档案管理数字化思考

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所谓档案数字化管理，是指利用扫描、数字化录音录像、云存储和大数据技术，将不同载体档案资源向数字化信息转变，实现大数据存储、互联网连接、计算机统一管理的新模式。随着计算机、信息网络技术的发展及其与档案管理的深度融合，档案管理开启了数字化管理时代，提升了效率和质量。

1档案数字化意义

1.1实现信息资源共享。档案数字化管理使档案管理从传统的重实体向重内容转变，由纸质型向电子型资料管理转变，从到档案室查询利用向借助互联网平台检索转变。在此大背景或模式下，档案数字化管理成为实现信息资源共享的必然举措和现实要求。1.2提升档案利用效率。据国家档案局1994—2003年的统计数据显示，我国仅有不足10%的馆藏档案得到了利用。档案数字化管理，深刻地改变了档案信息的载体及形态；互联网技术的应用，突破了档案利用的时空限制，极大地提升了档案利用效率。1.3利于档案自身保护。实体档案的保护对外在环境有着严格要求，每一次的查询、复印都会对档案原件产生不可逆的影响。档案数字化管理后，利用查询的档案不受查阅次数影响，有利于档案自身的安全。此外，档案数字化管理也是适应办公自动化和电子政务建设的需要，能够满足用户的个性化需求。

2档案数字化步骤

2.1数字化输入。利用计算机、扫描仪、数码相机等先进设备仪器将纸质或实物档案输入计算机管理系统中，建立专门的档案数据库。2.2数字化压缩。档案信息数字化输入后，需要对静态图像、动态图像、视音频信息以及其他类型的数字档案信息进行数字化压缩，以便于档案数字信息的传输、管理和利用。2.3档案信息上网。将档案信息进行数字化输入、压缩后，通过WebServer数据服务器，将各种档案数字信息传输上网。档案利用者通过浏览器实现查询和浏览，通过USBKEY、网络防火墙、数字证书等确保数字档案安全。2.4格式标准化。档案数字化后的格式有图像文件格式，有文档格式，还有视音频格式等，要统一每一类型的标准和格式，实现数字化档案管理或利用。

3档案数字化管理对策

3.1思想上，高度重视档案数字化管理。档案管理部门的负责人及具体档案从业者要高度重视档案数字化管理工作，将档案数字化建设纳入部门业务工作实际中，为档案数字化管理添置必备的计算机、扫描仪、数码照相机等先进信息设备，注重档案数字信息的采集、加工、传输等。完善档案数字化管理规章制度，针对部门档案数字化管理的现实需要，研究制定档案数字化管理、查询、利用等规定。此外，要优化人员配置，根据档案数字化管理工作的实际需要，配置数字化、信息化和网络化档案管理所需的复合型人才队伍。3.2技术上，积极应用档案数字化技术。一方面，要结合部门工作职能，加快档案数字化管理的总体设计、软件开发、扫描录入、光盘备份、设备选型和查询管理等系统工程建设，为档案数字化提供先进的平台支持。另一方面，要完善信息技术支撑系统搭建。利用光纤、磁盘阵列等，确保系统具有良好的可扩展性，确保档案存储容量需求。此外，要运用各类PAID保护级别，满足不同用户需要，从阵列控制、链路控制、双口光纤硬盘等方面，保障系统的可靠性。

总之，要从硬件、软件和系统等方面为档案数字化管理提供技术支持和保障。3.3保障上，加强档案数字化安全保护档案数字化管理使得档案管理面临着许多非传统的安全因素威胁，如木马病毒、数字篡改等，因此，做好数字档案信息安全保障至关重要。一方面，要加强硬件设备的安全管理，根据数字档案管理的需要，做好周期性维护。另一方面，要加强信息系统安全。通过身份验证设置、防病毒体系的构建，以及数据双备份等形式，确保数字档案信息及系统安全。此外，还要加强制度建设。根据《档案法》《保密法》等规定，制定档案数字化安全管理方面的规章制度，明确数字档案查询、利用等具体要求，为档案安全提供可靠的制度性设计，确保档案信息的安全。

作者:易晓静 单位:湖南省宁乡市白蚁防治所