事业单位数字化档案管理现状及策略

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摘要:在事业单位中，档案管理是一项非常重要的基础性工作。但是就其发展的工作现状来看，档案管理呈现出新的特点，并在工作中也存在着一定的不足，为了解决这些问题，事业单位要着眼于问题的本身，采取有效的工作措施进行管理。本文就事业单位如何加强并强化档案管理，尤其是如何加强数字化的档案管理进行了分析和论述。

关键词:事业单位;数字化;档案管理

一、事业单位在开展数字化档案管理中所面临的工作现状

一是没有专门的管理人才作为工作的保障。数字化的档案管理，对管理人员有着更高的要求，需要管理人员既要懂管理业务，又要将其与数字化的技术结合起来，共同作用于档案管理中，但是就事业单位的情况来看，在配置管理人员方面还存在一定的不足，主要表现在很多工作人员没有将两者兼顾起来，有的工作人员除了管理档案之外，还要负责其他的工作业务，没有对档案的管理工作进行研究和仔细谋划。加之现在有的单位在对档案进行管理时，主要还是沿用传统的纸质管理的方式，工作人员对传统的纸质档案的管理比较了解，但是由于对数字化技术了解地不够深入，以至于在运用数字化技术进行档案管理还显得不够到位。二是档案管理的技术相对落后。在进行数字化档案管理时，数字化技术的应用是非常关键的。但是就工作开展的情况来看，数字化应用还存在不够理想的状态。这主要表现在有的单位在应用技术时，没有与时俱进地运用最新的技术，使得技术和档案管理之间存在着不匹配的现象，所应用的技术相对落后。再加上由于投入有限，一些管理上所用到的各种硬件设施也存在老化的现象，不能够进行有效地利用，这些老化的设备给档案管理人员在工作中带来了很多的不便。三是缺乏科学有效的工作标准。尽管目前事业单位对档案管理的数字化都比较重视，但是就将这种数字化的技术应用到什么程度、如何将两者有效结合起来、数字化档案管理所要达到效果的具体体现等问题都没有进行仔细的探讨，在所制定的工作制度中，也缺少就这些内容环节进行具体量化，没有进行明确的要求和规范，这使得工作人员在应用数字化技术到档案管理中陷入到了一定的被动局面，由于不了解工作标准具体如何，导致了管理的不同效果的表现形式的出现。另外，由于缺少具体的工作标准，使得档案管理的安全性能不能得到有效的体现，在某种程度是具有一定的安全隐患的，亟待需要加强管理。

二、新形势下强化事业单位在进行数字化档案管理时应采取的有效对策

一是将管理中涉及到的预算进行适当的增加。数字化档案管理是需要一定的投入特别是资金的投入来作为工作的基础，所以事业单位在编制工作预算时，要按照工作以及有关规定的要求，对单位的档案管理方面进行必要的资金投入，其主要着眼点聚焦于数字化技术的开发以及应用，给档案管理提供科学的工作设备。在预算上，事业单位也要认真听取财务人员特别是上级财务部门的意见和建议，根据实际情况进行适当的调整和投入，确保在增加预算方面做到依法依规。二是建立并完善科学的管理体系。在事业单位未来的档案管理中，数字化的应用以及与纸质、电子等各种形态档案的有机融合是主要的发展方向。鉴于此，为了更好地运用信息技术，并收到数字化的效能，事业单位要致力于打造并完善科学的档案管理工作体系，在工作体系中，将数字化作为其中的灵魂和工作的动力，不断提高管理的科学技术含量。为了能够达到这样的工作效果，事业单位要采取一些必要的措施和管理策略，例如要对不同性质、不同类别的档案资料采取不同的管理方式;设置具体的档案管理的科学权限，要明确并细化具体的工作负责人和工作职能，将管理的责任落实到实处;采用最新的、正版的档案管理工作软件，并正确地使用管理软件，对工作系统进行有效地维护，一旦出现问题的苗头，就要立刻采取采取科学的办法来解决相应的问题。三是要进一步增强管理人员的素质和水平。在数字化技术的引导下，档案管理人员的业务素质特别是应用数字化的能力非常重要。所以事业单位要认真培养专业的管理人员，并不断提升管理人员的素质。具体表现在以下方面，首先，要给管理人员进行科学的培训。通过不同的培训形式，让管理人员学习最新的档案管理业务以及信息技术，并对管理人员掌握技能的情况开展科学、全面地考核，使得管理人员能够将培训收获的知识有效应用到管理中。四是进一步完善档案管理安全保密制度。在档案管理中，无论是个人信息和组织文件，都有一定的保密要求，如果信息泄露，可能会被不法分子利用，从而给档案所有者带来一定的危害，因此档案管理中必须建立安全保密制度。首先，针对不同的档案，设立不同级别的保密制度，并且建立相应的使用与管理权限进行配套，多方面确保信息的安全性。其次，工作人员应具备档案保密意识和安全意识，只有在切实需要时才能够打开所需要的信息。最后，对档案、系统进行加密处理，并定期维护和检查办公设施，及时排除安全隐患，确保档案信息安全。

三、结语

在事业单位中，要对档案管理的新特点进行有效地研判，并对档案管理中呈现出的新的发展趋势进行认真研究部署。随着档案管理数字化的加剧，要进一步强化创新的工作理念，认真研究并部署档案管理的有效对策，实现数字化的发展方向。

参考文献:

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［2］王建国．计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题［J］．中小企业管理与科技(上旬刊)，2012(07)．

［3］张幸格．论“互联网+”时代公共图书馆的服务创新［J］．郑州轻工业学院学报(社会科学版)，2016(01)．

作者:佘晓芬 单位:呼和浩特市市政工程技术服务中心