档案管理工作规范化标准化研究

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摘要：机关单位是国家单位中最为重要的组成部分，档案管理工作是否规范化和标准化对于其内部管理非常重要，是事业单位实现规范化管理的必由之路。近些年来，信息技术的发展和进步已经成为社会经济发展的重要力量，机关事业单位对于档案管理工作的规范化程度也逐渐提升。本次就对档案管理的重要性进行分析，探索提升档案管理规范化的有效策略，从而促进机关事业单位更好发展。

关键词：机关事业单位；档案管理；规范化；标准化

当前我国机关事业单位很多，其维持着社会的正常运转，在促进社会进步发展中至关重要。随着社会的进步和发展，机关事业单位的档案管理问题比较严重，例如观念落后、管理方式滞后等，这对事业单位的日常工作产生了较大的影响。由于档案的数量增加，但管理的效率逐渐下降，从而对事业单位造成了较大的影响。因此，需要重点推进档案事业管理的规范化，通过科学有效的方式来对机关事业单位的档案管理工作进行改进和优化。

一、档案管理规范化的重要性分析

档案管理在机关事业单位当中重要性不言而喻，当前，档案管理的规范化程度会对事业单位的管理能力产生较大的影响，档案管理水平高低也能够显现出领导管理能力的高低，对整个单位的运行和发展都会产生影响，基于此，加强机关事业单位管理的规范化程度对于提升员工档案管理意识意义重大。在当前市场发展形势不断变化下，有效的档案管理方式能够在一定程度上推动社会经济的发展，为机关事业单位注入竞争力。档案管理包括事业单位整体的发展脉络，涉及单位的成果，其中员工自身的履历资料对于单位的发展比较重要，能够为其提供参考的依据。

二、当前机关事业单位档案管理存在的问题分析

（一）管理滞后。当前很多事业单位对于档案管理的重视程度不足，并且在管理的方式上十分落后，将纸质档案进项分类后放入指定的场所。在需要用到相关文件时再进行查阅，效率比较低。这种管理方式是以往档案管理当中采取的主要方式。随着社会的发展和进步，工作的内容逐渐精细化，档案的数量也明显提升，传统的档案管理方式效率低下，这会对整个单位的工作效率都产生较大的影响。因此事业单位档案管理的方式要坚持与时俱进，不能够停滞不前，因此需要实现信息化和网络化管理，以此来提升档案化管理的实际效率。（二）对档案管理的认知水平不足。当前机关事业单位会将一些实际的工作作为核心任务，对档案管理的认知不足，因此在实际的工作当中比较松懈，很多事业单位的领导不注重档案的管理工作，认为这种工作对于单位的发展毫无帮助。基于此，在安排人员时以一线工作为主，会将一些年龄较大或者水平不足的员工来进行档案管理工作，这些员工的工作热情较低，工作能力也不足，难以在实际的管理工作当中投入自身全部精力。与此同时，上级部门在进行考核的过程当中不会考核档案管理工作，这就导致对档案管理工作的积极性下降。另外，工作人员在填写档案的过程当中存在字迹潦草、内容简单的情况，降低了档案存在的价值，不能够对实际的工作带来帮助。（三）档案管理的科学水平比较低。信息技术的不断发展和进步使其在各个行业得到了广泛的应用，因此机关事业单位也应该利用信息技术来实现档案管理的科学水平。机关单位需要利用信息技术的自身特点建立文档和办公信息一体化的电子档案。通过电脑来对档案进行修改、保存以及运输。这对于档案的管理技术和模式也是一次挑战，虽然电子档案自身优势十分显著，但是由于容易受到入侵和破坏，这会造成档案的丢失，造成重大损失，因此电子档案的安全和稳定也是档案管理工作需要解决的问题。

三、推进机关事业单位档案管理工作规范化、标准化的有效策略

（一）升级档案管理方式。当前机关事业单位工作比较繁忙，因此会在工作当中运用到大量的数据，例如检查企业是否更新了全新的生产方式等问题，这就需要调取数据来进行分析和研究。如果利用信息化的档案管理方式就能够对原有的数据进行调取，提升管理的效果。另外，档案材料的种类比较多样，在管理档案的过程当中，事业单位的工作人员要做好档案的维护工作，例如通过查杀病毒、数字化扫描等方式来保护档案的安全性不被恶意侵犯，对于十分重要的档案资料要进行备份。因此需要在管理档案的过程中实施信息化，以此来提升管理效率。（二）提升档案管理的意识。档案管理的工作不会创造出直接利益，但是能够提升机关事业单位的工作效率，以此来实现自身价值。档案对于机关事业单位的工作来说能够起到较好的辅助作用，调取档案的效率高就能够系统性的排点工作。另外，可以利用信息化的方式来存储一些不便于纸质档案存储的数据和稳健，再进行调取时也十分便利，提升效率。基于此，机关事业单位要注重落实档案管理的信息化，宣传信息化的优势，改变事业单位相关人员的传统观念。（三）理顺管理体制。机关事业单位的领导和员工要改变对档案管理的旧有观念，提升对档案管理的重视度。在挑选人员时，要选择能力出众、责任感较强的员工来进行管理。虽然档案管理工作具有基础性，但是对于细节十分注重，因此要求工作要严谨，不能够发生任何差错。与此同时，要根据单位的具体情况制定出管理制度，并在实际中不断进行完善，将管理档案的责任进行落实，这样才能够避免发生互相推卸工作和责任的情况，提升档案管理的有效性。另外，需要通过不同的培训方式来提升档案管理人员的专业知识和操作技能，上级部门在考核的过程中要加强对档案管理工作的考核，提升部门工作的责任心。（四）普查案卷。在档案当中也会存在很多价值比较小，或者对机关事业单位工作没有帮助的档案，这些档案在制作的过程当中十分粗糙，会加大工作量，对资源也会造成一定的浪费。因此，要定期对档案进行清理，保留价值较高的档案，这是加强档案管理最为重要的工作。档案部门要根据自身情况对档案合理有效地进行分类，定期进行清理，将价值无用的档案资料清理掉，这样才能够提升档案管理的效率，实现信息化管理的效果。（五）根据标准和规范进行重组。对于内容比较复杂和信息量比较大的档案，要对其进行重新组，将相互之间存在联系的文件进行组合，这是进行重组的原则。如果档案没有页码和目录，要重新制作并编写页码，保证经过重组过后的档案符合标准，更加规范化。通过重组的方式，能够对管理资源进行进一步优化，解放档案室的场地，提升管理的质量和效率。（六）提升著录的规范化程度。要想实现档案管理的信息化，著录工作是其前提和基础工作，其能够提升计算机管理的可靠性和有效性。基于此，有关部门需要根据相关文献和条例的实际规定，严格控制自身的著录行为。每个档案管理部门的实际条件参差不齐，因此在进行计算机管理时会有不同的技术要求，因此要从自身的实践出发来结合计算机的管理方法，制定出科学有效的著录细则。（七）对分类号进行统一。在检索计算机的过程当中，需要根据档案的分类号来进行。因此，制作分类号的优良对于计算机检索的效率和结果都会产生较大的影响。为了提升检索的有效率，档案管理人员需要在分类的过程当中严格遵守相关规定，另外，还需要根据自身的实际情况来划分，提升档案自身的利用价值。另外，在进行分类的过程当中，要提升分类的审查力度，对不合理的分类及时地进行纠正，并且要组织工作人员进行培训，做到统一标准，实现统一认知。尽量将前后标引一致，从而实现规范化管理的目标和效果。

四、结束语

综上所述，科学技术的进步和发展，档案管理逐渐开始以电子文件作为载体，从而实现其信息化。这种档案管理的方式记录的内容更加丰富，自身的标准化和规范化程度更高，能够解决传统档案管理当中应用文字等方式存储档案的弊端，是档案管理方式的进一步升级。提升档案管理的标准化和规范化是未来的趋势，因此机关事业单位要提升对于档案管理的重视程度，制定出科学有效的管理模式，提升档案管理的质量和水平，从而适应当前社会的发展需求。

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作者:闫婷 单位:青岛大学科技处