地方高校科研档案管理问题与对策

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摘要:地方高校科研工作具有鲜明的区域特征，所形成的科研档案资源也具有相应的地方特色。为更好地开发地方高校的科研档案资源，针对地方高校科研档案管理中存在的问题，提出相应的解决对策与方法，以达到规范科研档案管理、提升档案资源开发应用的目的。

关键词:科研档案;地方高校，管理;对策

高校科研档案是高校科研人员在科学研究、成果转化、社会服务等方面开展科学技术研究活动中，逐渐形成的具有保存价值和意义的文字、图形、声音等各种文件材料。高校科研档案是科技活动的真实记录和科研发展情况的历史记载，是高校科研人员通过科学实验和调查而形成的各种技术性资料和研究成果，具有很强的科研和信息资源价值［1］。地方高校作为我国高等教育的重要组成部分，在满足人们接受高等教育和高等教育大众化进程中发挥着重要作用。地方高校因其处于特定区域，往往会把当地的经济文化、民生等需求作为自己的研究对象，具有较强的针对性，学科的专业特色明显，研究方向鲜明。同时，也要面向地方性高校，并与地方经济社会发展相结合，形成具有地方性高校特色的发展之路;地方性高校只有走特色之路，才能避免被其他高校同化、与地方经济文化建设相脱节以及失去个性和特色。地方高校作为区域科技文化创新的重要聚集地，有力地促进了高等教育更加贴近地方经济社会发展的需求，形成具有特定价值和地方鲜明特色的科技信息资源。因此，加强地方高校科研档案管理和科研信息资源建设具有重要的现实意义和较高的实用价值［2］。

一、地方高校科研档案管理中存在的问题

一些地方高校因高层次人才缺乏、思想观念落后、创新能力不强等原因，对科研档案资源价值认识不足，直接导致科研档案有效开发利用相对滞后。一是科研档案管理制度不够细化，还未建立科研档案的标准和制度，特别是学校下设的二级学院，还没有统一的标准和要求，在档案归档、档案缺失、卷宗混乱等方面存在不规范现象。科研项目立项、验收、成果鉴定与科研资料归档并没有实现完全同步，科研档案工作比较滞后。二是科研档案的信息化程度不高，相当多的科研信息档案还处于手工输写模式，目前市场上还未有与之相结合的科研档案软件，而且只在职称评审、项目审计等方面使用科研档案，使用率非常低。三是科研档案管理人员的专业技能和业务水平有待提高。很多科研档案管理人员没有经过专业培训，归档操作不够规范，科研档案信息开发和资源数字化建设能力有待加强，必须建立一支稳定的高水平科研档案管理队伍。

二、提升地方高校科研档案管理的对策

1.建立规范有序的档案归档管理制度。要实现科研档案的科学管理，必须建立一整套科学有序的档案管理制度。地方性高等院校要将科研档案集中划入到学校档案管理的制度范围内，出台相关的科研管理文件和规章制度，确保档案管理与科研活动相吻合。强化科研档案管理的主体责任，明确科研活动的负责人为档案管理的第一责任人，使项目负责人能够参与科研活动的全过程，对科研档案的形成和归档进行全方位的管理，在科研项目负责人和档案管理人员之间进行协调，减少科研档案的流失，减少档案管理人员督促归档的工作量，集中精力做好科研档案的归档管理工作。明确职能部门、二级学院以及在职教师在科研活动中的责任和义务，高校的科研处、计财处、人事处以及科研活动人员需要互相配合，确保科研档案管理工作能够顺利开展。建立健全科研档案保管和使用管理制度，明确科研档案的政策法规及科研档案的分类标准，对各种保密等级的档案使用流程做出详细标识，避免科研档案的流失和失密泄密等事件发生，使地方高校科研档案管理工作走上科学化、规范化的道路［3］。2.加强地方高校科研档案数据资源建设。地方高校因大多数处在非中心城市，人才资源不足，科研创新能力有限，一些高校对科研档案资源建设还不够重视，因此，加强对地方高校科研档案资源建设十分必要。在科研档案收集方面，一定要保证科研档案资源收集的全面和准确，归档部门和工作人员应在提供完整的纸质文档的同时提供完整的电子文档，这就对归档工作提出了更高要求。在科研档案归档方面，要按相应标准执行，更加详细、科学、规范地进行分类，保证科研档案的系统性，方便使用者快速检索和利用，使科研档案信息资源能够随时被使用者独立获取并利用，发挥科研档案的最大利用价值。随着高校智能化、信息化的校园建设，科研档案数字化建设是信息化校园建设的有机组成部分，要加强地方高校科研档案信息化资源建设，充分利用大数据技术手段对各种科研档案信息进行合理分类，开展精准化管理，制定高校科研档案管理的信息化操作程序，如科研项目软件、中期检查、结题管理、验收鉴定等数字化操作规程;学术活动中的音视频数字化操作规程［4］。同时，还要强化数字档案的安全意识，提升地方高校科研档案信息资源的安全技术水平。3.加强地方高校科技档案管理队伍建设。要做好地方高校科研档案管理工作必须要有一支熟悉业务、责任心强、素质高的科研档案管理队伍。一是要了解熟悉高校科研活动的基本流程，包括申报立项、中期管理、结题管理、成果申报以及转化应用等各个环节，熟悉其档案管理流程。同时，还必须要有责任意识、大局意识，勇于和善于做深入细致的科研档案归档工作。二是档案管理人员要熟悉计算机办公软件，熟悉OFFICE、EXCEL等常规性办公软件，也要熟悉PHOTOSHOP等图形操作软件，特别是运用现代信息技术在科研档案保管等方面的应用，提高高校科研档案管理应用的现代化水平，提高科研档案的检索、查询的自动化水平，使科研档案资源共建共享。三是了解地方高校科研创新的前沿领域，对地方高校和科研特色、学科方向有所了解，科研工作的复杂性要求从事高校科研管理的档案人员具有不同的学科背景，及时更新学科知识领域，才能适应变化快的科研档案管理工作。

三、结束语

地方高校的科研档案是学校获取相关科研信息的唯一资源，是高校科技活动最为真实的记载，它不仅记载了科研成果，也记载着与之相对应的科研活动过程，特别是为地方高校开展区域性研究提供了独有的科研信息资源，是借鉴相关经验、分享特定成果的重要文献［5］。为充分发挥地方高校科研档案在地方经济文化服务中的作用，首先要重视科研档案管理工作，建立起规范有序的科研档案管理制度，把好科研档案的质量关，确保档案资源的完整性和真实性。同时，加强科研档案的数字化、信息化资源建设，利用大数据技术对地方高校科研档案开展信息挖掘，通过数据信息技术的使用，使地方高校的科研档案资源能够为社会提供更好的信息服务，从而提高地方高校的学科建设水平。

参考文献:

［1］毕保良，郝一沁，吕霞．浅议高校科研档案管理的问题及对策［J］．农业科技管理，2010，29(6):61—63．

［2］米军．高校科技档案管理存在的问题与对策［J］．兰台世界，2017(10):47—48．

［3］高桐．浅议高校如何更好地利用科技档案［J］．办公室业务，2018(2):152．

［4］马国胜，李高峰，王文慧．高校科研档案数字化策略与措施研究［J］．兰台世界，2018(2):58—60．

［5］刘岩．优化科技档案管理，助推高校科技创新［J］．中国高校科技，2017(Z1):31—33．

作者:易红君 单位:安康学院