案管理工作列入单位年度考核的太原市急救中心和山西医科大学第二医院等8家医院归档率明显提高。三是保证前期档案收集工作的完整齐全。档案工作要结合医院实际工作，紧跟医院发展趋势，采取灵活多样的工作方法，掌握医院档案形成规律和特点，针对性地开展工作。例如山西医科大学第二医院2018年以来，为深入贯彻落实《山西省委关于进一步加强基础工作建设的实施方案》，以档案工作为抓手，扩大兼职档案员的数量和范围，建立了全院范围的兼职档案员管理队伍，使档案工作步入一级抓一级，层层抓落实的良性循环，确保了档案的完整与齐全，使档案资源体系建设达到全覆盖。四是针对医院档案数据的庞大、复杂性，各级公立医院应先行开展医院特色档案建设，比如，推进病历档案、出生医学证明档案、居民健康档案的电子化单套制，实现这些民生档案早日进省、市档案馆。五是加大人才、资金投入，保障医院档案事业快速发展。医院各职能部门要齐抓共管，合力解决档案管理中存在的经费、人员、库房、设施安全等问题，完善档案体制机制建设。此外，对档案管理工作应当建立有效的奖惩制度，以激发医院档案工作者干事创业的热情。3．3创新档案工作服务模式。创新服务模式是档案管理的最终目的，如何提高档案利用率，如何创新档案服务模式是当前医院档案管理工作者应该思考的问题。笔者认为，创新档案服务模式需要从以下几方面着手，一是加强部门之间的合作，推进档案工作与医院各项工作深度融合，扩大档案工作在医院的影响力，使档案工作充分服务于医院中心工作，让大家充分感受到医院档案的重要作用。二是采用现代化管理方式和手段创新档案服务模式，档案服务要跟上数字医院、智慧医院发展的步伐，利用互联网的高效便捷性特点，以新技术推动档案服务创新。三是要注重档案人才队伍建设，设立培训专项经费，改善人员待遇，从职称评审、继续教育、专业技术培训等方面给予关心和支持，提高其归属感和荣誉感。3．4呼吁尽快修订出台新的。《医药卫生档案管理办法》《医药卫生档案管理暂行办法》运行28年来，医疗内外环境都发生了巨大变化，对档案依法管理提出新的管理要求。呼吁尽快修订或出台新的《医药卫生档案管理办法》，以此改善档案机构建制不合理、库房不达标、信息化建设落后等问题。

作者:赵艳兰 单位:山西医科大学第二医院