自然资源部门档案管理现状及策略研究

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摘要：自然资源档案管理工作是自然资源管理的重要部分，做好此项工作有利于自然资源部门科学、合理地利用和管理土地资源。本文从自然资源档案管理工作的实际出发，仔细分析了我国目前国土系统档案管理工作存在的问题，并提出了改进策略，希望能对档案局管理工作有所帮助。

关键词：自然资源；档案管理；信息化；策略研究

1.引言

在开展自然资源的活动中，自然资源部门在工作过程中曾留下了许多宝贵的资料和珍贵的影像记录，对这些文字资料和影像记录如何实施科学管理和有效保护，是每一位档案管理工作者必须认真思考的问题。本文对现阶段自然资源部门在档案管理工作中存在的问题进行了分析，并就如何提升自然资源档案管理效率提出了有见地性的意见。

2.相关概念释义

国土资源业务档案，是指在国土资源专项业务活动中形成的具有保存和利用价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录。主要分为土地管理类、地质矿产类、地质环境类、不动产登记类和国土资源执法监察与行政复议诉讼类等五类。

3.自然资源部门档案特点

3.1丰富性。国土资源档案的特点有以下几点。①丰富性。按照不同的标准，将国土资源档案划分为不同类型，以档案门类为例，划分为文书类、科技类、会计类、电子类、实物类和音像类。不同档案相互交叉，以建设用地档案为例，其中用地申请、征地协议等资料，属于文书档案范畴；用地位置、平面图等资料，属于科技档案范畴。3.2动态性。国土资源管理中，档案具有承接性和周期性，是经过长时间组织和积累后形成的。在环境、人类活动的影响下，土地、矿产的数量和权属会发生变化，要求对档案进行动态管理。3.3保密性。国土资源档案涵盖的范围广，其中部分档案涉及国家利益和安全，保证档案的安全是管理人员的基本职责。随着信息技术的快速发展，资源共享成为一种趋势，网络环境的应用，促使不同信息服务领域相互渗透融合，因此，相关部门要加强档案的保密性。3.4完整性。国土资源档案还具有完整性的特点，比如，一块土地利用的最初阶段到利用完成，在这过程中存在的所有问题都需要在档案里体现出来，这是档案不可缺少的必要条件。

4.自然资源部门档案管理工作改进策略

4.1提升档案服务方式的多元化水平。在现代网络技术下，单一的资料存储方式和服务方式是不能适应新形势工作要求的，自然资源档管理应积极开拓多渠道服务方式，提高国土信息资料的利用率，这样才能适应现代化发展的步伐。应立足于社会需求，对单一的、孤立的国土信息资源进行开发、整合，提高国土信息资料的数字化水平和多元使用。4.2提升档案人员的专业技能和专业素养。自然资源档案管理工作日益向专业化、多样化和规范化方向发展，尤其是新设备、新技术的应用，对从事自然资源档案管理工作人员的专业技能和专业素养提出的要求是越来越高。首先，在选拔使用人材方面，要选具有现在知识的年青人。其次，对在工作中要争对新业务，不断进行业务培训，提高他们的专业技能和服务水平，对自然资源档案管理方面的新理论、新方法和新观念，同时加强信息技术、计算机技术、档案管理软件等新技术的学习和应用。国土资源档案管理工作比较繁琐，劳动量比较大，而且繁琐，只有正确的做好国土资源档案管理才能达到良好的效果。第一，要收集档案。档案是在工作中或者生产活动中形成的文件，由于各个单位或者企业机构比较分散，查找相关的文件资料就必须进行集中。所以，就需要将分散的文件惊醒归纳和统一，按照时间、顺序等方法收集起来，统一进行管理。在收集的过程中，国土资源档案管理人员要根据档案的重要性、时间前后、成文日期、重要性等方面进行整理和归纳，确保档案的完整性、准确性和原始性。第二，要利用科学的方法对档案机型分类。收集起来的档案由于内容复杂，数量比较多，杂乱无章。为了方便查找和整体进行归纳，我们就要把这些档案进行分门别类，那些重要、那些次要的，我们进行分类存档，以便在需要的时候我们能及时的找出这些档案。4.3引入大数据进行自然资源档案管理。利用大数据技术提升数据提高效率。大数据时代，大数据技术已经在很多行业中实现了广泛的应用，大数据技术可以在大量的信息当中获取到有价值的数据信息，并且还能实现对数据信息的有效整理与分析。将大数据技术应用于自然资源资源档案管理中，可以在较短的时间内获取到自己所需要的信息，以提高档案管理。对于自然资源国土资源档案管理部门而言，一定要实现对大数据技术的充分利用，在此基础上促进数据提取效率的不断提升。另外，加强对GIS技术进行合理使用，在此基础上可以实现对数据信息的统一管理，并构建出科学的数据储存空间，通过大数据技术分析整理功能的发挥，可以实现对价值信息的充分挖掘。4.4加强重要档案的备份保管制度。实行重要档案异地备份保管制度，防范档案损毁。对重要的业务档案实行异地备份保管，实施重要档案异地备份，有利于防范自然、人为、社会灾害可能带来的毁灭性损失；有利于应对数字时代信息安全的挑战；有利于避免网络攻击、操作失误带来的数据失真与损毁，确保档案信息的真实性、安全性与可用性。4.5加强保密制度落实和管理。重申涉密业务档案管理制度，维护信息安全。涉密业务档案的组成部分，馆藏数量大，载体形态多样，利用频次渐增，是自然资源信息保密工作的重要环节。凡涉及国家秘密的资源类业务档案，应当遵照国家有关保密法律法规，防止泄密事件发生，维护国家涉密信息安全。做好档案的安全工作和保密工作。档案的保密性是非常重要的，它关系着国家、单位以及个人的重要信息，所涉及相关的秘密事项，往往关乎着国家、企业以及个人的完全和利益，这就要求每一位国土资源档案管理人员要做好档案的保密工作，不违规、不翻阅或者抄袭有关档案。国土资源档案管理人员应该参加国土资源档案管理培训和保密工作培训，让每一个人真正的认识到国土资源档案管理的重要性和档案保密工作的重要性，让他们严格按照我国《国土资源档案管理保密制度》《档案法》《档案保密法》严格的要求自己，增强自我的法律意识，认真的做好每一份国土资源档案管理工作。做到不泄露、不损毁、不借阅抄袭，严格按照我国的国土资源档案管理制度办事。

5.结语

总体来说，国土资源档案管理工作看起来简单，在实际的管理过程中就变得非常的难。因为它具有保密性、专业性和政策性，是一项非常严肃的工作，这就要求我们国土资源档案管理人员要有强烈的责任感，扎实的国土资源档案管理知识理论基础，跟上时代的步伐，应用新的管理手段和技能进行档案的管理工作。因此，每一位国土资源档案管理人员只有吸收广博的知识，开拓视野，优化自己的知识结构，提高自身的整体素质，才能做好新时期优秀的档案工作人员。

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作者:张勇 单位:内蒙古自治区测绘地理信息局