档案管理现代化有效途径分析

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摘要：随着社会的发展进步，各行各业都要秉持着扬弃的创新精神展开工作，自然新形势背景下企事业单位档案管理工作也被赋予更高的内涵和要求。在科学技术和信息技术发展浪潮下，为了使档案管理更高效、更科学、更准确的实现现代化的创新工作，本文简析当前档案管理方面的情况，分析新形势背景下档案管理方面的创新以及现代化的有效途径。

关键词：新形势背景；档案管理；现代化

一、引言

档案管理工作是行政工作中重要的环节之一，是档案馆直接对实体的档案信息进行收集分类管理并提供使用服务的各项业务及工作的总称。档案管理工作是一项集服务性质、政治性质于一体的工作，它的意义在于对有用信息、历史文件等的管理。档案管理系统是整个国家文献信息系统的重要组成部分，在构成整个社会的科学能力中占据了非常重要的位置，是社会信息系统的基石。因此，管理工作人员需要以专业的技能、手段和极高的职业素养协同相关部门的有机配合才能将工作质量提高，以此服务于企事业单位的运营及发展。随着档案数量的爆炸式增长，以往的管理办法已经难以胜任如今的管理工作。因此，以新时代为背景，以提高工作效率对档案管理工作现代化的探索变得必不可少。本文就当前档案管理的现状进行分析，并简述管理工作现代化的有效途径，以供相关工作人员参考。

二、档案管理工作的意义

档案管理是行政管理工作中非常重要的一部分，为企事业单位各项规章制度的出台和制定提供了管理的参考依据。档案中详细且有序的记录着企事业单位的各种业务往来，是进行追责、复核等溯源工作的参考和凭证，为不可修改性的管理提供了各种管理数据，推动了整个企事业单位的运营，并提升了业务水平。档案管理的工作质量反映了企事业单位的综合水平，是一个单位健康发展的需要，也是业绩与管理水平的重要尺度，可以为高层决策者提供最直观的整体运营情况，以便在调整战略和决策时有所依据。做好档案管理工作，不断更新档案管理的理念和方法，探索和发展新的管理手段和模式是管理人员的工作重点，对企事业单位经营战略、提高效率有着深远的影响，也可以提升其市场竞争力。档案管理在企事业经营过程中主要发挥着三个作用：（1）行政方面的作用。有利于决策计划科学化，提高工作效率；（2）项目运营。档案是业务活动的记录，档案管理和运营是相互促进的关系；（3）法律方面。档案具有特殊的法律意义，是对具体事件的原始记录，其内容真实可靠，能够起到保护合法权益的作用，避免纠纷。

三、目前档案管理工作及现代化过程中的不足之处

目前我国档案管理工作一直处在边缘，民众对其知之甚少。虽然自改革开放以来一直在进行档案管理制度的改革，但是目前还存在很多问题：首先是现行条例落后。由于我国的档案管理制度不完善，对公众查阅档案的权限设置了非常严苛的限制条件。根据我国《中华人民共和国档案法实施办法》中的规定，经济、科学、技术、文化类档案可随时向社会开放。除上述四种类型的档案之外，其他内容无论是否涉密，必与核心技术、商业机密等内容有关，只要归入档案，在三十年内如果想借阅档案需要提前申请复核，极大的增加了公众的使用难度。档案依据《保密法》根据档案密级对其进行分类归档，一般而言不能公开涉及国家机密或者个人隐私的档案。但是随着社会进步，档案归类工作的深入，要求更细致的划分依据。目前法规归于国家机密所认定的范围和等级过于笼统，很多情况下工作人员都拿不定主意是否能将其公开或者应该依法加密。所以，信息公开的工作会受到影响，对其正确性和效率都会下降。其次是对管理工作认识不足。档案工作并非简单对某件事的记录和总结过程，其实档案的记录有着明确且科学的模式和要求，在形成档案后，对其收集、分类和管理的意识也不足。部分企业的管理人员对现代化管理的必要性认识不足，且缺少高层的技术、资金支持，从而无法更新设备和技术，因此档案仍然以传统的人工整理分类记录的方式管理，导致工作效率非常低。最后就是档案管理人员的专业素质参差不齐。随着社会的进步，档案工作已不再局限于简单的分类整理，而是向现代化迈进，由此对档案工作人员的自身专业素养也提出了更高的要求，不仅要具备迅速掌握学习新知识的能力，还要保证适应单位发展需要、跟上时代形势。但遗留下来的企事业单位档案管理制度较为落后，专职档案管理工作人员的专业素质参差不齐，导致工作效率不高，管理不够规范等。

四、档案管理工作提高职能以及现代化的方法建议

（一）利用网络实现资源共享。随着计算机技术在档案管理中的应用，信息化资源共享给人们带来了较大的便利。通过一台电脑网站的使用就可以对多个单位的人员信息进行调用，减少了在多个单位之间奔波的时间，提高了工作效率，为使用者提供了较大的工作便利。因此，在未来的服务中要完善资源共享平台，通过简单的信息搜索就可以为使用者提供充足的服务。（二）利用现代化档案管理技术促进部门沟通。在企业的管理中，档案管理部门和信息管理部门往往是独立存在的，在信息资料的调用中就会存在人员之间的沟通问题，多个人员参与的现象降低了工作的效率，降低了信息的真实性。可以利用现代化计算机管理技术对信息部门开放信息检索的权利，而档案管理部门在有检索职能的同时还有建档和综合管理的服务，从而实现各部门之间的衔接。（三）电子信息的自动上传管理。目前在单机上形成的电子信息的收集工作已成为档案管理部门不容疏忽的工作。与传统纸质档案信息收集有很大的差异，许多电子信息文件的形成通过下载和上传就可以完成。因此，档案管理可以改变传统工作模式，在网站上建立电子信息文件自动上传的工作窗口，在最佳时机将其收集，并在档案网站的服务器上归档。

五、档案管理制度现代化的策略

（一）加强档案现代化管理的宣传。在实施档案管理现代化中思维理念现代化是前提保证，管理者应对档案管理相关的发展、变化动向及时关注，对上级号召主动响应，从而起到良好的示范作用。另外需做好宣传,使单位员工具有科学、合理的档案管理观念，并得到社会对档案现代化管理的广泛关注。同时，企事业单位应致力改变以往落后的工作模式及方法，加大资金投入，支持领先设备和技术的引进，在实践中真正实现档案的现代化管理。（二）不断提高档案管理者的工作素质。在档案管理中，除了具有先进的设备技术及领先的理论知识，最重要的是需要有高素质的专门人才。他们可以对当今发展动态准确、及时把握，并可在实际工作中有效应用储备的理论知识，在工作中遇到困难时灵活处理，并与其他部门积极沟通协作,从而完成工作任务。因此单位要做好对档案管理人才的培训，在引进、培养人才时还应注重分类培养人才，如维修人员、技术操作、组织管理者、工程技术者等。（三）实现档案的规范化、标准化管理。企事业单位应以标准的技术方法和理论原制进行档案管理，实现档案管理的规范化、标准化，促进现代化管理的开展，在进行管理时应维护档案安全及完整，严格遵守统一集中管理国家档案原则[5]。这样才能为档案的现代化管理提供有力保障。

六、结束语

档案管理工作的现代化是企事业单位健康发展的必经之路，有利于效率、质量的提高，所以相关从业者今后要更多的去关注科学化、标准化的落实。

【参考文献】

[1]祁巧荣.档案管理方面有效途径探索[J].科学中国人,2016.

[2]邱丽艳.新形势下档案管理存在的问题及应对措施[J].黑龙江档案,2013(3):131.

[3]丁红.医院档案管理现代化问题及相应对策[J].中国现代医生,2014,52(2):116-118.

[4]姜文远.档案管理工作存在的问题和建议[J].科技与创新,2014(19):121.

[5]黎贞莹.新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考[J].中外企业家,2017(6):71.

作者:王莉 单位:山东省聊城市冠县人民医院