高校科研档案管理现状及对策

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摘要:当前，国家和广东省把深化科技体制改革摆在突出位置，对高等学校科研管理工作和技术创新提出了新的任务和要求，科研档案管理是高校科研工作中不可或缺的一部分，发挥着推动高校科技创新、保护知识产权和实现科研成果效益最大化的作用。但随着科研体制机制改革的逐步深入，广东高校科研档案管理工作存在的问题越来越明显，应从增强高校科研档案意识和产权意识、建立切实可行的科研档案管理模式和推动高校科研档案的数字化管理和服务等方面入手加强高校科研档案管理。

关键词:科研体制机制改革;高校;科研档案管理

2015年9月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《深化科技体制改革实施方案》，方案中提出了高校要深化科研体制机制改革，大力增强原始创新和服务经济社会发展能力。2015年11月，广东省人民政府的《广东省人民政府办公厅关于深化高校科研体制机制改革的实施意见》中指出，创新高校科研组织管理形式、激发高校科研创新活力，创新高校科研评价考核机制等。国家和省对高校科研管理和科技创新提出新的要求，指明了高校科研管理和服务的方向。科研档案管理是科研工作中不可或缺的一部分，是一项基础性、复杂性和服务性的工作，在高校科研工作中发挥了重要的作用。2018年12月，国家档案局、科技部《科学技术研究档案管理规定(征求意见稿)》，是在当前深化科技体制改革，推动创新型国家建设的背景下制定的，是《科学技术研究档案管理暂行规定》颁布实施了30多年来的第1次修订。目前，高校在科研活动中产生的档案资料越来越多，科研档案的资源数据也越来越庞大，但广东高校科研档案的管理工作发展缓慢，存在诸多的问题，制约着高校科研创新能力的进一步提升，已不能适应科研体制机制改革的需要。科研档案管理如何能更好地为高校科研工作服务是科研管理工作者需要思考和亟待解决的问题。

一、高校科研档案管理的重要意义

高校科研档案是指高校在科学研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的材料。科研档案是科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一项重要的信息资源，是国家的宝贵财富，必须确保完整、准确、系统、安全以便开发利用。它主要的作用在于:(一)有利于推动高校科技创新。高校科研工作是一项创造性的活动，科研档案完整地记录了科研活动的全过程以及取得的科研成果。科研活动具有继承性和连续性，越是高水平、高难度的科研工作越是需要科研档案的支撑。丰富的科研记录和信息储备能使当前科研人员更多更好地掌握自身研究领域的前沿动态，极大地激励和促进新灵感、新技术、新概念和新规律的萌发，为高校科研持续创新带来不竭的动力和源泉。由此可见，科学创新离不开系统、完整和准确的科研档案。(二)有利于保护知识产权。高校是自主知识产权相对密集的场所，知识产权作为高校科研竞争力的重要指标，必须加强保护和管理。对高校科研档案加强保护实际上就是对科技创新活动的核心技术、研究成果等知识产权的保护，保证了知识产权人在各阶段的科研成果转化和利用，保障高校自主知识产权管理处于可控状态，防止科研成果的丢失和泄露，维护了科研人员的权益。(三)有利于实现科研成果效益最大化。高校科研档案管理工作并不仅限于科研材料整理、归档和保管，还包括归档后的科研成果推广和再利用。科研档案是科研与效益之间的重要媒介，新技术的研发需要以大量的充分的科研档案和数据作为基础，一旦研发成功，又要依靠科研档案加以推广和实施。因此，要实现科研成果经济效益和社会效益的最大化，系统的、完整的、准确的科研档案发挥着重要作用。

二、高校科研档案管理现状和存在的主要问题

随着科研体制机制改革的逐步深入，科研项目及科研经费的来源渠道多样化，科技活动也呈现出多种情况，科研档案的归档范围扩大，特别是随着广东省深化高校科研体制机制改革，各高校着力搭建产学研合作平台，扩大和深化高校科研开放合作，科研档案的数量大、周期长、载体形式多样化的特点及出现的问题越来越明显，已经不能适应高校科研活动迅速发展的新需求，主要表现如下:(一)科研人员对科研档案认识存在偏差。一方面，相当一部分高校管理人员及科研人员认为科研档案管理只是一项常规性的行政事务，往往忽略了其在整个科研工作中举足轻重的作用，缺乏对科研档案管理深层次的研究，对科研档案工作的重视不够、投入不足。另一方面，不少科研管理部门有“重藏轻用”的观念，对科研档案仍处在统计、分类、归档的层面，其开发利用率低，没有发挥其应有的价值。再一方面，许多科研人员缺乏正确的知识产权观，总觉得科研成果是个人资源，不愿意或不及时参与到科研档案管理活动中，把一些重要的资料原件自行保存，只愿上交复印件到学校，使资料丧失了保存的价值。(二)科研档案管理规章制度不完善。1987年颁发的《科学技术研究档案管理暂行规定》，对科研档案的收集范围、归档要求作了明确的规定，但缺乏强有力的监督制约机制。据从广东省各高校官网了解，省内大多高校并没有制定科研档案管理的相关规章制度，这导致科研档案的管理涉及的多个主体如档案管理部门、科研管理部门、科研人员等存在职责分工不明确，相互推诿，缺乏监管和问责的现状;也没有相应的制约手段规定有关责任人把与之相关的科研活动材料必须上交齐全，所以科研档案归档不及时，不完整的情况常有出现，往往有档案，但盒内只有寥寥几张纸。科研人员存在的重申报、轻归档，重形式、轻内容，重短期、轻长远等问题，亟待完善的规章制度制约。(三)科研档案管理手段落后。目前广东许多高校科研档案主要还是采用纸质材料归档方式，传统的纸质案卷归档周期长、难度大、效率低，以及后续的档案查阅不方便、利用率不高，同时也影响了保密程度。这样的管理手段已不能满足快速发展的科研档案管理要求，也不利于档案资源的再开发利用。科研档案数字化已成为另一种重要的保管形式。虽然当前已有不少科研档案管理部门使用计算机等信息设备来存储部分科研档案，但总体上不少广东高校的科研档案管理的数字化、信息化水平不高，再加上一些客观问题如专项经费有限，没有配备专门的科研档案管理系统，校园网建设上不到位，服务器负荷过重等，已不能适应科研档案管理与科研人员咨询服务的要求。

三、加强高校科研档案管理的对策

(一)增强高校科研档案意识和产权意识。首先，高校分管科研工作的领导和科研部门负责人要对科研档案的收集、建档、归档等工作予以高度的重视，充分意识到科研档案管理工作在科技创新、决策咨询、学科建设等方面的基础性和支撑作用，支持学校科研档案管理工作，包括必要的软硬件设施、人员配备和培训、专项经费、制度建设等方面，力推本校科研档案管理工作的规范化和现代化。其次，高校科研档案管理服务人员要正确认识科研档案工作的重要地位和作用，强化科研档案意识，积极地由被动咨询转化为主动服务，注重管理实效，尤其是科研档案的再开发利用，多参加业务培训以及自觉地与进俱进地提高自身业务水平和知识结构，了解整个档案管理工作的各个环节以及各环节之间的有机联系。再次，科研人员要正确认识科研成果的知识产权归属问题。高校科研人员在本职工作中利用学校的条件和资源所完成的发明创造或者其他科研活动的研究成果、核心技术等不属于科研人员的私人财产，其知识产权归学校所有，科研人员应当根据相关要求向学校科研档案管理部门提交原始资料归档。(二)建立切实可行的科研档案管理模式。新修订的《科学技术研究档案管理暂行规定》已面向社会公开征求意见，对于高校科研档案管理工作来说，这即是一个要求，也是一个契机，各高校要根据新颁布的科研档案管理规定结合实际建章立制，理顺科研档案归档程序和要求。首先，根据《普通高等学校档案管理办法》，制度中要体现“三纳入”、“四同步”的管理要求。“三纳入”即科研档案工作要纳入科研管理制度，纳入科研工作计划，纳入科研人员岗位职责范围。“四同步”即科研项目档案与科研项目的同步布置、同步检查、同步总结和同步验收。其次，通过建立制度实现科研档案全方位的有效管理，包括综合性的科研文件档案，如上级和学校的科研规划、科研成果、科研经费管理文件、重要会议记录、科研统计报表、科技年报、各类科研汇编材料等;科研项目档案，如各级各类纵向、横向项目等;专利、成果奖励申报材料和证书;声像、实物档案。再次，通过建立制度实现科研档案的全过程系统管理，主要针对科研项目，在项目负责人提交申报、经费预算、立项、中期检查、变更、结项、成果等材料时科研管理部门应让项目负责人备多一份，以便学校存档;校级项目和横向项目应在签订合同时就加入关于档案归档的条款;在经费下拨、项目中期检查等阶段控制档案的收集归档。总而言之，高校应结合自身实际情况多方位、全过程细化科研档案归档的要求，从制度上确保科研档案归档的及时、完整和准确。(三)推动高校科研档案的数字化管理和服务。纸质档案易受到外部环境的影响，如尘染虫蛀、潮湿霉变等，还需要大面积的库房存放和人力物力日常维护，而且传统手工操作的科研档案管理手段也存在局限性，不仅效率低还容易出错。虽然目前不能实现科研档案管理的无纸化，一些资料、证书原件还是要按规定期限存档，但数字化的科研档案管理手段已是大势所趋，数字化档案支持的信息资源庞大，能极大优化科研档案管理的进程，不仅减少了管理成本，还提高了档案的利用率和实现资源共享，为高校科研人员早出成果、快出成绩提供了有力保障。所以高校应加强和完善科研档案管理和服务工作信息化的意识和程度，推行传统档案保存和数字化保存并举的管理方式，结合实际，科学论证，加快学校科研档案信息化的软硬件配置，建立相关数据库管理系统，将档案资料扫描入库，完成数字化存储。一方面，要逐步地推进科研档案目录数字化、有条件的实现全文数字化;另一方面，要分级设置权限，不同主体和人员在科研档案管理系统中的角色和权限不同;再一方面，构建起科研档案管理部门项目负责人所在二级单位、项目负责人以及科研人员各主体之间协同联动的科研档案信息共享机制，实现科研档案宝贵价值的最大化。在推进科研档案数字化的进程中，还要注意两个问题，一是要确立科研档案管理数字化建设的标准，规范工作程序和细化入库要求;二是建立科研档案数字化建设的安全防范保障体系，采取可靠的防范技术和措施，确保科研档案信息和网络安全。

参考文献:

［1］《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)．

［2］关曼苓．高校科研档案归档问题研究［J］．哈尔滨职业技术学院学报，2011(02)．

［3］张俊桂．深化高校科研体制机制改革创新的思考［J］．黑龙江高教研究，2015(10)．

［4］陈小娟．国家科研机构管理体制改革背景下科研档案的管理策略［J］．黑龙江档案，2012(2)．

［5］朱锟．在新形势下加强高校科研档案的科学化管理［J］．黑龙江高教研究，2015(10)．

作者:陈关怡 单位:广东海洋大学