高校附属医院双轨制档案管理研究

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摘要:高校附属医院的档案种类繁杂且信息量巨大。在日常管理中，应借助信息化工具与先进理念，优化现有机制。基于这一认知，本文将首先对高校附属医院，双轨制档案管理体系的主要问题进行分析。同时也将针对其中问题，提出对应的改进策略，以期为同业人士提供借鉴与参考。

关键词:高校附属医院;双轨制;档案管理体系;构建策略

一、引言

双轨制档案管理体系，是指纸质档案与电子档案并行的管理模式。明确二者的使用路径，可使档案管理效率得到提升。但在现实工作中，部分高校附属医院的档案管理工作，仍然存在诸多问题。各类档案的信息安全、管理效率以及管理成本均将受到影响。有鉴于此，档案部门应借助信息化工具与先进理念，构建更为完善的管理体系。

二、双轨制档案管理体系的主要问题

(一)档案管理成本提升。在高校附属医院中，双轨制档案管理体系通常会提升管理成本。首先，双轨制档案管理体系需要增加管理人员，人员开支必然提升。单轨制管理模式中，管理人员仅需负责纸质档案的保管与查阅，其极少设计录入工作。但在双轨制体系中，管理人员需要在电子档案中录入信息，工作人员必然增加。其次，双轨制档案管理体系需要增加场地与设备成本。相较于单轨制档案管理体系，双轨制需要增加电子设备，并提供相应场地，因此其管理成本更高。(二)录入内容存在差异。在高校附属医院中，纸质档案的权威性更强，上级检察或医疗决策均需以纸质档案为依据。受此影响，档案管理人员对于电子档案的重视程度相对较低，在录入同类病例信息的过程中，部分工作人员会采用复制粘贴等形式，降低自身工作量。使用类似的录入方式，必然会对病例信息的完整度造成影响，电子档案的应用价值将无法得到提升。双轨制档案管理体系的发展趋势，是利用电子档案逐步取代纸质档案。而保持档案内容的一致性，是推动这一趋势的前提条件。(三)电子档案易被篡改。病例是医院档案的重要组成部分。为了谋取私利，部分患者会利用管理漏洞篡改病例。在单轨制管理体系中，患者难以对纸质档案作出篡改。而在双轨制档案管理体系中，患者通常会在电子档案端口打印纸质病例，并以此为依据申请相关福利。在这一机制中，存储于网络终端的病例信息极易遭受修改，而多数医院也不会详细核对原始档案。这一问题，将对高校附属医院的信息安全带来影响。同时电子档案的管理漏洞，也极易导致患者信息与医院管理信息的泄漏，各方利益与隐私权均将受到侵犯。

三、高校附属医院优化双轨制档案管理体系的具体策略

(一)降低档案管理成本。双档案管理体系提升了档案管理成本。针对这一问题，高校附属医院应通过优化人员配置与管理机制，降低对应成本。例如，高校附属医院可将电子档案与纸质档案的管理部门，整合为同一部门。在该部门中，多数管理人员都将参与到电子信息录入的工作中，并同时保留档案管理的对应职责。当需要提供档案查阅等服务时，管理人员应暂停录入工作，并进入档案查阅岗位。工作结束后，其可继续完成信息录入工作。通过类似的管理机制，档案管理工作将更加充实，信息录入将不再占用工作编制。同时针对电子设备占用场地的问题，高校附属医院可借助云储存或云计算理念，与高校的档案管理部门建立合作机制。借助高校档案部门所提供的帮助，附属医院的管理成本将获得分担。(二)同步统计档案信息。双规制档案管理体系中，纸质档案与电子档案的信息，常常存在差异。针对这一问题，附属医院应借助先进的信息技术，建立同步录入机制，从而使电子档案的信息与纸质档案保持统一。例如，附属医院可在医疗终端增设信息收集系统。在该系统中，各部门产生的数据信息，将被自动收集到档案部门的数据库。同时，医院也应借助PDF或JPG等技术设置文字转化设备，纸质文档在应用前，应通过设备扫描提炼其中文字，并将文字信息同步输入数据库。再有，档案管理部门应统一纸质档案与电子档案的表格。在信息核对与二次录入的过程中，档案管理与录入效率将得到提升，电子档案与纸质档案的信息内容也不会出现偏差。(三)优化档案管理机制。篡改电子档案的难度相对较下，为了防范信息风险，高校附属医院应通过标准化管理机制，防范管理漏洞。例如，在档案使用环节，医院应为各部门制定更为详细的使用权限，同时使用记录也应得到长期保存。通过这一机制，人为篡改信息的问题将得以避免。再有，档案管理部门应借助大数据工具，定期核对各电子档案的信息数据。大数据是新型的数据统计工具，在使用中大数据会首先对录入数据库的新档案作出分析，并记录其中的关键词。在日常核对的过程中，大数据系统会依据所收录的档案关键词，对比各类电子档案。

四、结语

在构建高校附属医院双轨制档案管理体系的过程中，管理部门应首先整合人员配置，从而使管理成本得到控制。其次，管理部门应建立信息收集系统。利用该系统，终端部门发生的实时数据，将被及时上传至数据库中，档案信息的准确性将得到提升。再有，管理部门应制定更为严格的档案管理机制，从而使管理漏洞得到控制，并减少人工成本。

参考文献:

［1］周灿．论档案“双轨制”管理在医院文书档案管理中的利用［J］．兰台世界，2017(20):77－79．

作者:龚致富 姬静怡 单位:河北北方学院附属第一医院