互联网下档案管理工作安全防护探析

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摘要：网络信息技术的发展，加快了档案管理信息化的进程，给档案管理工作带来便利的同时，也带来了安全性的问题。本文着重探讨互联网背景下档案管理工作的安全防护问题，阐述目前档案管理工作中存在的问题，探讨互联网背景下提高档案管理工作安全性的方法有哪些。以为其他单位部门或者企业提供一些参考。

关键词：互联网时代；档案管理工作；安全防护

一、引言

档案管理工作是对档案实体和档案信息进行管理并向有需要的人提供信息服务的各项业务的总称，在社会生活中充当着信息服务的角色，服务于社会实践活动。我国的档案管理工作发展在时间的推移下不断优化。进入新时期，互联网一方面为档案管理工作提供了新的机遇和新的发展空间。另一方面，它也给档案管理工作带来一些难题，比如档案管理工作的安全性问题。因此，如何在互联网背景下做到既充分利用互联网的优势为档案管理工作服务，又保证档案管理工作的安全，这是一个值得思考的问题。

二、档案管理工作概述

档案管理即是针对档案信息的收集、整理、保管、统计以及提供利用的活动。在社会生活中，档案信息的重要性不言而喻，它记录着社会生活发展过程中的点滴变化，从而为企业和单位以及个人提供有价值的资料参考，帮助人们获得事实的依据，解决问题的参考办法等，在每个时期都为社会的发展提供助力。新时期，随着社会经济的不断发展，档案管理工作也发生了新的变化。互联网的加入，为档案管理工作提供了新的发展机遇。当然，也提出了新的挑战。

三、目前档案管理工作的现状

（一）管理模式落后。知识经济时代，人们对信息的需求更大，要求也更高。人们希望获取档案信息的途径更多，查看信息更加便捷，信息可使用的时效更长，而档案管理工作者也希望档案管理工作能够更有效率，更易于管理。基于这种情况，显然原有的档案管理工作模式并不能满足当下的要求。首先是一部分地区纸质文件档案的操作方法跟不上时展，效率低下，成本高，不易于查看的档案管理既不利于工作人员管理，也不易于使用，导致档案信息不能真正发挥它原有的作用，为社会发展服务。其次，即使有的地方率先利用了电子化管理模式，也利用得不彻底，只是皮毛，并不能真正发挥电子信息化的作用。基于以上情况，建立一套有关于档案管理工作的现代化管理模式，提高工作效率，最大限度实现档案信息的长久保存，信息资源共享，满足人们的信息需求，服务于社会实践才是当下档案管理工作者要做的事情。（二）管理者素质低下。互联网时代给档案管理工作提出了很多新问题。档案管理工作也已经进入了新的阶段。但面对这种新的发展形势，档案管理队伍的素质和管理水平却没有跟上来。不少档案管理工作者仍然采用老旧的管理理念，没有对网络化、信息化产生正确的认识，利用互联网操作的业务水平也没有跟上，导致不能有效利用互联网进行档案管理工作。在面对互联网给档案管理工作带来的安全性问题时也缺乏正确的认识和及时的解决应对办法。在遭遇信息被窃取和数据丢失的情况不能进行有效的防范，事情发生了也不能及时解决。归根到底，互联网只是为档案管理工作提供了一种先进的技术手段，要想落到实处，真正为档案管理工作服务，关键还是要看人的操作。（三）开放的网络环境给档案管理带来安全问题。信息技术的发展便利了社会工作和生活的同时，也带来了诸多挑战。档案管理工作的安全防护是其中一种。由于网络的便捷性和实用性，越来越多的单位部门以及企业利用互联网进行档案信息管理，以提高工作效率，降低管理成本，延长档案时效。可以说，互联网时代，档案信息电子化已经是档案管理工作发展的必然趋势。但是我们也不得不面对这样的一个现实，虽然档案管理工作的效率提高了，成本降低了，使用起来更方便了，但是档案管理工作的安全性却降低了。网络的开放性和共享性，使得黑客攻击，病毒入侵，非法访问等现象时有发生。这严重威胁着档案信息的安全性，给单位部门或者企业造成严重损失。

四、互联网背景下提高档案管理工作安全性的措施

（一）建立行之有效的管理制度。没有规矩，不成方圆。一个事物想要获得长久、良好的发展，唯一有效的办法就是用制度去管理它、规范它。因此，想要加强档案管理工作的安全性，就必须建立一个针对档案管理保密性的制度［1］。在贯彻执行《档案法》《国家保密法》等有关法律、制度的前提下，各单位还应针对自身实际情况制定具体的、更适合互联网时代档案管理的规章准则，这个准则不仅要包括档案的管理标准，资料的保密级别，还应包括人员管理制度。使工作有章可循，有律可依。而且，建立起制度只是第一步，更重要的是要将制度落实到具体工作当中。在档案管理工作中根据制度来具体操作，划分各种具体档案的保密级别，针对档案的重要性及保密级别来进行具体的管理、维护，该保存的保存，该销毁的销毁。这样不仅可以提高工作效率，也能节约资源。关于管理人员的制度也很重要，各单位或者部门应该要建立一个奖惩制度，对于做得好的管理人员要给予适当奖励，这样才可以提高管理人员的工作积极性，更有利于日后的工作。而对于那些做得不好的，没有根据管理制度来严格操作的管理人员也要给予一定的惩罚，这不仅对本人具有警示、促进的作用，对其他管理人员也能起到一个示范的作用。从长远来说，这对于档案管理工作的安全防护来说很有助益。（二）引进培养优质档案管理工作人才。让专业的人去干专业的事情是亘古不变的道理，也是新时代提高工作效率的有效办法之一。由此可见，优秀的档案信息安全人才才是档案信息安全保障的根本［2］。因此，想要提高档案管理工作的安全性应该要大力引进人才。第一是要引入精通现代信息技术的人来进行档案管理信息系统的维护，让他们来提供技术支持，阻止黑客攻击、病毒入侵和非法访问。第二是要引进具有档案管理经验的人才，他们对档案管理工作更熟悉，更专业。做起档案的管理工作的时候效率会更高，管理效果会更好。同时他们也更清楚档案管理工作的重要性，工作责任感会更强，这样也可以避免发生信息泄露或者管理不到位的问题，从而更有利于档案管理工作的进行。第三，对于档案管理人才除了引进之外，还可以定向培养。各单位部门根据自身具体情况，制定一个人才培养的制度和标准，逐渐培养出档案管理工作的优质人员，进一步提高他们的能力素质，以服务于档案管理工作当中。（三）管理者要转变管理理念。时刻根据新的变化从而做出新的调整才能快速跟上时代，获得良好的发展。互联网时代，档案管理工作已经和以前的有所区别，因此，无论是领导者还是工作管理人员都应该转变管理理念，用新的理念，新的态度去对待档案管理工作。首先档案管理工作人员不仅要正确认识信息化对档案管理工作的作用和影响，还要充分利用它，用信息化手段服务工作。其次，也要规避它的缺点，减少信息化给档案管理工作带来的负面影响。落实到工作中，第一就是要树立职业责任感，严格按照规章制度来进行档案管理，避免信息丢失或者被窃取，从而造成损失。第二，终身学习，掌握现代信息技术应用能力与现代信息加工处理能力［3］，与时俱进，用好网络技术这一手段为档案管理工作服务。（四）提供稳定的技术支持。由于网络具有共享性和开放性，这就给档案管理工作增加了难度，有可能会有单位或者企业的档案信息管理系统遭受到黑客的攻击，从而导致信息泄露，带来损失。因此，互联网时代档案管理工作的安全防护问题主要还是技术问题。只要技术过关，那么这些就不再是威胁，档案管理工作的安全防护问题自然就迎刃而解了。所以，单位或者企业要加大资金投入，建立一个安全系数高的档案信息管理系统，优化网络环境，防止黑客入侵，建立必要的防火墙［4］，为档案信息提供安全严密的有效保护。

五、结束语

科技在不断创新，未来各行各业的发展必定都离不开信息数字化。互联网时代也必然会给档案管理工作带来新的机遇和发展空间。作为档案管理工作者，首先，我们要正确认识信息化，要用好互联网来为档案管理工作服务，推动其发展。其次，我们也要认识到互联网有利与弊两个方面，在利用信息化为档案管理工作服务的过程中更要用严谨的态度来对待它，做好互联网时代档案管理工作的安全防护。具体措施有：第一，建立行之有效的管理制度；第二，引进高素质的档案管理工作人才；第三，管理者要转变管理理念；第四，要提供稳定的技术支持。这样才可以有效降低信息化给档案管理工作带来的风险，提高档案管理工作的安全性。

【参考文献】

[1]李星桥.互联网时代档案管理存在的问题及对策[J].智库时代,2019(26):255-256.

[2]吴雅鸣.互联网时代档案管理信息安全保障体系建设研究［J］.兰台内外,2017(6):20-21.

[3]林卫华.信息时代的档案管理及安全性考虑[J].科技资讯,2009(35):256.

[4]李雪莹.探析互联网时代档案管理面临机遇与挑战[J].现代营销(经营版),2018(6):53.

作者:钟源 单位:河南省鹤壁市机关事务管理局