社保业务档案管理规范化研究

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摘要：档案工作要以民生需求为导向、满足民生需求，应该创造性地开展民生档案管理工作。民生所想，就是档案工作之所向；民生所需，就是档案工作之所趋。社会保险业务档案是民生档案的重要组成部分，本文通过对自收自支高职院校社保业务档案管理的发展背景、现状，分析其存在的问题，提出几点规范化管理的建议，希望可以对自收自支高职院校的社保业务档案管理工作有所帮助。

关键词：自收自支；高职院校；社保业务；档案管理；规范化

一、研究背景

自2008年1月1日起，《中华人民共和国劳动合同法》开始施行。在其总则的第二条中特别提出“国家机关、事业单位、社会团体和与其建立劳动关系的劳动者，订立、履行、变更、解除或者终止劳动合同，依照本法执行。”附则第九十六条指出“事业单位与实行聘用制的工作人员订立、履行、变更、解除或者终止劳动合同，法律、行政法规或者国务院另有规定的，依照其规定；未做规定的，依照本法有关规定执行。”将事业单位的聘用人员也纳入本法中。2011年7月1日开始《中华人民共和国社会保险法》实施。由此事业单位依法为劳动者缴纳社会保险费成了法定义务。2015年初国务院根据《中华人民共和国社会保险法》做出《关于机关事业单位工作人员养老保险制度改革的决定》。自此，事业单位的社会保险制度逐步完善，由此引发出的问题便是事业单位的社保档案该如何管理。本文只针对自收自支高职院校这一类事业单位的社保档案管理进行剖析研究。

二、自收自支高职院校社保业务档案管理的现状

首先，我们要了解什么是自收自支事业单位？众所周知，事业单位属于铁饭碗拥有财政补助，但是自收自支事业单位并非如此，简单地说就是没有财政支持，经费自理（俗称的自负盈亏）事业单位。自收自支高职院校的主要经费源于学生缴纳的学费。学校又是非营利性组织，因此在发展上受到经费限制，投入到档案建设方面的经费极少。其次，自收自支的高职院校社保业务档案管理起步早，但发展慢。早在21世纪初自收自支高职院校自身无法承担退休教职工庞大的养老费用和医疗费用，先后参加了社会保险，因此可以说自收自支高职院校缴纳社会保险的历史普遍早于由财政补助的其他事业单位。因为其他事业单位一般都是自2014年全国养老保险改革后才开始全面缴纳社会保险。也正是因为经费紧张，自收自支事业单位的社保业务档案的发展远不及有财政专项补助的事业单位发展的快。最后，自收自支事业单位劳动关系复杂。由于事业单位编制控制严格，为了保障正常的教育教学活动，许多新聘人员并没有所谓的编制，而是和学校签订的劳动合同，也就是我们常说的人事或是合同制员工。另一部分员工则采取的是派遣制，即学校和派遣公司签订派遣合同，劳动者在和派遣公司签订劳动合同。还有部分岗位则是选择劳务外包的形式，和外包机构签订服务合同，由外包公司提供劳务工作者。因此不同类型的劳动者的社保档案管理也不尽相同，因此在实际操作也出现了种种问题。

三、存在的问题

（一）社保档案分散，管理难度大。社会保险分为养老保险（包含职业年金）、医疗保险（包含大额救助）、生育保险、失业保险、工伤保险五个险种。但是由于事业单位发展的历史，目前这五个险种，往往是由多个部门进行管理。例如：医疗保险和生育保险很多学校还是由过去的医务室或是校内保健站进行管理，这两个险种主要产生的档案包括职工医疗费用垫付的报销档案、育龄女职工怀孕的妊娠登记以及产后生育津贴申报的档案材料。而养老保险、失业保险和工伤保险一般由财务部门负责。但是随着事业单位养老保险改革，个人也需要缴纳养老保险，不再是财政全额支付，因此部分管理职能划归到了人事部门。因此，社保档案涉及的部门多，档案材料分散，整理标准不一致，移交到档案室的材料出现归档时间不统一，内容不完整或是将不得归档的材料擅自归档等问题。（二）重视程度不够，经费投入不足。近些年国家政策不断完善，上级部门频繁组织会议强调档案管理的重要性。但是，自收自支高职院校由于没有财政支持，学校要发展，就需要将有限的资金，尽可能发挥其最大的用途，因此在档案管理方面的投入很少。学校领导班子往往在资金投入上会优先考虑学科建设、学生实训设施的提升，毕竟专业强了，可以增加生源的质量和数量，有了生源，学校才可以继续发展下去。因此，只谈重视程度，没有经费保障，一切都是空谈。（三）人员结构不合理。目前自收自支的高职院校受编制影响，教职工严重不足。专职的档案管理人员少，大部分都是兼职人员。由于本职工作繁重，很难履行档案管理员的工作职责。同时这些档案管理员的专业五花八门，几乎没有与档案专业相关的，甚至很多人都未经培训就直接上岗，缺乏档案管理的基础知识，为日后档案管理工作埋下隐患。（四）利用和编研滞后。由于上述原因，导致社保业务档案在绝大多数自收自支的高职院校仅仅停留在收集、整理以及保护阶段。甚至有些学校连收集整理都还难以完全实现，更不用说利用和编研了。其他的档案相比社保业务档案，编研的基础相对要好些，因此往往能产生像《规章制度汇编》《个人全宗》等编研成果。在利用方面，学校常用的编研材料基本上也是大事记、组织沿革、名人简介、科研成果简介等，利用社保业务档案的机会相对也比较少。

四、规范化管理的几点建议

（一）明确管理部门，规范社保档案管理。个人建议将社保业务划归人事部门统一管理。原因在于，社会保险属于社保保障的一部分，应纳入薪酬福利管理的范畴。同时我们应该按照社会保险业务的经办规律和特点，采用“年度—险种—业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。档案管理部门在接收档案材料时要进行检查、分类、整理、编号入库保管，并及时编写索引目录。（二）提高对社保业务档案的认识，拓展经费来源。社会保险业务档案指的是社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。这些记录是参保人员享受社会保险各项待遇的重要依据，这其中就包含在职期间发生工伤，则可享受工伤待遇，育龄女职工可以享受孕前检查、生育津贴等待遇，退休后可以享受养老金待遇，直至死亡还可以由家属申领丧葬费等。另一方面，通过对社会保险业务档案的收集整理，提供可靠的统计数据，为领导的决策提供必要的依据。除了提高思想上的认识，还要加大经费的投入，因此自收自支的高职院校应该在现有的情况下拓展经费来源，例如：争取上级财政的支持，亦或是利用专业优势与企业合作，将教学成果转化为生产力，从而增加经费收入。（三）招聘专业人员，优化岗位配置。事业编制工作人员的人员类别分为事业管理人员、专业技术人员以及事业工勤人员。档案管理人员不属于事业管理人员，而是属于专业技术人员。因此在岗位定位上应该按照专业技术人员对待，突出专业，按照专业技术初级、中级、高级设置岗位职数，不建议由事业管理人员兼任。同时从招聘开始，就应该按照专业技术人员的聘用要求，明确档案管理及其相关专业，这样至少可以保证新聘人员的基本档案管理知识体系是完整的。最后，由于档案管理专业每个学校每年新聘人员少，单独进行专业培训不现实，因此就需要上级职能部门定期组织全系统的档案管理人员进行培训，以便了解最新政策和法规。（四）合理利用社保业务档案，完成社保业务档案的编研。要想实现社保业务的利用和编研，需要专业的人员对档案材料进行认真研究和考证，从中提取某些信息进行加工，最终编排成参考资料。这里的专业人员，不仅仅指校内的档案管理员，还应该包括其他高校的专业人员以及社会力量。当然这一切都要与风险控制相结合不能以泄露用人单位或者是个人信息为代价。同时因为社保业务档案的管理期限都很长，除少数业务档案的保管期限是10年和30年，大多数档案的保管期限都在50年、100年甚至永久。因此社保业务档案的编研成果可以很好的保护原件，让编研成果成为副本。另外，社保业务档案的编研成果可以很好的反映一段时期内职工的薪酬水平，反映社会生产力的发展情况，因此可以为学校人才战略发展提供参考依据。

总之，社会保险在新形势下以坚持保基本、全覆盖、多层次、可持续发展为方针，以增强公平性、适应流动性、保证可持续性为重点，逐步实现资金来源渠道多、保障方式多层次、管理服务社会化的保障体系。在此形势下，自收自支高职院校社保业务档案规范化的管理显得至关重要。

【参考文献】

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[2]王芝兰.高校档案规范化管理[M].长沙:湖南师范大学出版社,2012.

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[4]王兆稳,张颖.加强社会保险档案管理浅议[J].档案,2011(1):59-60.

作者:冯静程 单位:天津生物工程职业技术学院