物业公司房产档案管理现状及建议

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目前，物业公司涉及的房产档案主要包括从房屋建造到消亡整个过程中形成的台账与图、卡与照片、文件及一切能证实房屋历史变化过程的资料，是房屋真实的全部历史记录。做好房产档案管理，对深化物业公司各项工作具有十分重要的作用，所以各物业公司一定要重视房产档案管理，提高对房产档案管理重要性的认识，采取有效措施，切实提高房产档案管理水平，以更好地为各项工作发展服务。

1物业公司房产档案的特点

1.1专业性。房产档案属于专业档案，专业性较强，是重要的查询依据和法律依据。在进行房产交易及产权登记、房产抵押与处理房产纠纷、城市拆迁规划时房产专业档案会成为重要依据和参考。房产档案主要包括房屋建筑年代的主要数据、图形及证据记载、业主的信息资料、配套设施设备（电梯、水暖等）。当前，物业公司的房产档案多是纸质载体档案，电子档案相对较少，管理手段相对单一，尚未完全实现信息化管理。1.2私密性。物业公司房产档案中记载着业主与用户的个人信息，这些是购房者在购房后向物业公司提供的个人信息数据，在法律方面具有保密性，是公民的个人隐私。物业公司不得泄露购房者任何相关信息，一旦购房者信息被泄露，物业公司将承担一切法律责任。在现实工作中，在这方面已经发生过诸多事件，应引起相关部门有关人员的高度重视。1.3动态性。在房产交易不断活跃以及产权变更频繁等现实情况下，物业公司房产档案的及时更新成为当前必须加以关注的问题，尤其是一些特殊房产，需要尤为关注房产档案信息及时更新工作，因为这涉及购房者的物权及经济利益的问题。

2物业公司房产档案管理的现状

2.1管理不规范，人员专业性不强。由于物业公司更重视对物业的管理，往往把很多精力放在一些日常琐事上，对房产档案管理投入不够，配备的档案管理人员由于有效工作的时间较短，多依靠经验和实践摸索，使得他们专业素质不够高，于是房产档案管理工作良莠不齐，影响了下一个环节工作的顺利进行。加之人员新、流动大，并且不受重视等原因，造成档案管理工作中出现数据不准确、归档不及时、收集不完整等问题。2.2服务意识亟待提高。由于档案管理人员流动性大，有熟练技能的人员有限，加上对房产档案管理的重要性认识不足，常常会造成业主对房产档案管理人员产生误解。例如，原有房屋的沿革和现状，存在信息不完整以及资料非人为缺失，导致出现偏差。此时，档案管理人员需要有足够的耐心，需要及时帮助业主处理相关事务。但是在实践中，许多档案管理人员因为多种原因不能很好地处理这类事情，缺少足够的服务意识，从而影响了工作的有效开展。2.3缺乏监管机制和体制。由于物业公司忙于物业管理，无暇他顾，对房产档案管理往往存在纳入日程、不够重视的问题，同时各项管理制度也不够健全，从而导致物业公司领导和负责人对房产档案管理工作缺乏相关的监管机制和体制疏于监管或监管不到位。没有在内部建立合理有效的管理和监督机制，必然使物业公司房产档案管理工作做不到位，应付了事，无法做到规范化、制度化。

3做好物业公司房产档案管理的建议

3.1结合物业公司特点制订科学有效的管理措施。根据每个物业公司的具体情况，在充分调查、科学分析、合理布局的基础上，结合房产档案的规律性和特殊性，以数据化和信息化的有机结合，根据购房者需求将房产档案管理与小区其他项目有效兼顾、科学管控，制订合理、科学、有效的管理措施，切实把这项工作落到实处。3.2充分利用信息化技术手段开展工作。实现信息化管理，需要进行系统数据化统计分析和评定。建议各物业公司使用统一的数据库或软件，采用房产交易中心的管理方式，将数据和基本信息系统化输入，便于归档、查档和数据变更。同时增加专人进行管理，利用秘钥或者指纹输入系统，增强保密性。建议相应数据库系统采用简洁的单窗口方式，人性化设计人机交互界面，易于档案管理人员准确地掌握，并快速查询。3.3依法管档，强化监督检查。要求档案管理人员“依法管档”，加大执行制度的力度。要求档案管理人员要熟悉《中华人民共和国档案法》的内容，并精通其他相关法律，加强法律意识，增强合法性和保密性。依法制定严格的监督机制，定期检查，并指导档案管理人员不断进行知识更新，有效为购房者提供档案服务。

作者:马庆霞 单位:黑龙江农垦勘测设计研究院