网络时代创新档案管理服务探究

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［摘要］创新现阶段的档案管理服务模式，更好地适应了网络时展的要求。本文主要对现阶段档案管理过程中存在的问题进行深入的分析，了解网络时代对档案管理服务工作提出的新要求，并提出相应的解决途径。

［关键词］网络时代;档案管理;创新;服务模式

随着网络信息技术日新月异，我国逐渐进入到网络时代，信息化和网络化成为时代的关键词。档案属于一种比较重要的信息资源，在网络时代背景下，需要充分挖掘档案资源的作用和价值，运用现代网络技术，将档案资源的价值最大限度地发挥出来，这才是现阶段档案管理服务工作需要考虑的问题。

一、网络时代中创新档案管理服务模式的重要性

(一)创新档案管理服务模式是网络时展的趋势。在网络时代的影响下，传统模式的档案管理服务工作已经不能满足现阶段用户的使用需求，再加上档案的数量也在逐年增加，单一化的档案管理服务模式已经面临着被淘汰的局面。随着网络时代的发展，档案管理服务工作需要从用户的实际需求出发，为用户提供全面、准确的档案信息服务，这样也能在一定程度上节省用户的时间，优化档案管理服务模式，创新档案管理服务模式已经成为网络时展的一种趋势。(二)创新档案管理服务模式是档案管理工作发展的需求。随着网络信息技术的不断发展，档案管理服务工作当前面临着巨大的挑战，需要结合时展的需求，不断创新自身的档案管理服务模式，这样才能在激烈的市场竞争中长期发展下去。面对网络时展的需求，档案管理服务工作必须从一个全新的角度出发，将现代化的网络技术、信息技术引入到实际的档案管理服务工作中，构建出符合时展需求和用户需求的档案管理服务体系。传统模式的档案管理服务工作侧重对档案资料的保存和管理，档案管理服务会受到时间和空间的限制，这样不能满足现阶段用户的使用体验。由于网络技术的进步，出现了电子档案管理模式，借助网络技术建立起虚拟的网络电子档案，对档案管理服务工作提出了更高的要求。

二、现阶段档案管理服务存在的主要问题

(一)档案管理服务工作人员的服务水平高低不一。在档案管理服务工作中，很多工作人员的服务意识还停留在档案的收集和分类上，档案管理服务理念比较守旧，忽视了档案管理的服务宗旨，不能从用户的实际需求出发，也不能为用户提供满意的体验，使得现阶段档案管理服务工作举步维艰。(二)没有统一化标准的档案管理服务模式。现阶段档案管理服务工作没有一个统一的服务标准，相关工作人员在档案整理、档案管理服务等方面都比较随意，缺乏相应的制度支持和保证，使得现阶段的档案管理服务工作效率不高，档案管理服务工作成本比较高，造成了一些不必要的资源浪费。(三)相关的档案资源得不到有效利用。档案管理服务工作不单单只是做好档案资源的管理、保存，更应该从档案资源本身具备的价值出发，不断提高档案资源的提供效率。但是在实际的档案管理服务工作中，部门领导和相关工作人员对档案资源的重视度不够，使得档案资源的价值并没有得到有效的发挥。(四)档案管理服务模式的信息化程度较低。网络时代强调的是信息化和现代化，而现阶段的档案管理服务工作依旧沿用传统的管理服务模式，档案管理人员依旧是档案管理工作的主体部分，使得档案管理服务工作的成本不断增加，信息化的档案管理服务系统比较少，信息化档案资源利用效率不高。

三、网络时代对档案管理服务提出的新要求

(一)档案管理服务工作人员需要及时更新服务理念。档案管理服务工作人员需要根据时展的要求，不断更新自身的档案管理服务理念，相关工作人员需要定期参加培训，不断提升自身的档案管理服务水平，将现代信息技术融入到实际的档案管理服务工作中，不断强化自身的服务意识。此外，档案管理服务相关部门需要对档案管理服务理念进行宣传，为档案管理服务工作创建一个良好的环境氛围，相关的工作人员需要结合档案管理服务工作的实际需求，深入用户市场进行调研，从用户的需求出发，为用户提供专业化的档案管理服务，提高用户的满意度。(二)建立信息化、网络化的档案管理信息服务体系。优质的档案管理服务工作就是能为用户提供及时有效的服务，满足用户的各项需求，节省用户的时间，帮助用户处理档案资料相关的问题。档案管理服务工作需要为社会群众提供相关的档案资源服务，为社会经济发展提供相应的服务，这就需要建立起信息化、网络化的档案管理服务体系，顺应网络时展的趋势，将现代信息技术引入到我国实际的档案管理服务工作中，构建起全国范围内的档案信息管理服务平台，为全国各地的用户提供全方位的档案管理服务。根据档案管理工作的实际发展状况，将档案管理信息进行系统化的划分，构建不同层级的档案管理服务机制，不断提高档案管理服务的信息化水平，逐渐扩大档案资源的使用效率，为社会经济和个人发展带来更多的益处。(三)不断完善网络时代中的档案管理信息反馈渠道。网络时代中的档案管理服务工作比较看重的是对各种信息的反馈，只有通过用户群众的实际反馈，才能真正掌握网络状态下档案管理服务工作的实际状况，更能体现出档案管理服务工作的社会性价值。需要相关人员结合网络时代的发展需求，建立起更加全面、有效的档案管理信息服务反馈渠道，确保档案管理服务工作的顺利进行。建立档案管理信息反馈渠道，需要配套相应制度来支撑，这样才能充分发挥出档案资源的利用效率。

四、网络时代中创新档案管理服务模式的途径

(一)开展在线服务式的档案管理服务模式。根据网络时代的发展需求，档案管理服务工作需要从各个层面上进行改进和创新，要坚持与时俱进的管理服务理念，结合时展和用户发展需求，不断更新档案管理服务模式。传统模式的档案管理和服务工作都是由人工进行的，在档案资料的查询、归类上都是手动进行的，难免会存在一些不足之处，人工提供的档案信息服务是有限的，而且会受到时间和空间上的限制，这样很不利于档案管理服务工作的长久发展。档案管理服务人员需要转变自身的工作模式，建立起信息化的档案管理服务模式，为用户提供及时有效的在线信息服务，满足用户的各项需求。此外，档案管理服务工作也可以根据用户的反馈，制作专题性网页并进行普及和宣传，结合网络时代信息变化的特点，对相关的档案信息进行及时的更新，借助电子邮件、数据库等形式，与用户建立起方便快捷的交流渠道和服务渠道，这样也能拉近用户与档案管理服务工作人员之间的距离，降低人工成本，从而提高档案管理服务工作的效率。(二)纵向深化档案管理服务所涉及的领域。网络时代中的档案管理服务工作需要满足用户的信息需求，用户会对档案管理服务人员提供的信息进行自主筛选，对信息所涉及的领域也会进行考量，这就要求现阶段档案管理服务工作人员具备宽泛的知识筹备，不断纵向深化自身的知识筹备，为用户提供多领域、全方位的信息服务。在传统模式的档案管理服务工作中，工作人员只需要给用户提供单一模式的信息服务，所涉及的领域比较窄，工作人员的工作效率不高，随着时代的不断发展，传统模式的档案管理服务工作必须从内而外进行改革，这样才不会被时代淘汰。档案管理工作人员需要找到一个全新的切入点，将传统模式的档案文件、信息检索等内容进行有机整合，建立起一个多领域、全方位的信息服务平台，将用户的文件搜索、图书资料查询等需求进行协同服务，这样不仅可以实现档案信息的对外开放，还能提升档案管理服务工作人员的服务意识，确保档案管理服务工作的与时俱进。(三)实现信息共享式的档案管理服务模式。传统模式的档案管理服务工作很难满足网络时代对信息资源更新的需求，档案管理服务相关工作人员需要及时更新档案管理服务理念，将现代化的信息技术引入到实际的档案管理工作中，建立档案信息资源的互联网共享模式，为用户提供全方位的档案管理服务。随着网络技术的不断发展，各种类型的信息资源几乎都是“一日一更新”，档案管理服务工作需要结合自身发展的实际需求，将档案管理工作的整体优势发挥出来，与相关部门之间形成合作关系，构建一个全方位、宽领域的档案信息服务系统，确保档案管理服务工作在统一领导下规范化运行，不断优化档案管理服务模式。这样既能实现档案管理服务模式的一体化，又能实现档案管理信息资源的全网共享，为档案管理服务工作开辟一条新的捷径。(四)为客户提供专业化的档案管理服务模式。在网络时代影响下，各种类型的科学技术得到了长足的发展，用户有了更宽泛的信息资源获取渠道，需要现阶段的档案管理服务工作人员根据用户的需求，对自身的服务理念和服务模式进行相应的转变，借助现代化的信息技术，及时更新和补充本地档案库里的资源，将用户的实际需求作为档案管理服务工作的出发点，深入分析和挖掘用户的需求，根据用户需求的普遍性和特殊性准确划分和整理档案库的资源，从而为用户提供专业水平的档案信息服务。此外，在确保本地档案库资源丰富的前提下，借助网络信息技术及时更新和添加新的信息资源，确保本地档案库的新颖性，逐渐吸引更多的用户，将现代化的电子导航设备引入到实际的档案管理服务工作中，让用户可以根据自身的需求进行自主选择，使得档案管理服务工作更具备时代特点和人文情怀。(五)构建有效的档案管理信息服务反馈机制。良好的档案管理服务模式需要结合用户反馈机制对自身工作进行相应的调整，不断完善档案管理服务机制，为用户提供高满意度的档案信息服务。而“反馈”主要指的是，将一个管理服务系统的信息传达给用户，用户会根据实际的使用体验，对所产生的效果进行及时反馈，然后管理服务系统对反馈的信息进行更改和完善，再次对用户进行信息服务并提升用户体验。构建有效的档案管理服务信息反馈机制，能够帮助档案管理部门的相关人员对数据进行分析和掌握，不断调整档案管理服务模式，对反馈回来的信息进行有效的总结，进而转变和完善自身的档案管理服务模式，逐渐优化档案管理服务模式，为用户提供更好的档案信息服务，确保档案管理服务工作的高效开展。(六)组建专业化的档案管理服务人才队伍。档案管理服务人员是创新档案管理服务模式的核心，组建高水平的档案管理服务人才队伍才是创新档案管理服务模式工作的关键。传统模式的档案管理服务人员已经不能适应网络时代的发展需求，对档案馆的服务模式、工作方式都带来了不利影响。为了改善现状，首先，档案管理服务工作人员需要结合时展的需求，转变自身的档案管理服务意识。由于网络时代中的信息传递速度在不断增快，各种类型的档案资源也是鱼龙混杂，用户对档案信息服务也做出了新要求，传统的“坐等上门”档案服务理念已经不能适应用户的要求了，用户会根据自身的需求来要求档案管理服务人员提供具有指导性、专业化的档案信息服务，因此，档案管理服务工作人员需要树立以用户实际需求为导向的服务意识，根据用户的需求为其提供专业性的信息服务，满足用户的实际需求。其次，借助网络平台，加强档案管理服务工作人员与用户之间的交流，借助现代的通讯设备和聊天设备，深入了解每一位用户的档案信息需求，根据用户的实际情况为用户提供专业化的服务，认真听取用户的意见和建议，根据实际情况考量用户建议的参考价值，对档案管理服务工作进行针对性的调整。最后，提升档案管理服务工作人员的整体素质水平，定期对档案管理服务工作人员进行专业知识培训，开展相应的专家型讲座，将现代信息技术、网络技术都引入到实际的档案信息服务工作中，促使工作人员对网络时代档案信息资源的有效利用，满足时代的需求和用户的体验。

五、结束语

创新档案管理服务模式需要结合时展的特点，充分考虑档案管理服务工作的实际情况，将现代化的信息技术和网络技术引入到实际的档案管理服务工作中，构建起全方位、宽领域、网络化的档案管理服务模式，为用户提供在线式信息服务，实现信息资源的全网共享。要根据用户的实际需求为用户提供专业化的档案信息服务，满足用户多样化的信息需求。此外，相关的工作人员需要及时更新自身的服务理念，与时俱进，不断创新档案管理服务模式，为档案管理工作提供全新的动力源泉，推动我国档案管理服务工作的有效进行。

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作者:赵鑫 单位:平顶山学院