科研机构档案管理体系构建

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摘要：科研机构档案的档案资源存在重积累、轻利用，归档内容单一、深加工程度不够、创新不足等问题。针对这些问题，通过建立以知识管理为导向的档案管理体系，构建企业知识库，建立专家知识库，进行档案信息资源的深度加工处理，建立功能完善的档案管理系统，能够实现档案资源的全面深入管理，为充分发挥科研档案价值，促进研究机构科研创新的可持续发展提供支持。

关键词：科研机构；档案管理；知识管理；档案管理体系

信息技术与知识经济的快速发展，使得知识管理成为目前知识获取和管理的重要手段。知识管理是指在一定范围内构建的一套全面的知识体系，除显性知识的管理外，重视隐性知识的获取和管理，同时以创新性为目的，通过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新等各种不同过程，实现知识的不断创新和不断积累。用知识管理的理念和方法进行科研机构档案管理体系的构建，能够助力科研机构的成果创新，提高核心竞争力，同时充分发挥科研档案的价值，推动档案工作不断向前发展，向新的更高的台阶迈进。

一、科研机构档案利用面临的问题

目前多数研究机构虽然都编制了相关制度与规程，提出了档案建档、保管的具体要求,也通过多年的积累，形成了大量的档案资料。但是归档之后档案资源作用发挥却明显不足，尤其是科研档案，主要表现为档案利用频次低，目的简单。从知识管理的角度来说，科研档案属于显性知识，其中包含了前人积累的成果和经验，充分利用档案资源，有效挖掘潜在价值，能为未来科研工作提供宝贵的参考建议，增强科研工作的传承性和延续性。但是目前多数时候档案利用方式单一，作用仅仅表现为为成果项目报奖等提供凭证，而作为成果持续研发的参考资料，或者科研管理改进参考等目的利用很少，造成了一定程度上的科研档案科学价值的浪费。

二、档案资源利用率低的原因分析

1.科研档案归档内容较单一，缺少科研管理类资料目前，大多数科研机构科研档案归档范围基本包括了从申报到中期检查到最后结题的结果性文件资料，如开题报告、申报书、任务书、中期检查表、结题材料等内容，课题研究性成果材料保存较全。但对课题研究各过程进行管理性行为的文件资料保管较少，如课题来源、课题申报领域、课题研究经费、课题研究投入人员及设备、课题研究完成后产生的社会经济效益等内容，由于各种原因，很少作为档案资料向档案室移交。造成科研档案内容较单一，不够全面，不利于科研管理类数据的长期、系统及安全管理，也对后期进行系统数据分析和综合利用造成不便。2.科研档案资料的深加工程度不够现阶段大多数科研机构档案管理都进入了信息化管理阶段，实现了档案目录条目和档案原文的计算机信息系统管理。但是在实际管理中，每个研究阶段的资料都是以一个整体文件而存在，没有对其中的内容根据实际需要进行细化拆分、提取和分类，缺少对档案资料的深度加工整理。所以在后期利用时只能根据项目名称或项目代码进行档案查询和利用，无法根据研究项目的其他属性进行查询和分类，不利于对科研项目的多维度统计和分析，也不利于今后开展大数据统计分析和满足企业知识管理的需要。3.科研机构档案管理人员创新不足科研机构重视科研创新,但对于承载研究成果的科研档案及其他档案的保管利用重视程度较弱。认为档案工作技术含量低，简单、重复性劳动多，无需配备专业技术人才，造成了科研机构虽然科研人员文化水平层次较高，但是档案工作者大都存在年龄偏大、缺乏创新意识、缺乏新的专业知识、缺乏现代信息网络化知识的现状。随着档案管理信息化的发展，以及知识管理理念在档案管理业务中的渗透，对档案管理人员的业务素质要求也越来越高，目前档案管理人员的素质现状，已远远不能适应信息时代和知识经济对档案人员的要求。

三、以知识管理为导向的科研机构档案管理体系建设思考

针对科研机构档案管理存在问题，以知识管理的理念和方法进行档案管理体系的构建，主要应做好以下3方面工作。1.做好顶层设计。制定适合科研机构自身的知识管理战略的档案规划，建立覆盖全单位、全体员工的档案管理体系，培养和打造知识积累与共享的文化氛围。主要内容包括打造开放、创新、共享的文件资料积累的氛围，提出激励员工进行知识、经验的记录与积累，并提高归档意识的系列措施，制定全面文件资料收集、共享和转换的有效机制等。并建立有效的考评机制，督促各项工作的有效开展。2.确立高效的档案机构和人员。科研机构应设置专门的档案管理部门和人员负责档案管理工作。档案管理过程包括了技术因素和管理因素，为确保档案管理的有效实施和正常运作,档案管理人员应具有相应技能，并被赋予相应的管理权力和责任来具体推动档案管理的实施与落地。考虑到科研机构专业深度大，专业领域多的特点，可以合理设置兼职档案工作人员，将技术骨干培养成档案兼职人员，将专职人员培养业务骨干，实现双向交叉，扩大档案人员队伍，提高档案队伍素质。3.紧密结合科研创新工作。档案管理过程必须与单位的科研创新工作紧密结合，以实现档案管理作用的发挥，促进单位知识结构的优化与调整。档案资源的科学管理应该围绕便于研究利用和科研创新来进行，档案工作者也应时刻关注单位的科研工作，通过多途径收集科研管理和项目研究的利用需求，根据不同的需求实时更新档案资源的管理方式，包括档案的著录方式、档案属性字段的设置、如何向有需求者推送有价值的档案等，为档案利用提供更加便利的支持。同时，在每次利用结束时，注意收集利用者的利用建议和需求，为档案利用工作的进一步改进提供支撑，通过长期的积累，必然实现档案管理方式持续改进和提高，促进员工主动提高归档意识，实现档案归档和档案利用工作相互促进的良性循环。四、以知识管理为导向的科研机构档案管理体系构建主要应该开展以下几方面工作。1.构建企业知识库，完善补充档案资源库。通过对企业原有知识数据以及外部信息资源、数据库等进行统一管理，对复杂多样的知识内容（方案、策划、制度等）和格式（图片、word、excel、ppt、pdf等）分门别类管理。自有数据库建设是指对企业自有知识资源进行梳理、加工，形成机构自有知识库。如机构在科研服务等过程中形成的文章、报告、期刊等形式的科研成果，以及科研管理过程中形成的统计资料、分析报告等资源。专业知识库建设是指根据业务发展方向，建立服务于企业业务的专业知识库。包括一些专业的文献数据库，如中国知网数据库、专利数据库、ScienceDirect全文数据库、Scopus数据库、SciFinder（化学品文摘CA网络版）数据库、百度文库资源、超星数字图书馆、昵图网资源等，以及在长期的研究及技术服务过程中积累的各类专业数据资源。整合自有数据库资源、专业知识库资源，形成系统完整的文献资源池。2.建立专家库和知识库，注重隐性知识的挖掘，积累专家的知识经验。专家作为科研创新的重要载体，集中了研究机构科研创新过程中的经验和智慧，有效的发掘和利用专家的经验和智慧，是进行知识传递和转换的关键步骤。注重员工的工作经验和个人知识的积累。将一些知识库中缺少的经验性知识，从员工头脑中挖掘出来。充分调动每个部门、每名员工的积极性，贡献自己所掌握的企业知识。通过建立专家问答系统和员工讨论专区，记录大家头脑中的经验和想法，加强知识和经验的传承的积累，然后进行系统的整理和优化，对于隐性知识的挖掘和对知识进行系统的管理大有裨益。3.进行档案资料的深度处理与应用。根据项目档案内容，提取项目的不同属性，在对项目进行档案著录时，用多样化的标签进行标注。并通过专业信息处理平台实现对海量档案数据的分析，通过自动分类，自动聚类、关键词自动标引、自动文摘、信息过滤、关联规则挖掘等多种实用功能实现对档案数据的深度处理。建立高效、准确的全文检索引擎，实现档案数据的一站式搜索。快速地实现智能信息挖掘，有效地进行档案资料管理。4.加强功能完善的数字档案馆建设。档案管理必须有强大的信息系统作为基础支持。档案管理系统，能够支持不同类型的数据，实现安全及权限管控，实现跨库检索和一站式检索，提供用户交互工具等功能。可以承接来自项目管理系统中项目全周期管理的各类电子数据，对团队协作中产生的信息和知识，各类记录和总结，以及文件资料的各个版本进行有效管理。同时开展包括知识采集、处理、存储、共享、服务及知识评价在内的技术支持系统建设。

总之，构建以知识管理为导向的科研机构档案管理体系，是顺应知识经济时代的特点,应对信息技术、知识倍增给档案工作所带来的巨大压力和机遇的必然要求。研究机构如果改变以往的档案管理模式，在新的管理模式中融入知识管理理念，就能够促进科研创新的可持续发展，发挥档案管理工作的最大价值，促进档案工作的不断进步。

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作者:胡秀丽 单位:中国石化青岛安全工程研究院